На підприємстві склалася така ситуація: бухгалтер виплачував зарплату всім працівникам один раз на місяць загальною сумою на особисту картку директора. У платіжці зазначалося, що на зарплату. Директор повинен був зняти гроші з картки і внести їх до каси підприємства, після чого з каси мала бути виплачена зарплата працівникам. Які повинні бути проведення в цьому разі за банком і за касою?
Ситуація, що розглядається в запитанні, досить поширена на практиці, а тому з'ясуймо докладніше, чим вона загрожує як для директора, так і для самого підприємства.
Оскільки зарплата всіх працівників перераховувалася на особисту картку директора, то неважко здогадатися, що директор знімав отримані гроші через банкомат і видавав зарплату працівникам готівкою. Що говорять стосовно цього нормативні документи?
Порядок здійснення та обліку операцій у готівковій формі і в національній валюті України встановлено Положенням №637. Воно свідчить, що підприємства (підприємці) здійснюють розрахунки готівкою між собою та з фізичними особами (громадянами України, іноземцями, особами без громадянства, які не здійснюють підприємницької діяльності) через касу як за рахунок готівкової виручки, так і за рахунок коштів, отриманих із банків. Зазначені розрахунки здійснюються також шляхом переказу готівки для сплати відповідних платежів (п. 2.2 Положення №637).
Таким чином, законодавство допускає переказ грошей (у т. ч. і для виплати зарплати), наприклад, з рахунка підприємства на рахунок працівників у банку.
А в разі якщо зарплата видається працівникам готівкою на руки, в т. ч. і директором, що виконує обов'язки касира за його відсутності на підприємстві, така видача має здійснюватися через касу підприємства. А це передбачає як мінімум оформлення видаткових касових ордерів та/або платіжних відомостей, в яких такі працівники розписуються в отриманні зарплати (підпункти 3.1, 3.4 Положення №637). Нагадаємо, що форма видаткового касового ордера затверджена як додаток 3 до Положення №637, а форма відомості на видачу грошей — як додаток 1 до Положення №637.
Зрозуміло, що на практиці можливі випадки, коли деякі працівники працюють далеко від каси підприємства, а зарплату виплачувати їм треба, та ще й у терміни, встановлені законодавством (не менше двох разів на місяць і не рідше ніж раз на шістнадцять днів, і саме за місцем праці працівників — ст. 24 Закону про оплату праці). Як бути в такому разі?
Щоб уникнути проблем під час податкових документальних перевірок, у цьому разі слід:
— або перераховувати зарплату працівникам на їхні картки;
— або забезпечити доставку готівки у певні терміни для виплати за місцем праці таких працівників. У такому разі або організовується окрема каса за місцем їх праці у відокремленому підрозділі, або одному чи деяким із працівників (не касиру) відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству встановлюється обов'язок з виплати таким працівникам зарплати. Така можливість передбачена п. 4.9 Положення №637, проте на особу, що здійснює подібну виплату за розпорядженням керівника підприємства, також покладаються обов'язки касира — тобто видачі грошей, отриманих із каси підприємства, з оформленням касових видаткових документів, а не на свою особисту картку;
— або, якщо на підприємстві немає відокремлених підрозділів і не був відкритий зарплатний проект у банку, а працівники не подали заяв із реквізитами особистих карток, на які можна було б здійснювати перерахування, треба отримувати такі гроші з банку, а після термінів виплати зарплати, встановлених на підприємстві, здавати їх назад до банку як депоновану зарплату (див. п. 3.9 Положення №637). Нагадаємо, що право працівника отримати нараховану йому зарплату не обмежене терміном давності, а тому працівник може звернутися до каси підприємства за своєю зарплатою в будь-який зручний для нього час. І касир або видасть зарплату з наявних у нього в касі коштів, або отримає їх у банку і видасть працівникові (враховуючи останній варіант, працівникові варто звернутися з вимогою про виплату йому зарплати за минулі місяці заздалегідь).
Але справу зроблено. Директор вже отримував (і, певно, неодноразово) кошти на свою особисту картку. Чим є такі перераховані кошти для підприємства та директора? Безумовно, якщо у призначенні платежу зазначалося тільки, що це зарплата за певний період, то це помилково перераховані кошти, бо йшлося не про зарплату самого директора, а про суму зарплати для працівників підприємства. Помилково перераховані йому кошти директор, як і будь-який інший працівник підприємства, зобов'язаний повернути — або на поточний рахунок підприємства, або до його каси. Доти сума помилково перерахованих йому коштів повинна відображатися як перевиплата по зарплаті: Д-т 661 К-т 311.
Водночас виплата зарплати іншим працівникам документально не підтверджена. Про неї немає платіжного доручення банку, немає і видаткового касового ордера. Навіть якщо директор складав видаткову відомість, її до видаткового касового ордера не додаси. Але оскільки працівники отримали таку зарплату, то логічно буде оформити не лише прибутковий касовий ордер на отримання коштів від директора до каси (як помилково виплачених йому на його особисту картку), а й видатковий касовий ордер, до якого можна буде додати відомості на виплату зарплати з каси, оформлені тим самим числом, із підписами таких працівників.
Тобто ситуація розкладається на три операції:
1) перерахування директорові грошей на особисту картку з формулюванням «на зарплату», яка є неправильною, але мала місце;
2) оприбуткування тієї самої суми грошей до каси з мотивуванням: повернення грошей, надміру отриманих на особисту картку зі складанням ПКО;
3) видача грошей із каси на зарплату за відомостями (складання РКО).
Зрозуміло, оскільки ця ситуація відбулася у минулому і виправити її буде важко, деякі підприємства радше погодяться вважати кошти, перераховані директорові, підзвітними. І запропонують оформити авансові звіти про видачу за рахунок таких коштів зарплати, з доданими відомостями. Тобто зробити проведення: Д-т 372 К-т 311 — на суму перерахованих директорові коштів, і Д-т 661 К-т 372 — на суму виплаченої за рахунок цих коштів директором зарплати працівникам.
Але, як наголошувалося вище, така операція не передбачена Положенням №637, а отже, не дозволена. Крім того, під звіт працівник має право отримати кошти на відрядження (тобто на власний проїзд, проживання і добові), а також кошти на здійснення цивільно-правових дій на користь підприємства (так звані господарські потреби) (див. щодо цього також п. 170.9 ПКУ). А розрахунки з працівниками з оплати праці регулюються не цивільним, а трудовим правом. І довести правомірність таких виплат і правильність їх оформлення буде неможливо.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»