Працівника скерували на один день у відрядження до іншого міста для відвідання семінару. Як відобразити це в обліку?
Згідно з Iнструкцією №59 службове відрядження — це поїздка працівника установи за вказівкою її керівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення.
Оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку (Порядок №100).
Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.
Добові виплачуються з розрахунку за кожен календарний день відрядження. Сума добових визначається в разі відрядження у межах України згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Саме за підтвердними документами можна визначити кількість календарних днів перебування у відрядженні. Гранична сума добових у межах України, яка не підлягає оподаткуванню (за умови виконання інших вимог п. 170.9 ПКУ), становить 0,1% від розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового року (у 2017 році це 320,00 грн).
Після повернення з відрядження працівник подає авансовий звіт, форма якого затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. №350).
При цьому якщо працівник отримував аванс на таке відрядження, то авансовий звіт він повинен подати до закінчення п'ятого банківського дня після завершення відрядження. Кошти повертаються до каси або зараховуються на банківський рахунок підприємства до або під час подання звіту.
Якщо ж аванс отримувався на платіжну картку і знімалися кошти через банкомат, то відзвітувати і повернути кошти такий працівник повинен не пізніше третього банківського дня після завершення відрядження.
Якщо кошти та авансовий звіт у встановлені терміни не буде повернено/подано, то сума отриманого авансу буде визнана надміру витраченими коштами і згідно з пп. 164.2.11 буде оподатковуватись ПДФО та військовим збором. При цьому для обрахунку бази оподаткування ПДФО буде застосовуватися натуральний коефіцієнт, що обчислюється за п. 164.5 ПКУ.
Якщо відрядження оформлено наказом про відрядження, працівник відзвітував про відрядження вчасно і зазначив суму належних йому добових у авансовому звіті відповідно до наказу, при цьому сума добових не перевищує розмір, установлений пп. 170.9.1 ПКУ, цього достатньо для того, щоб не оподатковувати зазначені суми.
Щоб витрати на проїзд не були об'єктом оподаткування, мають бути у наявності підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.
Видача авансу на відрядження в бухгалтерському обліку відображається проведенням Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 311 «Поточні рахунки в національній валюті» (301 «Готівка в національній валюті»). Після затвердження авансового звіту добові та витрати працівника відображаються в обліку проведенням Д-т 92 (93, 23 — рахунки витрат) К-т 372. Повернення невикористаних коштів відображається проведенням Д-т 311 (чи 301 при поверненні до каси підприємства) та К-т 372.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу фізособи за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»