Касові операції в іноземній валюті

Касові операції в іноземній валюті можливі лише у нечисленних чітко окреслених випадках. Законодавчі вимоги до їх оформлення зовсім не такі жорсткі, як вимоги до оформлення касових операцій в гривнях, але вони все ж таки є.

Коли можна використовувати готівкову валюту

Відповідно до п. 2.1 Правил №200, резиденти-юрособи, фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати. При цьому в контексті операцій з готівковою валютою представницькими витратами вважаються лише витрати на організацію офіційних заходів за кордоном.

Звертаємо увагу, що у п. 2.1 Правил №200 резиденти — юридичні особи і фізичні особи — підприємці далі в тексті цього документа називаються «юридичні особи — резиденти». Тобто, читаючи у наступних пунктах Правил №200 слова «юридичні особи — резиденти», слід розуміти під ними як юридичних осіб, так і фізосіб-підприємців (ФОП). Взагалі, правила використання валюти однакові для юросіб та для ФОП.

Уповноважений банк (тобто той банк, який обслуговує валютні рахунки юрособи-резидента або представництва), здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юрособи-резидента, ФОП або іноземного представництва на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить дані про прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон, та розрахунок витрат.

Також з банку можна отримати валютну готівку для забезпечення експлуатаційних витрат, пов'язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 3.1 Правил №200). Склад експлуатаційних витрат, пов'язаних з обслуговуванням транспортних засобів, регламентується Міністерством транспорту та зв'язку України.

Юрособи-резиденти, ФОП та іноземні представництва можуть використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для оплати праці, виплати премій і призів працівникам-нерезидентам, які працюють в Україні за контрактом — п. 5.1 Положення №200.

Морські агенти мають право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків з метою, передбаченою п. 4.1 Положення №200.

Хто такий морський агент

У морському порту або поза його територією як постійні представники судновласника діють агентські організації (морський агент), які за договором морського агентування за винагороду зобов'язуються надавати послуги в галузі торговельного мореплавства. Морський агент виконує формальності та дії, пов'язані з прибуттям, перебуванням і відходом судна, зокрема здійснює наймання екіпажів для роботи на суднах.

Ст. 116, ст. 117 Кодексу торговельного мореплавства України від 23.05.95 р. №176/95-ВР

Також є інші випадки, коли можна використовувати готівкову валюту — вони передбачені у розділах 5 та 6 Положення №200. Зокрема, це оплата праці, виплата премій і призів працівникам-нерезидентам, які працюють в Україні за контрактом — п. 5.1 Положення №200.

Правила використання валюти за кордоном встановлені у розділі 7 Положення №200. Зокрема, ФОП та підприємства можуть використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу під час здійснення торгівлі та надання послуг за межами України:

а) на транспортних засобах, що їм належать (орендовані, зафрахтовані або ті, що формуються в Україні), у разі здійснення міжнародних пасажирських перевезень;

б) на міжнародних виставках (ярмарках), що відбуваються за кордоном, у разі реалізації товарів.

Відповідно до п. 8.14 Правил №200 готівкова іноземна валюта, отримана юрособами-резидентами, ФОП та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується винятково з метою, на яку вона отримана. Як бачимо, чітко прописано контроль цільового призначення валютних готівкових витрат, чого не скажеш про операції з готівковою гривнею — для них такий контроль вже давно скасовано.

Оприбуткування отриманої у банку валюти в касі підприємства

Iнформація про наявність та рух готівкової валюти в касі накопичується на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті». За дебетом відображається надходження валюти, за кредитом — видача (виплата) із каси. Зверніть увагу: якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари США, євро тощо), то воно повинно вести окремий облік у розрізі валют. Наприклад, підприємство відкриває субрахунки другого порядку: 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо, або розробляє відповідний аналітичний облік на субрахунку 302.

Оприбуткування валюти здійснюється на підставі первинних документів. На теперішній час немає нормативного документа, аналогічного Положенню №148, в якому був би докладно описаний порядок документування надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти. Тому беремо до уваги норми ст. 9 Закону про бухоблік та Положення №88. Для обліку валюти в касі підприємство може:

а) розробити власні форми первинних документів для обліку валюти в касі. При цьому слід врахувати вимоги до реквізитів первинних документів, наведені у ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88;

б) використовувати форми первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №148, але з деякими корективами, додавши до форм позначення відповідної валюти (дол. США, євро тощо). Автор вважає, що при цьому не обов'язково суворо дотримуватися саме тих форм, що затверджені Положенням №148, можна навіть використовувати старі форми, які були затверджені Положенням №637¹. У будь-якому разі доцільно затвердити прийняті форми наказом керівника. Далі у статті прибуткові валютні документи будемо умовно називати прибутковими касовими ордерами (ПКО), а видаткові — відповідно видатковими касовими ордерами (ВКО).

¹ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637 (втратило чинність).

