Працівник подав до бухгалтерії товарний чек від підприємця — платника ЄП першої групи на придбання запчастини на ринку. Чи є право провести таку операцію через авансовий звіт? Які реквізити товарного чека? Чи треба відображати таке придбання у формі №1ДФ?
Насамперед зауважимо, що товарний чек — це розрахунковий документ згідно зі ст. 2 Закону про РРО, який підтверджує факт розрахунку за товар. Фактично це замінник касового чека, який складають СГ — платники ЄП першої групи, звільнені від використання РРО згідно з п. 296.10 ПКУ та пп. 6 ст. 9 Закону про РРО. Але такі продавці під час продажу товару за готівку, з огляду на пп. 2 ст. 3 Закону про РРО, обов'язково видають розрахунковий документ установленої форми на повну суму проведеної операції. Затвердженої форми товарного чека немає, тому складаються вони за довільною формою. Але цей документ повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені для касового чека пунктом 2 розділу II Положення №13 (додатково див. ЗIР, підкатегорія 109.10).
Обов'язкові реквізити товарного чека для платника ЄП першої групи:
— найменування господарської одиниці — найменування підприємця;
— адреса господарської одиниці — адреса, зазначена в документі на право власності чи користування господарською одиницею. Господарська одиниця — це стаціонарний або пересувний об'єкт, у т. ч. транспортний засіб, де реалізуються товари та здійснюються розрахункові операції;
— для СГ, що не є платниками ПДВ, — податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), перед яким друкуються великі літери «IД» (ідентифікаційні дані);
— якщо кількість придбаного товару (обсяг отриманої послуги) не дорівнює одиниці виміру, — кількість, вартість придбаного товару (отриманої послуги);
— вартість одиниці виміру товару (послуги);
— назва товару (послуги);
— позначення форми оплати в цьому випадку — готівкою та сума коштів за цією формою оплати;
— загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкується слово «СУМА» або «УСЬОГО»;
— порядковий номер товарного чека, дату (день, місяць, рік);
— напис «ТОВАРНИЙ ЧЕК».
Якщо запчастини було придбано у платника ЄП 1-ї групи, підприємство не виконує функцій податкового агента щодо ПДФО та військового збору, бо за пп. 165.1.36 ПКУ дохід підприємця, з якого сплачується єдиний податок, не включається до оподатковуваного доходу. Підтверджується це також п. 292.9 ПКУ1.
Для підтвердження статусу підприємця для уникнення сплати ПДФО та військового збору (адже можна стверджувати, що товар придбано у фізособи) достатньо на дату виплати доходів таким платникам ЄП отримати підтвердження наявності відомостей про них у реєстрі платників ЄП, оприлюдненому на офіційному веб-порталі2. Підтверджується це і консультацією податкових органів3.
Хоча зауважимо, що в ЗIР, підкатегорія 107.12, зазначено, що підприємець має надати витяг або виписку з ЄДР, в яких наводяться види діяльності, та, за потреби, копію витягу з реєстру платників ЄП.
Отже, за наявності інформації з реєстру платників ЄП та товарного чека від підприємця підприємство має право провести таку операцію через авансовий звіт (Звіт про використання коштів4).
1 Додатково див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 27.12.2016 р. №27080/10/26-15-13-02-16, №27081/10/26-15-13-02-16, №27082/10/26-15-13-02-16, №27083/10/26-15-13-02-16.
2 https://cabinet.sfs.gov.ua/cabinet/faces/public/reestr.jspx.
3 Див. «Вісник» №4/2016, http://www.visnuk.com.ua/ru/pubs/id/9365?issue=252.
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, якщо для потреб підприємства працівнику видавалися кошти на придбання запчастин, Звіт про використання коштів слід подати до бухгалтерії до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства. Але зверніть увагу: згідно з п. 2.11 Положення №637 видача готівкових коштів під звіт дозволяється на строк не більше 2 р. д., включаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Тому витратити кошти треба протягом 2 р. д. (про це свідчитимуть розрахункові документи, зокрема товарний чек), а Звіт — подати до закінчення п'ятого банківського дня.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником до каси або зараховується на банківський рахунок підприємства до чи під час подання зазначеного звіту (пп. 170.9.2 ПКУ). У разі порушення цього строку підприємство стає податковим агентом і зобов'язане утримати ПДФО та військовий збір з працівника1.
1 Сума податку та військового збору утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку (пп. 170.9.1 ПКУ).
Строку на подання Звіту, якщо працівник звітує за придбання запчастин власним коштом, не встановлено. Проте для уникнення непорозумінь із податковою рекомендуємо й у разі витрачання власних коштів працівником дотримуватися вищезгаданих строків. У листі Мінфіну від 01.12.2016 р. №31-11170-16-29/34246 повідомляється, що у разі використання особою власних коштів для потреб підприємства до бухгалтерської служби подається у визначені законодавством строки Звіт про використання коштів. У цьому разі, якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат і затвердив Звіт, у бухобліку відображають зобов'язання перед працівником, а придбані запчастини зараховують на баланс підприємства: Д-т 20 К-т 372.
Щодо дискусійного питання (на практиці іноді вважають, що виплати підприємцям можна не відображати у звітності): чи треба показувати у формі №1ДФ виплачені доходи підприємцям, — наголосимо: так, треба. До речі, аналогічної думки дотримуються податкові органи в багатьох роз'ясненнях.
Довідником ознак доходів (додаток до Порядку №4) визначено, що дохід, виплачений самозайнятій особі, відображають у податковому розрахунку під ознакою доходу «157». Виплачений дохід показують у графах 3 та 3а. При цьому графу 3 «Сума виплаченого доходу» заповнюють у разі фактичної виплати доходу підприємцю.
Проте якщо врахувати норми п. 119.2 ПКУ, у разі невідображення виплати доходу підприємцю підстав застосовувати санкції за цією нормою немає, адже ця помилка не призвела до зменшення та/або збільшення податкових зобов'язань з ПДФО.
У разі невідображення виплат підприємцю у формі №1ДФ до посадових осіб може застосовуватися лише адмінштраф за ст 163-1 КУпАП у розмірі від 5 до 10 н. м. д. г. (від 85,00 до 170,00 грн).
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Положення №13 — Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. №13.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»