Чи потрібно видавати наказ на кожного працівника про збільшення окладів у штатному розписі? Чи необхідно знайомити під підпис працівників із такими змінами?
Штатний розпис на підприємстві розробляється на підставі внутрішніх документів, а саме:
— структури підприємства;
— положення про оплату праці.
Штатним розписом встановлюються:
— структура підприємства;
— штат;
— посадові оклади працівників.
Загальної типової форми штатного розпису законодавство не визначає. Винятком є лише бюджетні організації, яким наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. №57 було затверджено типову форму штатного розпису. Уніфікована форма штатного розпису, яку можна використати як зразок для розробки власної форми, міститься у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
За потреби внесення змін до штатного розпису слід видати наказ. Якщо структура підприємства не зазнає значних змін, у перезатвердженні штатного розпису немає потреби. Достатньо лише зазначити в наказі, які саме зміни вносяться, зокрема:
— назву та код нової посади;
— структурний підрозділ, до якого вводиться нова одиниця;
— розмір посадового окладу.
У разі структурної перебудови підприємства треба видати наказ, яким затверджується новий штатний розпис, одночасно з цим скасовується старий штатний розпис.
У разі зменшення посадових окладів працівників слід попередити за два місяці до запровадження змін (ст. 32 та 103 КЗпП). У такому випадку зміни до штатного розпису вносяться заздалегідь, але вони набирають чинності з моменту закінчення 2-місячного строку.
А от попереджати працівника про підвищення заробітної плати за два місяці не потрібно.
Та й тут є свої нюанси. Видавати накази все одно потрібно: один — про внесення змін до штатного розпису, другий — про підвищення посадового окладу для конкретного працівника.
Зауважимо, що прізвища у штатному розписі не зазначаються.
Види наказів
Накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до:
— наказів з основної діяльності — в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;
— наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання — в інших організаціях1.
1 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Накази з основної діяльності
Наказ про внесення змін до штатного розпису належить до наказів з основної діяльності. Нормативно-правові акти з діловодства не зобов'язують ознайомлювати працівників з наказами з основної діяльності. Ці накази погоджуються (візуються) посадовими особами організації відповідно до встановленого порядку погодження документів на підприємстві. У наказі про затвердження штатного розпису або про внесення змін до штатного розпису керівникові кадрової служби доручається підготувати індивідуальні накази про зміну посадових окладів конкретним працівникам.
Iндивідуальні кадрові накази
Як зазначено вище, такі накази зберігають 75 років. З наказом щодо зміни окладу працівника слід ознайомити під особистий підпис, оскільки заробітна плата у новому розмірі нараховуватиметься йому на підставі цього наказу, а не на підставі штатного розпису.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»