При застосуванні будь-якого варіанта алгоритм оприбуткування валюти в касі та подальшої видачі (наприклад, на відрядження) буде таким:

1. Отриману валюту оприбутковують за допомогою ПКО. Прибуткові касові ордери за кожною валютою радимо нумерувати окремо.

2. Такий ПКО слід зареєструвати в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, який рекомендуємо вести окремо за кожною валютою. Утім, через те що встановленого порядку ведення касових операцій у валюті немає, робити це необов'язково, але це потрібно з метою контролю.

3. При видачі валюти на відрядження слід оформити ВКО. Може статися, що у відрядження їде кілька осіб. У такому випадку можна рекомендувати видачу валюти з каси оформити відомістю. За зразок можна взяти відомість на виплату готівки (додаток 1 до Положення №148), змінивши «грн» на назву відповідної валюти; до такої відомості слід скласти ВКО на загальну суму виплати. Такий ВКО слід зареєструвати у журналі, який потрібно вести з метою контролю за рухом валюти.

4. Валютні операції відображають у підсумковому документі руху готівки в касі. За зразок рекомендуємо взяти касову книгу з Положення №148. Також радимо вести окрему книгу за кожною з валют. У касовій книзі зазначають дані про операцію у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією Нацбанку України, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954. Знову ж таки, ведення касової книги у валюті законодавством не передбачено, тож цей момент — виключно на розсуд підприємства.

Встановлення ліміту валютної каси

Згідно з п. 8.11 Правил №200, встановлення ліміту залишків іноземної валюти в касі передбачено для тих СПД (у тому числі і ФОП), яким дозволено використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу. Ліміт валютної каси встановлює уповноважений банк. Проте СПД, які не використовують готівкову іноземну валюту як засіб платежу, не встановлюють і ліміту каси в інвалюті. До ліміту не включаються кошти для виплати заробітної плати нерезидентам і на відрядження працівників за кордон.

Залишок валюти після завершення відрядження слід здати до каси, а з каси такий залишок треба здати на поточний валютний рахунок у банку протягом 5 банківських днів із моменту оприбуткування валюти в касу підприємства (п. 8.4 Правил №200).

Рух валютної готівки в касі

Перед закордонним відрядженням працівникові слід видати аванс, достатній для того, щоби працівник зміг покрити свої витрати під час усього перебування у поїздці: на проїзд, проживання та добові (ст. 121 КЗпП). Також можлива видача працівникові готівки на експлуатаційні витрати — п. 3.2 Правил №200.

Після повернення з відрядження працівник складає та передає до бухгалтерії Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841. В авансовому звіті працівник зазначає всі витрати, понесені під час відрядження, разом із підтвердними документами, додаючи їх до звіту.

Подати авансовий звіт та повернути невикористану частину виданого валютного авансу треба до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження, — якщо аванс видавали готівкою з каси підприємства (пп. 170.9.2 ПКУ) та/або якщо працівник витратив особисту готівку.

Але якщо під час службових відряджень працівник отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Зверніть увагу!

Готівкова інвалюта, що її працівник повернув після відрядження до каси підприємства, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в інвалюті юрособи протягом п'яти банківських днів з часу її оприбуткування до каси (п. 8.4 Правил №200).

У разі порушення вимог пп. 170.9.2 ПКУ слід утримати ПДФО за ставкою 18% з усієї суми виданих під звіт чи вчасно не повернутих коштів, збільшеної на коефіцієнт згідно з пп. 164.5 ПКУ, (див. пп. 164.2.11 та ст. 167 ПКУ). Між іншим, відповідно до п. 164.4 ПКУ, при нарахуванні доходів, виражених в іноземній валюті, їх перераховують у гривні за обмінним курсом НБУ, чинним на момент одержання таких доходів. Сума податку на доходи, нарахована на невідзвітовані чи не повернуті вчасно кошти, утримується підприємством за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) фізособи за відповідний місяць, а за браком суми доходу — з оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати податку (див. пп. 170.9.1 ПКУ). Через те що неповернуті підзвітні кошти оподатковуються разом з іншими доходами за місяць (найчастіше це зарплата), то моментом одержання доходів у вигляді надміру витраченої валюти у відрядженні буде момент оподаткування таких доходів.

Також утримується і військовий збір за ставкою 1,5%, але без застосування коефіцієнта згідно з пп. 164.5 ПКУ.

Приклад Підприємство скерувало працівника у відрядження до Німеччини. Перед відрядженням йому було видано аванс у сумі 1000 євро. Курс НБУ на дату видачі авансу — 30 грн/євро (курс умовний). Під час відрядження працівник витратив 1200 євро. Після повернення він відзвітував, а керівництво затвердило авансовий звіт, при цьому курс становив 31 грн/євро. Витрати працівникові відшкодували лише на третій день після затвердження авансового звіту (тоді курс НБУ становив 30,4 грн/євро) (див. таблицю).

Таблиця

Відображення в обліку видачі валюти на закордонне відрядження працівника

Нормативна база

• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Правила №200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200.
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
• Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.

Ганна ЛІСОВА, консультант з бухобліку та оподаткування