Відомо, що реєстр застрахованих осіб веде Пенсійний фонд. Які зміни відбулися у правилах ведення цього реєстру? Чи зможуть роботодавці та працівники нарешті отримувати інформацію з цього реєстру дистанційно?
У зв'язку з офіційним опублікуванням 12 червня 2018 року набрала чинності постанова ПФУ від 27.03.2018 р. №8-1, якою викладено в новій редакції Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, затверджене постановою ПФУ від 18.06.2014 р. №10-1 (далі — Положення №10-1).
Що змінилося і як ці зміни вплинуть на застрахованих осіб і тих, хто сплачує за них ЄСВ?
Реєстр застрахованих осіб — для чого він потрібен?
Як і раніше, реєстр застрахованих осіб вестиметься за допомогою двох основних функцій, а саме:
1) накопичення інформації зі сплати ЄСВ, наявності страхового стажу зі сплатою ЄСВ і без, набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат тощо. Зберігатиметься в ньому й інформація про сплату страхових внесків, крім ЄСВ, зокрема сплачених до бюджету до запровадження ЄСВ. А також інформація щодо виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування;
2) видачі такої інформації на запит страхувальникам і застрахованим особам та обміну такою інформацією з іншими державними органами (фондами соцстрахування, ДФС тощо).
Відповідно, Положення №10-1 встановлює правила, як це все відбувається. Звертаємо вашу увагу, що тепер ПФУ не лише вестиме такий реєстр, але й вважатиметься володільцем даних із цього реєстру.
Вестиметься реєстр в електронному вигляді. I саме на електронній формі не лише ведення реєстру, але й видачі інформації акцентується увага у зміненому Положенні №10-1.
Звідки беруться відомості?
Тут теж відбулася лише косметична зміна. Раніше звідки ПФУ бере дані, можна було сказати коротко:
— зі звітності, яку подають страхувальники;
— з інших джерел, передбачених ст. 18 Закону про ЄСВ.
Тепер ці інші джерела наведені, і про більшість з них легко здогадатися. Це:
— повідомлення про прийняття працівника на роботу;
— дані фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування;
— реєстр страхувальників Державного реєстру;
— дані центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
— звернення громадян до органів Пенсійного фонду України тощо.
Тобто як тільки з одного із наведених вище джерел до ПФУ надходять відомості про фізособу, яка підлягає соцстрахуванню в Україні, але її немає в реєстрі застрахованих осіб, на неї заводиться облікова картка.
Номер облікової картки — що це таке?
На кожну застраховану особу ПФУ створює окрему облікову картку і присвоює їй власний унікальний номер.
Чи вплине це на складання щомісячних звітів з ЄСВ? Виходячи з того, що ми бачимо, ні.
Адже в новій редакції Положення №10-1 термін «реєстраційний номер облікової картки платника податків» — реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи, згідно з ДРФО, зберігається. Він буде обов'язковим реквізитом облікової картки застрахованої особи. Мало того, у графі 8 таблиці 6 звіту з ЄСВ зазначається податковий номер/серія та номер паспорта застрахованої особи. Тобто не унікальний номер, встановлений ПФУ, а податковий номер або, якщо застрахована особа від нього відмовилася, дані з паспорта (в якому є запис про цю відмову).
Проте зверніть увагу: у разі створення облікової картки Пенсійний фонд формує та надсилає страхувальнику на електронну адресу, зазначену у звітності, повідомлення про відкриття персональної електронної облікової картки застрахованої особи за формою згідно з додатком 1 до Положення №10-1 або надає таке повідомлення застрахованій особі при особистому зверненні до органів Пенсійного фонду України.
Коригування персоніфікованих даних
Як і раніше, ПФУ залишає за собою право вносити зміни до даних облікових карток застрахованих осіб за наслідками проведених перевірок. Можуть вносити зміни й страхувальники, якщо вони виявили ці помилки до перевірки.
Але тепер з'явилися дві нові опції щодо виправлення помилок, яких припустився сам ПФУ!
Варіант перший: власну помилку виявив сам ПФУ. У разі виявлення розбіжностей за результатами контролю відомостей про застрахованих осіб, що їх було допущено під час занесення відомостей спеціалістом ПФУ та які призвели до утворення дублів (двох або декількох) облікових карток, які належать одній застрахованій особі, наказом керівника територіального органу ПФУ створюється комісія з перевірки індивідуальних відомостей. На підставі висновку комісії та наказу керівника відповідного органу у 10-денний строк із дня завершення перевірки індивідуальних відомостей проводиться об'єднання карток.
Варіант другий: помилку щодо себе виявила застрахована особа. У разі виявлення застрахованою особою некоректних відомостей в її обліковій картці ця особа може подати до територіального органу ПФУ особисто або через представника анкету застрахованої особи для внесення/зміни/уточнення даних у реєстрі застрахованих осіб за формою згідно з додатком 2 до Положення №10-1 та документи, що підтверджують внесення/зміну/уточнення даних та належність помилкових даних цій особі.
Підтвердними документами є:
— паспорт (інший документ, що посвідчує особу);
— трудова книжка;
— документ, який підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків або право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта.
