У житті трапляються випадки, коли працівника прийнято на роботу, оформлено договір, наказ, повідомлено в ДФС, але він так і не почав виконувати обов'язки. З'ясуймо, як відобразити такого працівника у зарплатній звітності (ф. №1ДФ, звіт з ЄСВ), за умови що зарплата йому не була нарахована протягом місяця.
Загальні визначення
Право громадян України на працю (тобто на одержання роботи з оплатою праці не нижче від встановленого державою мінімального розміру) забезпечується державою. Працівники реалізують право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або з фізособою (далі — роботодавець) (ст. 2 КЗпП). За приписами ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення органу ДФС про прийняття працівника на роботу. Таке повідомлення подається до територіальних органів ДФС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ за формою згідно з додатком до Порядку №413 до початку роботи працівника.
Чинним законодавством про працю України не передбачено конкретних дій роботодавця, якщо наказ про прийняття працівника на роботу було видано, а працівник не розпочав виконувати трудові обов'язки у термін, визначений трудовим договором. Розгляньмо, що може статися в такій ситуації.
Скасування трудових відносин
Якщо сторони не досягли згоди щодо умов праці або працівника фактично не було допущено до її виконання чи він сам не став до роботи, наказ про прийняття на роботу працівника може бути скасовано. Трудовим законодавством прямо не передбачено видавання іншого наказу про скасування попереднього щодо прийняття на роботу, але й не заборонено.
Скасування повідомлення про прийняття на роботу
Утім, за формою повідомлення про прийняття на роботу, яке затверджене Постановою №413, роботодавець має можливість подати як відомості про прийняття працівника на роботу, так і скасовуюче повідомлення. Водночас, крім згадки про можливість подання скасовуючої форми повідомлення про прийняття на роботу (затвердженої, зауважимо це ще раз, Кабінетом Міністрів), у законодавстві більше нічого не говориться про можливі підстави та порядок скасування наказу про прийняття на роботу.
Якщо трудові відносини скасовуються за згодою обох сторін, це не викликає непорозумінь. Але якщо такої згоди не досягнуто, а працівник не з'являється на робочому місці (жодного дня з початку трудових відносин), на нашу думку, поспішати скасовувати трудові відносини не варто, бо це може призвести до трудового спору. Адже може виявитися, наприклад, що працівник захворів (у разі якщо тимчасова непрацездатність настала в перший день роботи, працівник вважатиметься застрахованою особою й буде одержувати відповідні виплати) або сталися інші непередбачувані обставини. Позаяк законодавством це не врегульовано, вважаємо, що при поданні скасовуючого повідомлення бажано мати узгоджений сторонами документ (наказ) про таке скасування трудових відносин за підписом працівника щодо його згоди.
Якщо скасування трудових відносин не відбулося, а працівник за місяць не відробив жодного дня, то відсутність працівника на робочому місці можлива, зокрема, з таких причин (крім оформленої належним чином тимчасової непрацездатності або відсутності визначених для нього робочих змін)1:
1) з вини роботодавця (простій);
1 У цій статті не розглядаються форс-мажорні або надзвичайні ситуації невиходу на роботу.
2) з вини працівника (простій, прогул, інше).
Вина працівника
Якщо прийнятий працівник протягом місяця не відпрацював жодного робочого дня, в табелі обліку робочого часу має бути зазначено причину відсутності на робочому місці. Крім того, як роз'яснює Мінсоцполітики1, відсутність працівника на роботі має бути підтверджена певними документами.
Також слід урахувати ч. 1 ст. 149 КЗпП, за якою роботодавець зобов'язаний зажадати від порушника трудової дисципліни письмового пояснення перед застосуванням дисциплінарного стягнення. Наприклад, проставлено умовне позначення І «Інші причини неявок» у табелі обліку робочого часу2, при цьому треба додати пояснювальні працівника із поясненням фактичних причин невиходу на роботу, а також рішення керівництва підприємства щодо продовження трудових відносин із цим працівником. Щоправда, відповідно до ст. 63 Конституції України3 працівник може і не надавати таких пояснень, але для роботодавця головне — зажадати їх.
1 Див. https://news.dtkt.ua/labor/labor-relatіons/38233.
2 Відповідно до наказу Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
3 Ст. 63 Конституції України: особа не несе відповідальності за відмову давати показання або пояснення щодо себе, членів сім'ї чи близьких родичів, коло яких визначається законом.
Однією з інших причин неявки на роботі може бути хвороба, за якою не оформлено лікарняного листка (наприклад, надано довідку). Тобто пояснення працівника про відсутність на робочому місці надано, але права на виплату лікарняних немає. Крім того, це може бути відпустка без збереження зарплати відповідно до ст. 25, 26 Закону про відпустки та ст. 84 КЗпП.
Отже, оплата праці за не відпрацьований з вини працівника час не відбувається.
