На підприємстві в юрособи каси немає, проте в окремих випадках вона мусить брати у клієнтів готівку. Загалом користуємося дорученнями, але деякі банки пропонують послугу «міні-відділення». Основна умова — працівника юрособи треба прийняти на роботу за сумісництвом до банку. Чим ризикує підприємство у такій ситуації? Чи є вимоги до таких відділень на підприємстві? На що звернути особливу увагу в документах?
Отримання готівки на підприємствах
Вимоги до організації готівкових розрахунків підприємств (підприємців) наведено у розділі 2 Положення №637.
Так, уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткуванням готівки у касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, відповідно до вимог глави 4 цього Положення, є здійснення обліку готівки у повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Суми готівки, що оприбутковуються, мають відповідати сумам, визначеним у відповідних касових (розрахункових) документах. Або слід проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО (як того вимагає ст. 3 Закону про РРО).
Виходячи з потреби прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до кас банків для підприємств, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті, установлюються ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) відповідно до вимог глави 5 згаданого Положення. Банкам і підприємцям ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються.
Підприємства можуть тримати у позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують установленого ліміту каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на поточні рахунки підприємства.
Отже, підприємства, які вирішили приймати готівку від клієнтів, у т. ч. юросіб, фізосіб та підприємців, можуть робити це лише з обов'язковим оприбуткуванням готівки з оформленням касових ордерів та касової книги або РРО и КОРО.
Але як бути, якщо на підприємстві немає каси? Яким чином можна отримувати готівку та здавати її до банку, не порушуючи при цьому вимог до організації готівкових розрахунків підприємств?
Загалом на практиці підприємства можуть використовувати схеми, які дозволяють отримати готівку за дорученням від клієнта. Згодом така готівка потрапить до банку на поточний рахунок повіреного. Найчастіше такі схеми застосовують юрособи, що надають різного роду послуги, за які клієнти бажають розрахуватися на місці, а не бігати до банківських відділень. Тут може йтися про доволі значні суми коштів.
Робоче місце працівника-касира
Вимоги до надання будь-яких фінансових послуг розробляють фінустанови, враховуючи не лише нормативні документи, які встановлюють особливості їх надання, але й зручність користування такими послугами юрособами, підприємцями та фізособами. На території України нещодавно почали використовувати різні фінансові інструменти, які є досить поширеними в інших країнах, але не мають чіткого законодавчого врегулювання на вітчизняному рівні.
У разі надання працівникові підприємства додаткових посадових обов'язків касира (навіть і за сумісництвом) керівник такого підприємства повинен враховувати не лише вимоги щодо оформлення його робочого місця для приймання готівки, але і трудове, податкове та інше законодавство.
Так, у розділі V Правил №63 наведено вимоги до приміщень касового вузла. Зокрема, банк має право розміщувати окремі приміщення касового вузла за межами касового вузла за умови розміщення їх в одній будівлі (за однією адресою місцезнаходження) та за умови виконання вимог цих Правил під час роботи з цінностями. Площа та розміщення робочого місця касира, обладнаного автоматизованою або напівавтоматизованою АТМ-системою, розраховується відповідно до технічних вимог її виробника та зручності роботи із цінностями. У розділі VI Правил №63 визначено також вимоги до сховища для зберігання матеріальних цінностей (зі встановленням сейфа тощо).
Проте усе наведене вище стосується банків, тож, на нашу думку, саме банк, який бере на посаду касира-сумісника за трудовим договором, має подбати про дотримання вимог Правил №63. Їх дотримання може вимагати і підприємство, працівника якого працевлаштовують касиром. Але саме приміщення підприємства в оренду, очевидно, не братиметься. Тож ми не виключаємо можливості покладення обов'язків зі збереження матеріальних цінностей та касових документів, програмного забезпечення й іншого переданого касиру обладнання для обліку готівки саме на такого працівника (ст. 135-1 КЗпП1). Не будемо забувати й про те, що Положенням про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженим постановою НБУ від 18.06.2003 р. №254, визначено перелік первинних документів, які складаються банками залежно від виду операції, та їх обов'язкові реквізити. I це також входитиме до обсягу повноважень працівника-касира. Належне забезпечення умов праці, необхідних для виконання роботи, у т. ч. робочого місця, — це обов'язок роботодавця (ст. 21 КЗпП). I без цього укладати договори про матвідповідальність дуже ризиковано (як для підприємства, так і для працівника-касира).
