Для проведення переговорів в Україну прибув представник іноземного постачальника. Згідно з домовленістю з таким постачальником підприємство-резидент оплачує перебування представника в Києві. Для зустрічі з представником директор підприємства-резидента їде до Києва із Харкова. Чи можна витрати на перебування іноземного представника оформити як представницькі, а поїздку директора — як відрядження? Які особливості податкового обліку представницьких витрат?
Представницькі витрати
На сьогодні в Україні нормативним актом, що регулює склад і зміст витрат на представницькі цілі, є Норми №1026. Щоправда, вони розроблені для бюджетних установ, а тому є обов'язковими лише для них. Iнші підприємства, зокрема госпрозрахункові, можуть використовувати Норми №1026 як допоміжний (довідковий) документ. Про це зауважили самі фахівці ДФС у ЗIР, підкатегорія 103.021.
1 Відповідь на запитання: «Чи підлягає оподаткуванню ПДФО сума, отримана під звіт (компенсована ФО, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат ЮО (не з рекламною метою)?».
Відповідно до п. 2 Норм №1026, представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на прийом та обслуговування іноземних представників і делегацій, що прибули за запрошенням для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення й підтримки взаємовигідного співробітництва.
Утім, оскільки, як було сказано вище, Норми №1026 для віднесення витрат до представницьких мають лише рекомендаційний характер, а будь-яких нормативних документів, що регулюють порядок документального оформлення представницьких витрат для госпрозрахункових підприємств, немає, то на практиці госпрозрахункові підприємства оформлюють такі документи:
— розпорядчий документ (наказ, розпорядження) керівника підприємства щодо приймання та обслуговування іноземного представника. Тут також зазначається мета такого прийому (наприклад, проведення переговорів, укладення договору постачання, вирішення питань, пов'язаних із комерційною діяльністю), а також визначаються особи, відповідальні за прийом представників інших підприємств;
— план (програма) проведення заходу (презентації, підписання контрактів тощо) із зазначенням дати і місця проведення. Така програма має містити перелік запланованих заходів, дату і місце їх проведення. Цей документ також затверджує керівник сторони, що запрошує;
— список учасників (як запрошених іноземних представників, так і працівників підприємства, що безпосередньо братимуть участь у переговорах) із зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади;
— кошторис та перелік запланованих витрат, затверджений керівником підприємства, з деталізацією запланованих заходів (зустрічей, презентацій тощо);
— офіційні запрошення. Представники та делегації, які прибудуть на переговори як партнери або потенційні партнери, незалежно від того, вітчизняні вони чи закордонні, мають бути офіційно запрошені на підприємство;
— звіт про фактичні витрати з деталізацією заходів, які були здійснені;
— первинні документи, що підтверджують представницькі витрати.
Для підтвердження ефективності і правомірності використання коштів слід завершувати такі переговори щонайменше підписанням представниками обох сторін протоколу про намір укласти договір (здійснити операцію), складеного у довільній формі.
Отже, вважаємо, що витрати на перебування іноземного представника на території України можна оформити як представницькі витрати. Для цього підприємству слід забезпечити наявність документального підтвердження понесених витрат для прийому й обслуговування іноземного представника з метою проведення переговорів чи укладення договору постачання, вирішення питань, пов'язаних із комерційною діяльністю тощо. Щодо переліку витрат, які можуть бути включені до представницьких, то радимо використовувати витрати, перелічені у Нормах №1026, а якщо підприємство бажає їх розширити, то варто зазначити такі додаткові витрати у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні) керівника підприємства щодо організації прийому іноземного гостя.
На замітку!
Також не зайвим буде окремо затвердити перелік витрат, які є представницькими, у Положенні про представницькі витрати, знову ж таки, беручи за основу витрати, наведені у Нормах №1026.
Відрядження
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 р. I Iнструкції №59).
Тож, судячи з визначення, вважаємо, що поїздка директора з основного постійного місця роботи (Харків) до місця перебування запрошеного іноземного представника (Київ) для проведення ділових переговорів, наприклад, з метою укладення контракту чи вирішення питань, пов'язаних із комерційною діяльністю, є відрядженням.
«Бюджетна» Iнструкція №59, яка має лише довідковий (інформаційний) характер для госпрозрахункових підприємств, говорить, що документами, які підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):
— інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.
Такими документами можуть бути наказ керівника про організацію та проведення прийому іноземного представника, а також список учасників такого прийому, в якому, як ми зауважили вище, зазначаються як запрошені іноземні представники, так і працівники підприємства, що безпосередньо братимуть участь у прийомі (переговорах).
