На кожному підприємстві під час відпустки відповідальних осіб і працівників підрозділів з безперервним графіком виникає потреба в їх заміні. У цій статті поговоримо про різні способи організації заміни працівників та про деякі нюанси, які виникають у зв'язку з цим. Питання планування кількості посад — чому для забезпечення повної потреби підприємства в працівниках іноді їх потрібно, більше — ми розглядали в попередній статті в «ДК» №34-35/2017.
Способи заміни працівника
Випадки, коли працівника необхідно заміняти, можуть бути поділені на дві групи.
Перша — це ті випадки, коли нам необхідна обов'язкова присутність певної іншої людини на роботі протягом робочого часу. У таких випадках ми можемо вирішити ситуацію, зокрема, такими шляхами:
— залучивши іншого працівника на надурочну роботу (якщо заміна є терміновою);
— прийнявши працівника за строковим договором (у т. ч. внутрішнього чи зовнішнього сумісника);
— внести зміни до графіка, використавши працівника на заміну, якого підприємство має в штаті заздалегідь.
Друга — це випадки, коли нам необхідно лише, щоб робота була виконана, але присутність іншого працівника на роботі не потрібна. У таких випадках, як правило, є можливим:
— покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника на іншого працівника або виконання їх існуючим заступником (заступниками);
— розширення зони обслуговування іншого працівника (доручення більшого обсягу роботи чи іншої ділянки роботи);
— залишення відповідної роботи до виходу працівника (по суті, в останньому випадку не робиться нічого).
На багатьох посадах робота працівника на період його відпустки просто зупиняється і відновлюється після виходу його з відпустки чи лікарняного. Але це можливо лише при певному характері роботи, хоча й тоді досить часто обсяг завдань працівника повністю чи частково перерозподіляють між іншими працівниками (що іноді потребує встановлення певних доплат).
Досить часто робота має такий характер, що на час відпустки чи лікарняного працівник обов'язково має бути замінений. Це характерно для працівників охорони, на безперервних виробництвах, для касирів, продавців, секретарів керівників із великою інтенсивністю роботи та ще багато де.
У таких випадках працююче підприємство приблизно знає статистику необхідних замін працівників і виходячи з цього має необхідну кількість працівників та планує відпустки так, щоб можна було використати підмінного працівника.
Зверніть увагу!
Прийнято вважати, що робота за сумісництвом не може бути більше ніж на 0,5 ставки. Але норма про те, що загальна тривалість роботи за сумісництвом протягом місяця не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу, міститься у п. 2 постанови Кабміну від 3 квітня 1993 р. №245 і стосується вона лише працівників державних підприємств, установ та організацій. Тобто при необхідності в приватній сфері працівник може працювати й більше ніж на 0,5 ставки. Але в разі чого необхідно буде пояснити перевіряльникам, як влаштований його робочий час, як він це встигає.
Обмеження надурочних робіт
Деякі підприємства виходять з того, що під час відпустки чи хвороби працівника вони зможуть оплатити надурочні години тим працівникам, які вийдуть на заміну. Але законодавство передбачає винятковий порядок застосування надурочних робіт (ст. 62 — 65 КЗпП). Тому звичайно це можливо при хворобі, але лише у виняткових випадках: коли працівник захворів несподівано і слід терміново його замінити.
Надалі роботодавець не може вимагати працювати надурочно знову і знову. Підприємство повинне вирішити питання з заміною працівника (взяти нового на період відсутності, наприклад за сумісництвом). Відповідна заборона надурочних робіт є імперативною суворою нормою, адже вона захищає право працівника на відпочинок. Тому не слід ставитись зневажливо до цього правила. I подвійна оплата надурочних годин не перекриває наявного порушення законодавства про працю, якщо порушується виключний порядок застосування надурочної роботи.
Оскільки надурочна робота є винятковою, то надурочні години не можуть бути плановими. Відповідно якщо підприємство планує відпустки працівників згідно з графіком, то існуючим працівникам не можна планувати надурочну роботу в дні відпустки працівників.
1,25 або 1,5 ставки
Вирішити питання із заміною тимчасово відсутнього працівника можна шляхом прийняття одного чи декількох існуючих працівників на роботу додатково на 0,25 або на 0,5 ставки (чи будь-яку іншу пропорційну кількість — наприклад 0,35, 0,45 — на умовах неповного робочого часу) в порядку внутрішнього сумісництва.
Робота за сумісництвом — один із неодмінних проявів права працівника на працю, про що йдеться в ч. 2 ст. 21 КЗпП (стаття передбачає право працівника на укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін). Для сумісництва є низка обмежень, але вони в основному передбачені для державної служби та працівників держпідприємств. Також обмеження на сумісництво можуть бути передбачені колективним договором або трудовим договором із конкретним працівником. Якщо таких обмежень немає, то працівник може бути прийнятий на цьому самому або на іншому підприємстві за сумісництвом.