Облік робочого часу та оплата касира-сумісника
Важливим елементом організації віддаленої роботи касира є облік такої роботи. Адже, як ідеться у запитанні, працівника приймають на посаду касира на умовах сумісництва. Відповідно облік робочого часу працівника-касира слід вести окремо як працівника підприємства і як касира-сумісника.
Iнтрига полягає в тому, що облік роботи такого працівника веде окремо юрособа за основним місцем роботи та банк — за сумісництвом.
Відповідно до ч. 2 ст. 21 КЗпП працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці, укладаючи трудовий договір на одному або одночасно на кількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.
Це дозволяє працівникам, крім основного трудового договору, додатково укладати трудові договори (угоди) за сумісництвом2.
1 Перелік робіт та посад, які вимагають обов'язкового укладання договору про повну матвідповідальність, наведено у постанові Держкомпраці СРСР від 28.12.77 р. №447/24.
2 Порядок і умови сумісництва визначено постановою КМУ від 03.04.93 р. №245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій», Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затвердженим наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінфіну України від 28.06.93 р. №43.
Під час прийняття на роботу працівника-сумісника та оформлення з ним трудових відносин власник або уповноважений ним орган та працівник мають визначити режим роботи за сумісництвом та порядок оплати праці. А це потягне за собою й зміну графіка роботи за основним місцем.
Тривалість роботи сумісників, які працюють не на державному підприємстві, в установі, організації, може бути встановлено впродовж усього вільного від основної роботи часу, який не має перевищувати нормальної тривалості робочого часу, встановленої КЗпП. Проте працівник-сумісник не може виконувати одночасно роботу за сумісництвом та за основним місцем роботи1.
1 Цей висновок відповідає позиції ВСУ, наведеній у п. 14 постанови Пленуму ВСУ від 24.12.99 р. №13 «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці».
Виконання працівником-сумісником певного обсягу робіт відображається в документах первинного бухобліку: за погодинної оплати праці ведуться табелі обліку використання робочого часу; за відрядної оплати — первинні документи з обліку виробітку.
Підтвердження робочого часу касира
Додатково зауважимо, що облік робочого часу працівника під час виконання ним роботи касира може підтверджуватися, наприклад, часом та датою виданих ним касових документів про приймання готівки, що має відповідати часу та даті роботи працівника за сумісництвом. Такий працівник-касир, крім видачі касових документів про отримання готівки, може мати змогу також здійснювати розрахунки за допомогою платіжних карток клієнтів, для чого банк може встановити на його робочому місці POS-термінал.
Таким чином, підприємству доведеться поступитися робочим часом працівника на кілька годин на тиждень, що відобразиться в обліку робочого часу за основним місцем роботи у табелі робочого часу. А це, своєю чергою, може зменшити як обсяг виконуваної ним роботи, так і оплату.
Що ж до оплати за сумісництвом, то відповідно до ст. 102-1 КЗпП працівники, які працюють за сумісництвом, одержують заробітну плату за фактично виконану роботу.
Тож, дозволяючи своєму працівникові виконувати роботу касира за сумісництвом, підприємство повинно подбати про ретельне оформлення виконання ним роботи за основним місцем. Його роботу за сумісництвом обліковуватиме вже банківська установа. Очевидно, це буде відрядна оплата з підтвердженням документами первинного бухобліку.
Можливі ризики для підприємств
З огляду на наведене вище, ми бачимо щонайменше два ризики для підприємства, яке прийняло рішення влаштувати свого працівника касиром банку за сумісництвом.
Ризик 1 — дотримання касової дисципліни та застосування РРО
Якщо для банку ідея працевлаштування касира-сумісника на підприємстві, де планується безпосередньо приймати готівку від імені банку, є очевидною, то підприємству може бути вкрай проблематично пояснити всю законність цієї схеми контролюючим органам.
По суті, на одному й тому ж підприємстві відбувається і приймання готівки, і відпуск товару (виконання робіт, надання послуг).
За приписами ст. 2 Закону про РРО, розрахункова операція — приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг).
Місце проведення розрахунків — місце, де здійснюються розрахунки із покупцем за продані товари (надані послуги) та зберігаються отримані за реалізовані товари (надані послуги) готівкові кошти, а також місце отримання покупцем попередньо оплачених товарів (послуг) із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.