Вина роботодавця
Буває й так, що працівника вже прийнято на роботу, але з певних обставин його робоче місце ще не готове. У такому разі, відповідно до трудового законодавства, це явище має назву «простій». А якщо простій стався з вини роботодавця, відповідно до ст. 113 КЗпП, час такого простою оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).
Отже, виходячи з норм чинного трудового законодавства, працівник, який не відпрацював жодного дня в місяці з вини роботодавця, без зарплати залишитися не може.
Якщо нарахування не відбулося (наприклад, через помилку), слід здійснити донарахування за відповідний місяць. Згідно з пп. 1.6.2 Інструкції №5, якщо зарплата нараховується за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вона відображається у фонді оплати того місяця, в якому була нарахована. Для цього можна скласти бухгалтерську довідку або розрахунок до відомості нарахування зарплати.
Наприклад, у липні 2016 р. виявлено, що не нарахована зарплата за червень 2016 р. у зв'язку з простоєм (причина — неуважність посадових осіб). Таке донарахування слід включити до фонду оплати праці за липень 2016 р.
Бухгалтерські записи щодо донарахування сум зарплати, ПДФО, ВЗ і ЄСВ здійснюються тими самими проведеннями, що і з нарахування зарплати, податків і зборів за звітний період.
Крім того, не треба забувати про обов'язок нарахування компенсації за несвоєчасно виплачену зарплату.
Компенсація за несвоєчасно виплачену зарплату
Відповідно до ст. 2 Закону України від 19.10.2000 р. №2050-III «Про компенсацію громадянам втрати частини доходів у зв'язку з порушенням строків їх виплати» та п. 3 Порядку проведення компенсації громадянам втрати частини грошових доходів у зв'язку з порушенням термінів їх виплати, затвердженого постановою КМУ від 21.02.2001 р. №159, компенсація нараховується при затриманні виплати зарплати на один і більше календарних місяців.
Відсутність робочих змін у місяці
Крім того, якщо працівник прийнятий, а роботодавець не може надати йому повний обсяг роботи, за угодою між працівником і роботодавцем, згідно зі ст. 56 КЗпП, може встановлюватися як при прийнятті на роботу, так і згодом неповний робочий час (неповний робочий день або неповний робочий тиждень), тобто так звані півставки, чверть ставки тощо. У такому разі оплата праці здійснюється пропорційно до відпрацьованого часу, крім того, робота на умовах неповного робочого часу не впливає на трудові права працівника.
Наприклад, працівника прийнято на роботу 22 серпня 2016 р. та встановлено, що він працює на 0,1 ставки раз на два тижні.
Або ж може скластися ситуація, коли працівника прийнято на роботу по змінах («тиждень через тиждень» або «доба через три») і в місяці прийняття на роботу він не мав робочих змін (наприклад, прийняття на роботу з 28 серпня, перша зміна — з 3 вересня).
У таких ситуаціях у серпні працівник за графіком не виходить на роботу, а отже, зарплата за цей період йому не нарахована, причому нічиєї вини в такому разі немає.
Форма №1ДФ
Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ, особи, які згідно з ПКУ мають статус податкових агентів, зобов'язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу (протягом 40 календарних днів від останнього дня звітного періоду), розрахунок за ф. №1ДФ до податкового органу за місцем свого розташування. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду. Тобто якщо працівника прийнято на роботу у звітному періоді (наприклад, червень), а доходу не було нараховано (сплачено) в такому періоді, то й до розрахунку за ф. №1ДФ інформація про такого працівника не включається.
Згідно з п. 3.7 розділу ІІІ Порядку №4, графа 6 «Дата прийняття на роботу» заповнюється тільки на тих фізосіб, які приймалися на роботу у звітному періоді. Тому якщо працівника було прийнято на роботу у звітному періоді (наприклад, у червні), а дохід нараховано і виплачено у наступному (наприклад, у липні), то дата прийняття на роботу (червень) не відображається при заповненні та поданні податкового розрахунку за той звітний період, у якому нараховано дохід працівникові (липень). Відповідного висновку податківці доходять у роз'ясненні в ЗІР, підкатегорія 103.251.
1 Запитання: «В якому періоді заповнюється гр. 6 «Дата прийняття на роботу» податкового розрахунку за ф. №1ДФ, якщо працівника було прийнято на роботу у одному періоді, а дохід нараховано і виплачено у наступному?».
Із роз'яснення податківців випливає, що інформація стосовно дати прийняття на роботу працівника, якщо прийняття на роботу та виплата доходу відбуваються у різних податкових (звітних) періодах, не буде відображатися в податковому розрахунку за формою №1ДФ.
Приклад 1 Працівника прийнято на роботу 15.05.2016 р., але він не відпрацював жодного дня, в табелі обліку робочого часу проставлено умовне позначення І «Інші причини неявок», працівник надав пояснення (тобто прогул з поважних причин), та прийнято рішення продовжити трудові відносини. Зарплата за травень не нараховувалася. Працівник став до роботи з 01.06.2016 р. і була нарахована зарплата за червень.
У такому разі податковий розрахунок форми №1ДФ за II квартал 2016 р. буде заповнюватися в загальному порядку.
Приклад 2 Умови праці такі самі, як у прикладі 1 (не відпрацював жодного дня, прогул з поважних причин), але працівника прийнято на роботу 15.06.2016 р. Зарплата була нарахована за відпрацьовані дні липня.
У такій ситуації до податкового розрахунку форми №1ДФ за II квартал такий працівник не потрапить, а у формі №1ДФ за III квартал буде наведено дохід працівника, але в графі 6 інформація не зазначатиметься.
Такий порядок заповнення №1ДФ стосується і ситуацій при звільненні працівника, а саме: у разі відсутності нарахування та виплати доходу в кварталі, в якому відбулося звільнення працівника, податковий розрахунок за ф. №1ДФ не подається та його графа 7 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється1.
1 ЗІР, підкатегорія 103.25, відповідь на запитання: «Чи потрібно подавати податковий розрахунок за ф. №1ДФ та заповнювати гр. 7 «Дата звільнення з роботи», у разі якщо у кварталі звільнення працівнику не нараховувався та не виплачувався дохід?».
Єдиний соцвнесок
Згідно з абз.1 п. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, базою нарахування єдиного внеску для роботодавців є, зокрема, сума нарахованої кожній застрахованій особі зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.
Але якщо зарплата і будь-які інші виплати не нараховувалися, то не нараховується і єдиний внесок.
А що відбувається зі звітністю щодо ЄСВ? Відповідно до п. 8 розділу ІV Порядку №435, для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб призначена таблиця 5 додатка 4 до цього Порядку. Таблиця 5 додатка 4 подається страхувальником (роботодавцем), якщо протягом звітного періоду, зокрема, було укладено трудовий договір із застрахованою особою.
Таким чином, незалежно від того, чи нараховувалася заробітна плата прийнятому працівникові в такому звітному періоді, таблицю 5 додатка 4 до Порядку №435 доведеться заповнювати та подавати у складі звіту з ЄСВ за місяць прийняття нового працівника.
А відповідно до п. 9 розділу IV Порядку №435, таблиця 6 додатка 4 призначена для формування страхувальниками, у розрізі кожної застрахованої особи, відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у звітному місяці. Отже, у таблиці 6 додатка 4 в цій ситуації не буде відображатися інформація щодо такого новоприйнятого працівника за відсутності у звітному періоді нарахованого доходу.
Коригування звітності
Утім, якщо помилково не нарахували зарплату у відповідному місяці (наприклад, не враховано простою), то коригувати звітність (звіт із ЄСВ і розрахунок за ф. №1ДФ) не треба: такі донараховані суми будуть відображені у звітах за період, в якому вони донараховані (ЄСВ — липень; ф. №1ДФ — ІІІ квартал). Так, донараховані суми зарплати і ЄСВ слід відобразити в таблиці 6 додатка Д4 звіту з ЄСВ за липень 2016 р. із кодом типу нарахувань — 2. Крім того, пам'ятайте про нарахування ЄСВ на рівні мінімального страхового внеску відповідно до порядку, встановленого ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ.
А якщо за датою прийняття на роботу працівника не було складено таблицю 5 додатка 4 до Порядку №435, то виправити таку помилку можна шляхом подання до ДПІ окремим пакетом переліку таблиць звіту і додаткової форми таблиці 5, у якій в загальному порядку слід відобразити за місяць, у якому було прийнято працівника, дані про працівника і дату початку трудових відносин (у реквізиті 11).
Також донараховані суми зарплати, ПДФО та ВЗ відображають у розрахунку за ф. №1ДФ за ІІІ квартал 2016 р. з ознакою доходу «101».
Висновок
Отже, в місяці прийняття на роботу ненарахування зарплати можливе з таких основних причин:
— причини, погоджені сторонами трудового договору (наприклад, відсутність робочих змін у звітному періоді внаслідок особливостей графіка чи через неповний робочий час);
— тимчасова непрацездатність або інші поважні причини (своєрідний форс-мажор);
— відсутність з вини працівника.
Якщо ж ненарахування зарплати є помилкою посадових осіб (наприклад, неоплачений простій), це обов'язково треба виправити.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Порядок №413 — Порядок повідомлення державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу, затверджений постановою Кабміну від 17.06.2015 р. №413.
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5.
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.
- Порядок №435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. №435 (в редакції наказу Мінфіну від 11.04.2016 р. №441).
Юлія ВОРОБЙОВА, «Дебет-Кредит»