Ліміт каси

До обліку касових операцій потрібно ставитися уважно, адже штрафні санкції у разі порушення передбачено чималі. Розгляньмо окремі питання, пов'язані з розрахунком встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Загальні правила

Порядок ведення касових операцій, а також окремі питання організації роботи з готівкою встановлює Положення №637. Ліміт каси — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час. До готівки Положення №637 відносить суму фактично одержаних готівкових коштів від реалізації товарів, робіт, послуг та позареалізаційні надходження. Поняття позареалізаційних доходів є доволі широким і фактично включає всі готівкові надходження, не пов'язані з реалізацією продукції, зокрема повернення невикористаних підзвітних сум, одержані у позику кошти, внески до статутного капіталу тощо. Облік операцій з готівкою ведуть у касовій книзі, в якій здійснюється первинний облік готівки. Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день її одержання) та в повній сумі оприбутковуватися. Облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень ведуть у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів (п. 2.6 Положення №637).

Для підприємств, що здійснюють операції з готівкою, встановлюються ліміт каси та строки здавання готівки до банку. Ліміт каси для себе підприємства встановлюють самостійно. У позаробочий час вони можуть тримати у своїх касах готівку у межах, що не перевищує встановленого ліміту каси. У ті дні, коли немає перевищення ліміту каси, кошти можна не здавати до банку. Готівка, що перевищує встановлений ліміт, обов'язково здається до банків для її зарахування на поточні рахунки підприємств, інакше підприємство несе відповідальність у вигляді штрафу (про що далі).

Чи всі госпсуб'єкти повинні встановлювати ліміт каси?

Банкам та підприємцям, незалежно від системи оподаткування, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюють (п. 2.7 Положення №637). Відповідно, всі питання, які будуть розглянуті нижче, стосуються лише юросіб, які не є банківськими установами.

Зверніть увагу: відсутність обов'язку встановлювати ліміт каси не означає, що підприємцям не треба дотримувати всіх вимог касової дисципліни. Наприклад, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки або за проведення готівкових розрахунків без надання покупцю платіжного (розрахункового) документа (товарного або касового чека¹, розрахункової квитанції, які підтверджують факт сплати готівкових коштів) чи недотримання граничної суми розрахунків готівкою протягом одного дня (див. Постанову НБУ від 06.06.2013 р. №210) до підприємців теж застосовується відповідальність, установлена чинним законодавством.

¹ Право не застосовувати РРО мають лише підприємці — платники ЄП (п. 6 ст. 9 Закону України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»).

Також ліміт каси не встановлюється релігійним організаціям (релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності (п. 5.6 Положення №637). Отже, і про цих юросіб далі в цій статті не йдеться.

Якщо діяльність підприємства передбачає готівкові розрахунки, слід розрахувати ліміт каси. Між іншим, до визначення «готівкові розрахунки» п. 1.2 Положення №637 відносить не лише виручку за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) й інше майно, а й операції, які безпосередньо не пов'язані з такою реалізацією. Тож ліміт каси можуть не встановлювати лише ті СГ, які здійснюють діяльність виключно у безготівковій формі. Отже, якщо підприємство не встановило ліміт каси, то він вважається нульовим. А це означає, що вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною, з відповідними наслідками.

Тож радимо всім підприємствам, зокрема й тим, що здійснюють розрахунки лише у безготівковій формі, встановлювати ліміт хоча б у мінімальному розмірі. Адже навіть у тих підприємств, які не реалізують продукцію за готівку, можуть бути операції, пов'язані з готівковими коштами (наприклад, видача та повернення коштів на госппотреби, відрядження тощо). Тому при нульовому ліміті каси таке підприємство, якщо вчасно не здасть залишок готівки до банку, потрапить під штрафні санкції.

Який порядок встановлення ліміту каси?

Порядок розрахунку ліміту каси визначає глава 5 Положення №637. Розраховується ліміт каси підприємством самостійно і до відома обслуговуючого банку не доводиться. Розмір ліміту каси прямо залежить від обсягу касових надходжень (крім тих коштів, які підприємство отримало до каси з банку), який зазначається у рядку 1 Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (це додаток 8 до Положення №637), або від видачі готівки з каси, яка зазначається у рядку 3 цього Розрахунку.

Згідно з п. 5.3 Положення №637, за рішенням керівництва (таке рішення затверджується внутрішніми наказами, розпорядженнями) розрахунок здійснюють на підставі або розрахунку середньоденного надходження готівки до каси (рядок 2 Розрахунку), або її середньоденної видачі з каси (рядок 4 Розрахунку).

Якщо підприємство є новоствореним або щойно розпочинає готівкові розрахунки (досі розрахунки були виключно безготівкові) і не має фактичних даних про обіг готівки в касі в минулому, ліміт каси встановлюють на перші три місяці згідно з прогнозними розрахунками. Згодом такий ліміт у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців роботи підприємства переглядають за фактичними показниками. Відлік перших трьох місяців роботи, як сказано у листі Нацбанку від 14.02.2007 р. №11-213/599-1576, починається з дня проведення першого розрахунку готівкою (аналогічну відповідь можна знайти у ЗІР, категорія 109.16).

Зверніть увагу: якщо підприємство не мало надходжень готівкової виручки, але мало готівкові витрати, ліміт каси встановлюють за видатками готівки (зокрема, на відповідні закупівлі, пов'язані з господарськими потребами) на підставі середньоденної видачі готівки.

Що таке мінімальний ліміт каси?

Якщо у підприємства середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, у Розрахунку дорівнює нулю або не перевищує 10 н. м. д. г. (170,00 грн), воно може встановити ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 170,00 грн (абз. 5 п. 5.4 Положення №637). Рекомендуємо всім підприємствам цією можливістю скористатися. Адже, як ми вже зазначили, якщо ліміт каси не встановлено, то він вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в касі підприємства на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною, крім випадків, визначених п. 5.9 Положення №637¹.