Виникає запитання: як пояснити контролюючим органам, що готівку приймає працівник банку, а відпуск товару (виконання робіт, надання послуг) здійснює той самий чи інший працівник, але вже підприємства?
Ми не впевнені, що таку ситуацію не буде розцінено, як відпуск товару за готівку без її належного оприбуткування на підприємстві. Й обставини, за яких така отримана готівка потрапляє на поточний рахунок до банку через так зване «міні-відділення», навряд чи будуть переконливим аргументом для фіскалів. Приміщення, де відбувалося приймання готівки, належить чи використовується підприємством.
Отже, ми вважаємо за потрібне звернути особливу увагу на те, що ні Закон про РРО, ні інші нормативні документи не зазначають про законність приймання готівки за описаних обставин саме з боку підприємства.
Штрафи за неоприбуткування готівки
1. Непроведення розрахункових операцій через РРО з фіскальним режимом роботи; нероздрукування відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, або проведення її без використання розрахункової книжки на окремому господарському об'єкті такого суб'єкта господарювання — вчинене вперше — 1 гривня, за кожне наступне вчинене порушення — 100% вартості проданих з порушеннями, встановленими цим підпунктом, товарів (послуг) (п. 1 ч. 1 ст. 17 Закону про РРО).
2. Неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки — у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми (абзац третій ст. 1 Указу №436/95).
Ризик 2 — неповний робочий день працівника при фактичному виконанні роботи повний робочий час
Як ми зазначили вище, підприємству через наявну інформацію про сумісництво працівника на основному місці роботи з посадою касира банку доведеться поступитися повним робочим часом такого працівника. Відповідно переведення його на роботу на неповний робочий день пов'язане з низкою запитань, ігнорування яких тягне за собою ризик застосування господарської санкції для такого роботодавця з боку Держпраці.
Нескладно визначити, що сумісник-касир приймає готівку далеко не пару годин на тиждень (касові документи містять час та дату їх складання зі сумою внесеної готівки, у т. ч. через POS-термінал). До того ж сам працівник виконує роботу фактично «без відриву від виробництва», тобто йдеться про одночасне виконання обов'язків як за основним місцем, так і за сумісництвом.
Приклад тлумачення розуміння зовнішнього сумісництва та можливість виконання посадових обов'язків за таким сумісництвом неодноразово викладалися в офіціальних джерелах органами Держпраці. Наприклад, в одному зі своїх роз'яснень на веб-сайті Кабміну1 Держпраці нагадала, що при зовнішньому сумісництві робота виконується на іншому підприємстві чи в суб'єкта підприємництва. Якщо ж працівник працює на двох (або кількох) підприємствах, одне з яких є основним місцем роботи, а друге — місцем роботи за сумісництвом, така робота вважається зовнішнім сумісництвом.
1 Дод. дивись http://krm.gov.ua/news/vіew/6413.
Приклад зовнішнього сумісництва
Викладач інформатики працює у коледжі (основне місце роботи) з 9.00 до 15.00 та інженером з обслуговування технічних засобів навчання ліцею (за сумісництвом — 0,25 штатної одиниці) — з 16.00 до 17.00.
Держпраці звертає увагу, що працівник не може одночасно (наприклад, з 9.00 до 18.00) виконувати роботу за основним місцем роботи і за сумісництвом, оскільки це вважатиметься суміщенням професій.
Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП, юридичні особи та ФОП, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу у разі оформлення працівника на неповний робочий час* у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, — у 30-кратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.
* Законодавчі вимоги до оформлення неповного робочого часу див. у «ДК» №15/2017.
Замість висновків
Загалом підприємства мають максимально спрощувати собі життя під час ведення госпдіяльності, зокрема шляхом використання більш сучасних фінансових інструментів. Проте не варто забувати, що претензії з боку фіскальних органів можуть виявитися значно відчутнішими, ніж ефект економії коштів та зручності обслуговування своїх клієнтів, отриманої від такого спрощення. Тож, обираючи замість каси підприємства віддалену роботу працівника-касира, варто мінімізувати всі можливі ризики подібної заміни.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Указ №436/95 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Правила №63 — Правила з організації захисту приміщень банків в Україні, затверджені постановою Правління НБУ від 10.02.2016 р. №63.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»