Тож поїздку директора для зустрічі із запрошеним в Україну представником іноземної компанії за розпорядженням керівника слід оформити як звичайне відрядження з виданням, зокрема, наказу про відрядження.
Директор за понесені у відрядженні витрати повинен відзвітувати у Звіті про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Строк звітування залежить від форми отриманих підзвітних коштів та проведених розрахунків згідно з пп. 170.9.2 та пп. 170.9.3 ПКУ (додатково див. «ДК» №37/2016).
Оподаткування
Податок на прибуток
Згідно з пп. 134.1.1 ПКУ, об'єктом оподаткування з податку на прибуток є прибуток, який визначається шляхом коригування фінрезультату до оподаткування, визначеного у фінзвітності відповідно до П(С)БО або МСФЗ, на різниці, які виникають відповідно до р. III ПКУ.
Серед податкових різниць, які виникають у платників податку на прибуток, що коригують фінрезультат, можлива різниця за пп. 140.5.4 ПКУ. Згідно з пп. 140.5.4 ПКУ, слід збільшити фінрезультат на суму 30% вартості товарів, у тому числі необоротних активів, робіт та послуг, придбаних у неприбуткових організацій (наприклад, театр, виставкові центи, музеї, інші заклади), крім випадків, коли сума вартості товарів, у тому числі необоротних активів, робіт та послуг, придбаних у таких організацій, сукупно протягом звітного (податкового) року не перевищує 50 розмірів мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року (у 2016 році це 68900 грн), та крім бюджетних установ. У разі якщо сума операцій перевищує граничну річну суму, коригування фінансового результату до оподаткування, визначені цим підпунктом, проводяться на всю суму операцій.
Податок на додану вартість
Згідно з пп. «а» п. 198.1 ПКУ, до ПК з ПДВ відносять суми податку, сплачені/нараховані у разі здійснення операцій з придбання або виготовлення товарів та послуг незалежно від майбутнього напряму використання.
Датою віднесення сум податку до податкового кредиту вважається дата тієї події, що відбулася раніше (п. 198.2 ПКУ):
— дата списання коштів з банківського рахунку платника податку на оплату товарів/послуг;
— дата отримання платником податку товарів/послуг.
Підставою для визнання ПК є належним чином складена та зареєстрована ПН або інші документи-«замінники», перелічені у п. 201.11 ПКУ.
Якщо підприємство не забезпечить зв'язку понесених представницьких витрат та витрат на відрядження із своєю госпдіяльністю (а це залежатиме від документального оформлення прийому) або сторона, що приймає, здійснюватиме звільнені від оподаткування або неоподатковувані операції, пов'язані з цією операцією, тоді слід нарахувати ПЗ з ПДВ на підставі п. 198.5 ПКУ.
Податок на доходи та військовий збір
Згідно з роз'ясненням фахівців ДФС у ЗIР, підкатегорія 103.02 (див. виноску вище), не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (уповноваженої особи) кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця платником податку під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, за умови дотримання всіх вимог, установлених пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ. При цьому обов'язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, та їх документальне підтвердження.
У зв'язку з цим фіскали доходять такої думки: сума, отримана під звіт (компенсована фізособі, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат юрособи (не з рекламною метою), підлягає оподаткуванню ПДФО, а отже, і військовим збором на загальних підставах.
Тому якщо «представницький» прийом здійснюється не з рекламною метою, що випливає з вищезгаданих розпорядчих документів, і представницькі витрати оплачуватиме саме відряджений працівник (як власними коштами, так і отриманими під звіт), то ДФС забажає побачити утримання ПДФО та ВЗ зі суми представницьких витрат.
Тож, аби уникнути непорозумінь із контролюючими органами, радимо оформлювати прийом як такий, що здійснюється з рекламною метою, — тоді відряджений працівник зможе без податкових наслідків оплачувати такі витрати.
Якщо з документального оформлення випливає, що представницькі витрати здійснюються не з рекламною метою, радимо перераховувати кошти за понесені представницькі витрати безпосередньо з рахунка підприємства на рахунки суб'єктів господарювання, що надають послуги іноземному представнику, або компенсувати понесені витрати іноземному представнику на підставі звіту та доданих документів, що підтверджують понесені витрати.
Бухоблік
Відповідно до п. 18 П(С)БО 16 «Витрати», представницькі витрати, як і загальні корпоративні витрати, належать до адміністративних витрат. Якщо понесені витрати класифікуються як витрати на рекламу та/або дослідження ринку, то відповідно до п. 19 П(С)БО 16 їх слід віднести до витрат на збут.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
- Норми №1026 — Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 р. №1026.
- П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. №318.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит»