Облік на виставці-ярмарку

Взяти участь у такому заході, як виставка-ярмарок, означає не тільки ознайомити покупців зі своєю продукцією, а й налагодити партнерські відносини. У будь-якому разі кожна операція повинна оформлюватися належним чином. Власне про документальне оформлення та про облік такого заходу і піде мова.

Документальне оформлення

Враховуючи визначення виставкових заходів, наведене у Законі про рекламу, витрати, пов'язані з організацією та участю у виставці, є витратами на збут. Рекламний характер таких витрат обумовлено самою метою, з якою підприємство бере участь у заході, що має підтверджуватися документально.

Спеціальні виставкові заходи

Заходи, які здійснюються з метою просування відповідного товару на ринок, проводяться організовано у певному приміщенні або на огородженому майданчику (у тому числі в місцях реалізації товару) у визначені строки, розраховані на зацікавлених та/або професійних відвідувачів, організатор яких обмежив відвідування заходу тими особами, яким відповідно до законодавства дозволяється продавати товар, що демонструється.

Стаття 1 Закону про рекламу

Для підприємства, яке прийняло рішення взяти участь у виставці, першим документом, що свідчитиме про рекламний характер та зв'язок із господарською діяльністю, буде виданий керівником наказ (розпорядження) про участь у виставці.

Що слід писати у наказі про участь у виставці

У наказі (розпорядженні) зазначається:

— мета участі у заході (обґрунтування «з рекламною метою»);

— термін проведення заходу;

— місце проведення;

— особи, відповідальні за участь у заході;

— якщо планується рекламна роздача зразків товарів, — асортимент і кількість, прізвища працівників, відповідальних за роздачу товарів.

Участь у виставці зазвичай оформляється договором із його організатором (або треба мати рахунок, в якому буде зазначено суму за послуги від організатора виставки або ярмарку), а надалі підтверджуватиметься актом наданих організаційних послуг.

Перед участю у виставці не завадить розробити бюджет заходу.

Складові бюджету на участь у виставці

Як правило, бюджет на участь у виставці включає:

— плату за участь (організаційний внесок, оренда площі, інформація в офіційний каталог виставки, розміщення логотипа фірми у каталозі виставки, вартість реклами в офіційному каталозі виставки, аудіореклама у виставковому залі, розміщення реклами у виставковому залі, робоче місце, додаткове виставкове обладнання за потреби тощо);

— виставкове обладнання (якщо воно не орендується в організатора);

— витрати на виготовлення рекламних матеріалів (прайси, листівки, брошури тощо);

— зразки товарів для роздачі з рекламною метою, рекламні матеріали тощо;

— транспортування (власними силами або послуги транспортної організації);

— відрядження працівників, якщо виставка проходить в іншому населеному пункті (не слід забувати про складання наказу про відрядження, який є одним із документів, за яким визначається сума добових).

Заздалегідь слід визначити асортимент товару, призначеного для безоплатної роздачі з рекламною метою, та документально оформити.

Після закінчення заходу відповідальні особи, які брали участь у заході, складають Звіт про участь у виставці. У звіті зазначають усі витрати на підготовку та участь у заході, які повинні підтверджуватися документально.

Якщо виставка (або виставка-ярмарок) проводиться на значній відстані від місця розташування підприємства, відповідальні працівники скеровуються у відрядження. Особи, відряджені на виставку, після її закінчення подають до бухгалтерії первинні документи, що засвідчують вартість витрат, та складають Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Нагадаємо, що з 19 квітня 2016 р. звітувати слід за новою формою (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. №350).

Як оформити передачу товару для виставки

Передачу товару для виставки з наступним безоплатним розповсюдженням або/та продажем, а також роздачу візиток, флаєрів, буклетів із рекламною метою слід оформити документально.

Як уже згадувалося вище, про безоплатну роздачу товарів з рекламною метою слід зазначити в наказі (розпорядженні). Варто також уточнити, який саме товар роздається безоплатно, його кількість та вартість. А от після закінчення виставки відповідальні особи повинні скласти звіт про виконання (розпорядження), в якому уточнюється кількість розданих товарів.

Передачу товару зі складу відповідальній особі оформлюють документом, що підтверджує передачу однією стороною таких активів та прийняття їх іншою стороною в уточненій номенклатурі та кількості. Таким документом можуть бути акти приймання-передачі, видаткова накладна або накладна за формою №М-11¹. Такий документ складається у двох примірниках та підписується особою, яка передає зазначені запаси, та їх отримувачем. Згодом на підставі звіту та накладної, яка підтверджує кількість переданих товарів, їх списують (про що далі).

¹ Затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. №193.

Нагадаємо, що на низку товарів, які виставляються, слід мати сертифікати відповідності та документи, що засвідчують якість продукції, висновки санітарно-гігієнічної експертизи тощо.

Торгівля на виставці за готівку

Відповідно до п. 3 Переліку №1336 (затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 р. №1336), учасник виставки-продажу (ярмарки) під час роздрібної торгівлі може здійснювати розрахункові операції без застосування РРО з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій¹. Щоправда, така норма застосовується з певним обмеженням. Граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг) не повинен перевищувати 200 тис. грн на одного суб'єкта господарювання. Тому якщо у підприємства граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій більший за таку суму, потрібні: наявність поставленого на тимчасовий облік РРО, реєстраційне посвідчення, довідка про опломбування, розрахункова книжка, книга обліку розрахункових операцій, застосування яких при здійсненні торговельної діяльності є обов'язковим².

Зверніть увагу!

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про РРО, при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва підприємствами всіх форм власності, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, у разі проведення розрахунків у касах цих підприємств із оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються. До речі, касою вважається не лише приміщення підприємства, а й місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Тому, приміром, видавництво (яке не є торговим підприємством і основний код КВЕД якого 58.11 «Видання книг»), на наш погляд, може продавати свою продукцію за готівку з обов'язковим проведенням таких розрахунків через оформлення касового ордера та касової книги незалежно від річних обсягів продажу товарів.

¹ Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. №417.

² Порядок опломбування реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. №417.

Під розрахунковою операцією розуміється продаж товарів (послуг) за готівку або з розрахунком платіжною карткою.

Бухгалтерський та податковий облік

У бухгалтерському обліку витрати, пов'язані з виставково-ярмарковою організацією, відносять до витрат на збут. У п. 19 П(С)БО 16 наводиться перелік витрат, пов'язаних з операційною діяльністю підприємства, які не включають до собівартості реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг), а відносять до витрат на збут, серед яких витрати на рекламу та дослідження ринку (маркетинг). На рахунку 93 «Витрати на збут» ведуть облік витрат, пов'язаних зі збутом продукції, товарів, робіт і послуг.

Бухгалтерський облік вибуття товарів (продукції) при їх безоплатній роздачі ведуть відповідно до П(С)БО 9. Якщо підприємство передає власну продукцію, зрозуміло, що списання проводять за кредитом рахунку 26 «Готова продукція», якщо передаються товари — за кредитом рахунку 28 «Товари». Проте якщо, приміром, підприємство придбало продукцію лише з рекламною метою безоплатної передачі, то рекомендуємо оприбутковувати і списувати запаси за субрахунком 209 «Інші матеріали». Адже такі активи не утримуються для подальшого продажу, а на рахунку 28 «Товари» ведеться облік руху ТМЦ, що надійшли на підприємство з метою продажу.

Продаж власної продукції чи товарів на виставці відображається класично:

— Д-т 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» К-т 70 «Доходи від реалізації» — визнано дохід від реалізації;

— Д-т 70 «Доходи від реалізації» К-т 641 «Розрахунки за податками» — нарахована сума ПЗ з ПДВ;

— Д-т 90 «Собівартість реалізації» К-т 26 «Готова продукція» (28 «Товари») — списано балансову вартість активів.

Особливу увагу слід звернути на оподаткування ПДВ у разі дарування потенційним покупцям своєї продукції (товарів) на виставці. Враховуючи пп. 14.1.191 ПКУ, постачання товарів — це будь-яка передача права на розпоряджання товарами як власник, у тому числі продаж чи дарування. Тому, за нормою п. 188.1 Кодексу, у платника ПДВ виникає обов'язок нарахувати ПЗ з ПДВ. Яким чином? Ще торік податковий орган дотримувався фіскальної думки і вважав, що платник мусить нарахувати ПЗ з ПДВ за загальною нормою п. 188.1 ПКУ, а також за п. 198.5 ПКУ, якщо під час придбання товару визнавався ПК (лист МГУ ДФС від 11.11.2015 р. №25227/10/28-10-06-11, див. «ДК» №51-52/2015).

Проте у разі дарування з рекламною метою власної продукції на виставці податкові зобов'язання будуть нараховуватися тільки за вимогою абз. 2 п. 188.1 ПКУ. Нарешті наш висновок підтверджується листом ДФСУ від 26.04.2016 р. №9399/6/99-99-15-03-02-15. У цьому разі платник ПДВ складає дві ПН: одну — на нульову вартість постачання за абз. 1 п. 188.1 ПКУ, а другу — на суму перевищення ціни придбання над ціною поставки за абз. 2 п. 188.1 ПКУ.

Доволі часто для залучення покупців на виставках (ярмарках) проводять різноманітні розіграші, і якщо продукція (товар) дарується фізособі персоніфіковано, тоді підприємство (або підприємець) виконує функції податкового агента. Отже, слід звернути увагу на утримання ПДФО та військового збору. У разі дарування певним фізособам ПДФО та військовий збір треба сплатити за нормою пп. 168.1.4 ПКУ до бюджету протягом банківського дня, наступного за днем такого нарахування (фактично наступний день після дарування). Сплачують ці суми за місцезнаходженням податкового агента.

База для ПДФО визначається з урахуванням коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ (у 2016 році коефіцієнт становить 1,219512). До військового збору коефіцієнт не застосовується, і тому базою для утримання цього збору буде звичайна ціна (у розумінні пп. 14.1.71 ПКУ).

Приклад Підприємство «Хайтек» прийняло рішення про участь у виставці-продажу «Дизайн року». У рахунку від організатора виставки зазначено вартість участі у виставці — 3600 грн, у т. ч. ПДВ — 600 грн.

Витрати учасника:

— плата за участь — 3600 грн;

— оренда обладнання у сторонньої організації — 600 грн (з ПДВ);

— виготовлення рекламних матеріалів (прайси, буклети) у сторонній організації — 1200 грн (з ПДВ);

— транспортні послуги — 800 грн без ПДВ.

Під час виставки проведено розіграш, за результатами якого двом фізособам подаровано власну продукцію підприємства «Хайтек» у кількості 2 шт. (звичайна ціна такої продукції — 200 грн за 1 шт.).

Керівник підприємства видав наказ про участь у виставці, виставка триває три дні. Відділ маркетингу склав бюджет заходу. Визначено асортимент власно виготовленого товару, призначеного для безоплатної роздачі, та документально оформлено (наказом, накладними, звітом, після закінчення актом списання).

На виставці-ярмарку реалізовано власної продукції на суму 8880 грн, у т. ч. ПДВ — 1480 грн.

Відображення операцій в обліку підприємства показано у таблиці.

Таблиця

Облік у підприємства — учасника виставки

Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»