Щоправда, виправити таким чином можна лише дані до умовно-постійної частини облікової картки. Виправлення здійснюється на підставі наказу керівника відповідного територіального органу ПФУ у 5-денний строк.
Як отримати інформацію з реєстру застрахованих осіб?
Iнформація, що її зберігає ПФУ, є дуже цінною, і не лише для контролерів. Нині, коли виплати від ФСС залежать від страхового стажу, лише в ПФУ можна отримати довідку на підтвердження його наявності. Не менш цікавою є й інформація про страховий стаж та доходи фізособи з метою його майбутнього пенсійного забезпечення.
Тож в отриманні такої інформації зацікавлені як самі фізособи, так і їхні роботодавці. Але як її отримати?
Нині діє правило: застрахована особа має право отримати про себе будь-яку інформацію, що міститься в реєстрі. А от страхувальники — лише про своїх працівників і то лише за той період, в якому вони перебували з ними в трудових відносинах. I ще одне: інформація щодо запиту тепер надається виключно на паперових носіях. Отже, за потрібною інформацією доведеться іти до територіального органу ПФУ.
Чи щось зміниться з дати внесення змін до Положення №10-1? Так!
Нарешті з'явиться можливість отримати інформацію в електронному вигляді. I, що є найцікавішим, формувати цю інформацію в електронний документ буде не фахівець ПФУ, а та особа, якій вона потрібна. При цьому зазначаючи дані, які їй потрібні, період, за який робиться запит, і для чого їй ці дані надаються.
Iнформація з реєстру застрахованих осіб надаватиметься в електронній формі після ідентифікації особи (страхувальника або застрахованої особи) у базі даних веб-порталу ПФУ, а також застрахованим особам через термінали доступу, у тому числі автоматизовані, суб'єктів, підключених до інформаційних сервісів на веб-порталі електронних послуг ПФУ відповідно до укладених з Фондом договорів.
Сформований програмним способом документ про інформацію з реєстру включає обов'язкові атрибути — перевірочні коди (цифровий та QR) та засвідчується електронним цифровим підписом, що є аналогом електронної печатки ПФУ.
Утім, у тих, хто більше довіряє паперу, залишається можливість отримати довідку на паперовому носії безпосередньо в територіальному органі ПФУ.
Форми надання інформації з реєстру застрахованих осіб
Iнформація з реєстру застрахованих осіб формуватиметься та надаватиметься за такими формами:
— індивідуальні відомості про застраховану особу — згідно з додатками 3 — 5 до Положення №10-1;
— дані про нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) — згідно з додатком 6 до Положення №10-1;
— дані про нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) в межах максимальної величини, яка враховується для розрахунку всіх соціальних виплат, — згідно з додатком 7 до Положення №10-1;
— витяг з реєстру застрахованих осіб — згідно з додатком 8 до Положення №10-1;
— дані про трудовий та страховий стаж — згідно з додатком 9 до Положення №10-1;
— дані про особливі умови праці — згідно з додатком 10 до Положення №10-1;
— довідка про розмір пенсії пенсіонера — згідно з додатками 11 (для паперової форми), 12 (для електронної форми) до Положення №10-1;
— довідка для призначення субсидій — згідно з додатками 13 (для паперової форми), 14 (для електронної форми) до Положення №10-1.
У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб інформації про застраховану особу за визначеними параметрами формується та надається довідка про відсутність індивідуальних відомостей про особу за формою згідно з додатком 15 до Положення №10-1.
Права на отримання інформації страхувальниками (тобто роботодавцями) теж розширили! Тепер вони зможуть отримувати дані не лише про період роботи у них застрахованих осіб, але й відомості про страховий стаж цих застрахованих осіб, необхідні для призначення соціальних виплат. Отже, спрямовувати працівників за довідкою до ПФУ на підтвердження страхового стажу буде не потрібно! Отримати необхідні можна буде дані на сайті ПФУ з реєстру застрахованих осіб, прямо на робочому місці.
У ногу з часом
Застрахованій особі, яка виявила бажання одержувати інформацію про зміни відомостей облікової картки, ця інформація надаватиметься шляхом її надсилання на адресу електронної пошти користувача електронних послуг веб-порталу, в мобільний додаток, призначений для роботи на смартфоні, планшеті та іншому мобільному пристрої, та/або шляхом відправлення СМС-повідомлення.
Проте інформація з реєстру застрахованих осіб, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, серію та номер паспорта громадянина України, його сімейний стан, інформацію про інвалідність (групи, підгрупи, причини інвалідності із зазначенням у відповідних випадках нозологічних форм захворювань), матеріальне становище, адресу, дату і місце народження, місце проживання та перебування, надається виключно особі, якої вони стосуються (уповноваженій нею особі), а також у випадках, передбачених законами.
Нормативна база
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Положення №10-1 — Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, затверджене постановою ПФУ від 18.06.2014 р. №10-1.
- Постанова №8-1 — Постанова ПФУ від 27.03.2018 р. №8-1 «Про внесення змін до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування».
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»