Для прийняття на роботу внутрішнього сумісника необхідно, щоб працівник написав заяву, після видати наказ.
До речі, питання щодо повідомлення ДФС за формою з додатка до Постанови №413 у разі прийняття внутрішнього сумісника є спірним, але Держпраці роз'яснювала про необхідність подання такого повідомлення1. На думку деяких практиків, можна видати наказ, в якому щодо такого працівника вжити не поняття «прийняти за сумісництвом», а «перевести на роботу на 1,5 ставки» (що буде не прийняттям на роботу, а зміною істотних умов праці), і тоді повідомляти ДФС не обов'язково. Але враховуючи недостатнє врегулювання питання щодо подання повідомлення до ДФС, радимо по змозі таке повідомлення щодо внутрішніх сумісників подавати.
Звичайно, що на відповідній суміщуваній посаді будуть діяти соціальні гарантії — це мінімальна зарплата 3200 грн на місяць, що буде враховуватися пропорційно. Наприклад, при роботі на 0,25 ставки це буде 800 грн на місяць.
Працівник за строковим договором
Часом на практиці виникають запитання, чи можна приймати на роботу працівника за строковим трудовим договором на період відпустки по вагітності та пологах, чи слід обов'язково дочекатися її закінчення і виходу матері у відпустку для догляду за дитиною. Законодавство не встановлює для цього жодних обмежень. Ми можемо прийняти працівника за строковим договором для будь-якого випадку відсутності штатного працівника. Це може бути навіть працівник на декілька днів — у випадку звичайної хвороби. Ну і працівника можна прийняти на роботу за строковим договором на період відпустки по вагітності та пологах.
Єдине, що необхідно, — правильно формулювати в заяві і в наказі строк договору — наприклад «на період відпустки для догляду за дитиною і наступних відпусток штатного працівника». Умови, коли трудовий договір може бути строковим, визначено в ч. 2 ст. 23 КЗпП. У п. 7 Постанови Пленуму Верховного суду України від 06.11.92 р. №9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» серед прикладів формулювання строку трудового договору є «повернення на роботу працівниці з відпустки по вагітності, пологах і догляду за дитиною».
Відмінність виконання обов'язків від сумісництва
Покладення обов'язків на іншого працівника, суміщення та розширення зони обслуговування — це всі ті близькі між собою випадки, коли працівник виконуватиме поряд зі своєю основною роботою в межах того самого робочого часу ще й додаткову роботу.
Чи можна не покладати обов'язків?
Загалом, законодавство не встановлює неодмінного покладення обов'язків відсутнього працівника на якогось іншого із наявних працівників. Тому в разі якщо на підприємстві немає такої потреби, можна не робити цього.
Наприклад, якщо відсутній бухгалтер, підприємство може ні на кого не покладати його обов'язків. Проте у цей період не можуть здійснюватися операції, що вимагають підпису бухгалтера (зокрема, касові операції).
Але між цими способами організації роботи є незначні відмінності, як правило: суміщення — це виконання роботи за іншою посадою, розширення зони обслуговування — це виконання обов'язків за такою самою (аналогічною) посадою, а покладення обов'язків, як правило, стосується посад вищого рівня. Щоправда, оскільки законодавчо це не визначено, то ці способи часто змішуються і використовуються відповідно до практики, що склалася в певній галузі чи на підприємстві.
Спільне між наведеними способами — виконання працівником додаткової роботи в свій робочий час. Iнтенсивність його роботи підвищується, але це не призводить до збільшення робочого часу. У випадках, коли працівник матиме більший робочий час (додаткова робота виконуватиметься в додатковий робочий час), — це сумісництво. Якщо сумісництво є внутрішнім і здійснюється за тією самою посадою, це, як правило, називають 1,25 або 1,5 ставки.
При сумісництві виникає питання щодо подання до ДФС повідомлення про прийняття на роботу працівника, а при суміщенні — ні (бо йдеться про зміни до трудового договору, а не укладення нового).
Якщо відсутній керівник
Часто на практиці постає запитання, чи можна не покладати обов'язки керівника в разі його відсутності (відпустки). Закони також про це прямо не говорять, але тут можливі певні ризики — зокрема, щодо підписання документів. Слід уникати підписання документів директором під час перебування його у відпустці (при фактичному підписанні після відпустки не датувати їх датами, коли директор був у відпустці).
Якщо, наприклад, ідеться про касові документи, при перевірці податківці можуть вказати на їх недійсність. Договори та банківські документи, інші документи, що підписуються електронним цифровим підписом, також не бажано підписувати в період відсутності директора. Проте сьогоднішній бізнес значно динамічніший, ніж передбачає застаріле трудове законодавство. Йдучи у відпустку, директор не втрачає повноважень (а особливо коли він є власником бізнесу). Так, у ст. 10 Закону України від 15.05.2003 р. №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» ідеться про принцип достовірності внесених до реєстру відомостей. Тож якщо відомості про керівника внесено до Держреєстру, то він є керівником доти, доки ці відомості не будуть з реєстру вилучені.