¹ Якщо кошти були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючого банку не пізніше наступного робочого дня банку або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства, додатково див. «ДК» №31/2014.

Ліміт каси для небанківських фінустанов та операторів поштового зв'язку

Згідно з абз. 6 п. 5.4 Положення №637, небанківські фінансові установи й оператори поштового зв'язку самостійно визначають порядок розрахунку ліміту каси з урахуванням особливостей діяльності та режиму роботи цих установ, обсягу готівкових надходжень (видатків), строків здавання готівки тощо і на підставі зазначеного встановлюють розмір ліміту каси. Таблицю «Касові обороти» у Розрахунку вони при цьому не заповнюють.

Чи треба встановлювати ліміт каси філіям?

Для кожного відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок ліміту залишку готівки в касі (абз. 2 п. 5.2 Положення №637). Порядок розрахунку ліміту каси в них аналогічний до зазначеного вище, але доводиться до їх відома внутрішніми наказами підприємства — юридичної особи. Адже, якщо ліміт каси для філії не встановлено, враховуючи вимогу п. 5.8 Положення №637, він вважається нульовим.

За нормою п. 2.8 Положення №637, філії підприємств можуть здавати готівкову виручку безпосередньо до кас юросіб або до банку для її зарахування на банківські рахунки підприємства. Тож понадлімітні кошти філії мають видаватися на потреби підприємства (з оформленням касових ордерів), здаватися до банку або до каси підприємства.

Чи треба переглядати ліміт каси у зв'язку зі зниженням готівкових оборотів?

Перегляд в обов'язковому порядку встановленого раніше ліміту каси передбачено лише у разі застосування ліміту за прогнозними розрахунками (це випадок, зазначений в абз. 3 п. 5.2 Положення №637, про це ми згадували вище). Також установлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки, як сказано у п. 5.11 Положення №637, можуть переглядатися:

— у зв'язку зі змінами законодавства України;

— за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).

Отже, підприємства не зобов'язані переглядати ліміт каси, встановлений за фактичними показниками надходження або витрачання готівки за попередній період.

Як наголошувалося у листі НБУ від 01.12.2009 р. №11-113/5438-22292, «скорочення обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства є підставою для перегляду встановленого ліміту каси. Однак вимоги щодо обов'язкового перегляду встановленого ліміту каси у зв'язку зі скороченням обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства Положення не містить». Отже, обов'язкової вимоги щодо перегляду встановленого підприємством ліміту каси у зв'язку зі скороченням оборотів за надходженнями готівки не визначено. Пунктом 5.11 Положення №637 передбачено лише можливість такого перегляду.

Чи є відповідальність за невстановлення ліміту каси?

Так, згідно з п. 5.12 Положення №637 керівники підприємств несуть відповідальність за встановлення ліміту каси та за достовірність показників, зазначених у Розрахунку. Як сказано у п. 7.21 Положення, під час перевірки дотримання підприємством ліміту каси визначається наявність самостійно встановленого ліміту каси та відповідність його розрахунку, уточнюються за наказами, розпорядженнями чи іншими розпорядчими документами суми самостійно доведених підприємством лімітів кас своїм відокремленим підрозділам. Якщо встановленого ліміту на підприємстві (у його відокремлених підрозділах) не було або він був установлений (розрахований) неправильно чи з помилками в документальному оформленні, то такий ліміт каси вважається нульовим. Якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, визначених п. 5.4 Положення №637, то він уважається встановленим на рівні зазначених граничних розмірів. А отже, будь-яка сума, яка перевищує ліміт каси (крім тих, які можуть зберігатися в касі понад установлений ліміт), вважатиметься понадлімітною і прямо впливатиме на розмір штрафу, який сплатить підприємство-порушник.

Відповідно до п. 1 Указу №436, за перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі передбачено відповідальність — у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день.

Щоб дізнатися, як проходять перевірки дотримання встановленого ліміту залишку готівки в касі, слід звернутися до Методрекомендацій №210, підрозділ 4.4.

Які кошти можуть зберігатися в касі понад установлений ліміт?

Для забезпечення господарських потреб підприємствам заборонено накопичувати готівку в касах понад установлений ліміт. Єдиний виняток, що дозволяє зберігати в касі готівку за рахунок виручки понад установлений ліміт каси, — це готівка для виплат, які належать до фонду оплати праці, а також пенсії, стипендії і дивіденди (абз. 2 п. 2.10 Положення №637).

Якщо готівка для згаданих виплат одержана з банку і її сума перевищує встановлений ліміт, підприємства мають право зберігати такі суми у касі протягом 3 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку¹.

¹ Для проведення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їхніх касах понад установлений ліміт каси протягом 5 р. д., включаючи день одержання готівки в банку (п. 2.10 Положення №637).

А от кошти, одержані в банку на інші виплати, слід видавати працівникам того самого дня. Суми готівки, одержані в банку та не використані за призначенням протягом вищевстановлених строків, підприємство повертає до банку не пізніше наступного робочого дня банку або може залишати у касі лише в межах установленого ліміту.

Зберігати готівку для виплат з оплати праці, які здійснюються за рахунок готівкових надходжень не з банку (з виручки), дозволено протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси видаткових відомостях (додаток 1 Положення №637) на виплату грошей. Зверніть увагу: підприємство не може накопичувати готівкову виручку понад установлений ліміт каси завчасу, до настання строків виплати зарплати. Лише з дня настання строків виплати зарплати кошти, що надходять у складі виручки, спрямовуються на виплату зарплати.

Нормативна база

• Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
• Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
• Методрекомендації №210 — Методичні рекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. №210.

Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»