Закони не забороняють директору у відпустці зустрітися з партнерами й підписати договір або проконтролювати й підписати електронні документи через віддалені сервіси1. Відповідні питання бажано врегулювати у наказі про відпустку директора.
1 Близької тематики ми торкалися в статті «Можливо, роумінг — не допблаго?» в «ДК» №23/2015.
Щодо хвороби, то тут слід бути обережними, адже трапляються випадки, коли особа через фізичний стан не могла підписати документи в певний час. Використання підпису такої особи іншими працівниками буде підробкою.
Чи обов'язкова доплата?
Якщо ж усе-таки на період відсутності працівника його обов'язки покладаються на когось із працівників (у т. ч. у порядку суміщення чи розширення зони обслуговування), за це обов'язково встановлюється доплата. Єдиний випадок, коли доплата може не встановлюватися, — це коли виконання обов'язків відсутнього керівника вже передбачено трудовим договором (а саме посадовою інструкцією) працівника. Як правило, це заступники керівника — виконання обов'язків відсутнього керівника є їх безпосереднім службовим обов'язком, за це їм уже платяться гроші, а отже, доплата їм за це не належиться.
Щодо порядку доплати за заміщення керівника є застарілий документ радянських часів — роз'яснення Держкомпраці СРСР та ВЦРПС від 29.12.65 р. №30/39.
Стосовно розмірів доплати, то, як правило, її максимальний розмір зафіксовано лише в нормативних документах для бюджетних установ та організацій різних сфер діяльності. Для небюджетної сфери обов'язкових правил немає. Тож це може бути доплата за суміщення, за розширення зони обслуговування або за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника — залежно від того, як це сформульовано в наказі, що покладає обов'язки. Розмір доплати може бути фіксованим (наприклад, у певній сумі на день чи на місяць), у відсотках від окладу самого працівника чи заміщуваного працівника і в розмірі різниці в окладах (якщо оклад заміщуваного працівника вищий). Причому мінімальних і максимальних розмірів доплат немає. Наголосимо ще раз, що працівник, який заміщає, повинен погодитися на ці умови, тому розпорядження про встановлення доплати має бути сформульоване в наказі про виконання обов'язків, із яким працівник має бути письмово ознайомлений.
Чи може працівник не погодитися?
Працівник може не погодитись на виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, оскільки згідно зі ст. 32 КЗпП забороняється вимагати від працівника виконання роботи, не передбаченої трудовим договором. Тобто для покладення обов'язків має бути внесено зміни до трудового договору (по суті, це робиться в формі наказу з відміткою про згоду працівника та, за необхідності, заяви про згоду).
Співвідношення із мінзарплатою
Виникають питання щодо співвідношення доплати за виконання обов'язків із мінімальною зарплатою. Після реформування законодавства про оплату праці з 2017 року в законі з'явився чіткий перелік виплат, що не враховуються в мінімальній зарплаті. Доплат за виконання обов'язків, за суміщення, за розширення зони обслуговування тощо серед них немає. Відповідно якщо зарплата працівника, що виконує обов'язки, є меншою від мінімальної, то доплата до мінімальної буде обчислюватися виходячи із суми, що вже включає доплату за суміщення (див. приклад).
Приклад На підприємстві працюють дві прибиральниці з посадовим окладом 1600 грн. Проводиться доплата до мінімальної зарплати 3200 грн. На час відсутності (на період відпустки 30 днів — для прикладу візьмемо повний місяць відсутності) однієї з прибиральниць іншій встановлено доплату за розширення зони обслуговування в розмірі 50% посадового окладу. Нарахована зарплата становить: 1600 грн (оклад) + 800 грн (доплата) = 2400 грн. Доплата до мінімальної зарплати становитиме: 3200 грн - 2400 грн = 800 грн. Тобто працівниці все одно буде нараховано 3200 грн.
У прикладах, розміщених на сайті Управління Держпраці у Вінницькій області, роз'яснюється1, що включення доплати за суміщення до мінімальної зарплати пов'язане з тим, що робота виконується в межах робочого часу працівника.
Чи слід повідомляти працівника завчасу?
Законодавство спеціально не обумовлює завчасного повідомлення працівника про покладення на нього певних обов'язків. Часто в посадових інструкціях працівників може бути прописано, що в період відсутності працівників відділу на працівника може бути покладено додаткові обов'язки за іншою ділянкою роботи в межах спеціальності чи посади або розширено зону обслуговування. За наявності такого застереження вважається, що працівник на це погодився.
Якщо ж такого не передбачено і згоди досягнути не вдається, очевидно, що покладення обов'язків слід розцінювати як зміну істотних умов праці, про яку необхідно повідомляти працівника за 2 місяці, згідно зі ст. 32 КЗпП. За відсутності згоди працівника він має право звільнитися за п. 6 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги (ст. 44 КЗпП).
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор