Форми і порядок ведення документообігу на підприємствах поступово змінюються. У житті кожного СГД дедалі більше з'являється електронних документів. Але паперових — не меншає, адже бухгалтерський, а надто податковий облік, потребує документального підтвердження (фіксування) здійснених господарських операцій. Яка доля створених на підприємстві документів?
Документи зі строком постійного і тривалого зберігання та з особового складу у разі ліквідації юрособи повинні здаватися до установи Національного архівного фонду України (далі — НАФ) для наступного зберігання. Обов'язок такої передачі для юросіб встановлено ч. 3 ст. 32 Закону №3814 — нормативного документа, який містить основні засади для визначення цінності тих документів, що створюються на підприємствах, а також їх подальшої долі, зберігання або знищення (утилізації).
Крім того, юрособи можуть передати зазначені документи до НАФ після закінчення терміну їх зберігання у таких юросіб. При цьому державні і комунальні організації передають документи до НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою (п. 2.4 р. ІІ Переліку №578/5).
Зі статті 6 Закону №3814 ми дізнаємося, що внесення документів до НАФ або вилучення документів із нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією з фахівців архівної справи і діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців. Принципи та критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій встановлені Порядком №1004.
Згідно з п. 14 Порядку №1004, до складу експертної комісії юрособи включають керівників служби діловодства й архівного підрозділу, працівників структурних підрозділів, а також представників експертно-перевірних комісій державних архівів, у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою).
Нагадаємо, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності заборонено — це прямо передбачено ст. 6 Закону №3814, п. 6 Порядку №1004, п. 4 Правил №16 та п. 2.13 Переліку №578/5. Таке незаконне знищення ще не раз може вдарити по підприємству.
Зокрема, п. 44.3 ПКУ вимагає від платників податків зберігати документи, на підставі яких було створено подану податкову звітність, а також документи, пов'язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності. Якщо документи пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПКУ (п. 44.4 ПКУ). У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення таких документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, який здійснив митне оформлення митної декларації. Платник податків мусить відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (п. 44.5 ПКУ). Отже, незаконне знищення документів не тільки є порушенням чинного законодавства, яке саме по собі передбачає сплату штрафів (про це — далі), а й тягне за собою обов'язок відновити втрачені документи, і підприємство без застережень буде притягнуто до відповідальності за наслідками перевірки, яка встановить факт втрати документів.
Строки зберігання документів
Перш ніж передати створені документи до НАФ, підприємство певний час зберігає їх у себе, у т. ч. у власному архіві (за його наявності). Строки такого зберігання встановлює Перелік №578/5. Звісно, він дуже великий, тож у цій статті автор його не наводить (зацікавлені особи завжди можуть звернутися безпосередньо до Переліку), але нагадає основні правила зберігання документів на підприємстві та подальшої передачі їх або знищення.
По-перше, Перелік №578/5 створено насамперед для використання юридичними особами. Але він може використовуватися також фізособами-підприємцями (п. 1.4 р. І Переліку №578/5).
Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними — їх не можна скорочувати (п. 1.7 р. І Переліку №578/5). Але чи можна подовжити? Так, подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком, допускається — у разі якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. Тобто якщо юрособа має необхідність (поважні підстави) не здавати до архіву певні документи або не знищувати їх, під час проведення експертизи документів навіть з ініціативи установи НАФ це має бути враховано, і примусове вилучення таких документів не відбувається, навіть якщо загальновстановлений мінімальний строк їх зберігання у юрособи вже закінчився.
Хоча наразі Перелік №578/5 і не приділяє електронній формі документообігу того рівня уваги, який відповідає зростаючій кількості електронних документів у діяльності підприємств, проте у ньому є згадки про такі документи, зокрема, у вигляді електронних баз даних з певних видів інформації. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 р. І Переліку №578/5). Крім того, частиною 9 таблиці Переліку спеціально встановлено строки зберігання певних видів саме електронної документації — сертифікатів цифрових ключів, повідомлень про прийняття та реєстрацію електронних документів тощо.
Перелік №578/5 наводить строки зберігання документів, як правило, у вигляді конкретних цифр, наприклад 3 роки, 10 років, 75 років. Але іноді такі строки виражено не цифрами, а словами. Так, строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню. Строк зберігання «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а в разі ліквідації організації підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів приймають експертно-перевірні комісії державного архіву.
Відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим від одного року.
Особливу увагу слід звернути на позначку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» — вона конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації. Таким чином, до завершення зазначених перевірок, навіть якщо мінімальний строк зберігання документів на підприємстві вже закінчився, передати їх на експертизу цінності не можна.
Додамо також, що мінімальні строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2014 році, починається з 1 січня 2015 року. І якщо такий строк установлено, наприклад, у розмірі 3 роки, то такий документ повинен зберігатися на підприємстві до 31.12.2017 р. включно. Це відрізняється від наведених вище норм п. 44.3 — 44.4 ПКУ, але слід зважати, що ПКУ встановлює лише правила податкового обліку і не поширюється на інші аспекти діяльності підприємства. Тож і податкові норми, і наведені в Переліку №578/5 щодо зберігання документів на підприємстві слід виконувати одночасно, зберігаючи документи протягом того строку, який є довшим.
Проведення експертизи
Як правило, проведення експертизи є справою добровільною і призначають її здебільшого з ініціативи власника документів. Утім, вона може проводитися і за ініціативою установи НАФ за згодою власника (ч. 3 ст. 6 Закону №3814). А пп. 4.2.1 Правил №16 прямо встановлено, що підприємства, установи й організації незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.
Згідно з п. 22 — 23 Порядку №1004, експертна комісія юрособи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії проектів описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, проектів описів справ з кадрових питань (особового складу) тощо. Також саме ці комісії складають проекти актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Саме ці акти дають змогу підприємству утилізувати зазначені документи без негативних наслідків для себе. Ці проекти погоджує експертно-перевірна комісія відповідного рівня (п. 19 Порядку №1004). У разі незгоди з висновком експертно-перевірної комісії власник документів може таке рішення оскаржити у порядку, встановленому п. 27 Порядку №1004.
Перш ніж передати документи до НАФ, вони впорядковуються у справи (відповідно до п. 3.2 Правил №16). Згідно з ч. 8 ст. 6 Закону №3814, таке впорядкування документів здійснюють коштом власника документів. Отже, це робить або працівник — відповідальна особа на підприємстві, або сторонні фахівці за відповідною угодою. Витрати з оплати праці такого найманого працівника або робіт сторонніх фахівців на підставі відповідного акта власник документів відносить до складу адміністративних витрат (як у бухгалтерському, так і в податковому обліку) в тому періоді, в якому вони були понесені (п. 5, 18 П(С)БО 16, п. 138.5 ПКУ, пп. 138.10.2 ПКУ).
Передача документів до НАФ
До НАФ документи передають в оригіналі. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів (п. 2.15 р. ІІ Переліку №578/5).
Передають справи лише за описами, що їх складають особи, відповідальні за діловодство на підприємстві. Залежно від того, як оцінено документи, на підприємстві може бути створено три типи описів:
— опис справ постійного зберігання;
— опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
— опис справ з особового складу.
Описи справ структурного підрозділу складають за формою, визначеною Правилами №16. У підприємства залишається примірник опису з позначками, які саме справи передано до НАФ.
Ліквідація документів
Щодо тих документів, які не передаються до НАФ і термін зберігання яких на підприємстві закінчився, експертна комісія складає акт (у двох примірниках на всі документи підприємства загалом). У ньому зазначається і подальша доля таких документів — знищення або утилізація (тобто оприбуткування підприємством їх як макулатури і здавання до пунктів приймання вторсировини). При цьому спосіб ліквідації документів обирається залежно від їх кількості. Згідно з пп. 4.5.10 Правил №16, якщо обсяг документів, виділених до знищення, є незначним1, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка. Інакше — документи слід здати як макулатуру. Дату здавання документів, їх вагу та номер накладної зазначають в актах про вилучення документів для знищення.
1 Що таке «незначний обсяг справ», Правила №16 не встановлюють, тож це має вирішити сама експертна комісія на власний розсуд.
Оприбуткування макулатури відбувається на субрахунку 209 «Інші матеріали» одночасно з визнанням доходів за кредитом субрахунка 746 «Інші доходи».
Дохід від реалізації такої макулатури визнається за кредитом субрахунка 712 «Дохід від реалізації інших оборотних активів», а їх визнана первісна вартість (за ціною можливої реалізації) потрапляє до дебету субрахунка 943 «Собівартість реалізованих виробничих запасів». Аналогічно відбувається і податковий облік зазначених операцій, при цьому платник податку на прибуток має право визнати податкові витрати у сумі собівартості реалізованої вторсировини за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації, в податковому періоді, в якому визнано доходи від реалізації (див. лист ДПСУ від 30.01.2013 р. №1445/6/15-1415, «ДК» №11/2013).
Що ж до ПДВ, то п. 23 підр. 2 р. ХХ ПКУ встановлено тимчасову (до 01.01.2015 р.) пільгу — звільнення від оподаткування ПДВ операцій з постачання паперу та картону для утилізації (макулатури та відходів) товарної позиції 4707 згідно з УКТ ЗЕД.
Відповідальність за порушення
Найчастіше зі штрафними санкціями за незбереження документів юрособи стикаються під час податкових перевірок. Адже за незбереження документів, зазначених у п. 44.1 ПКУ, протягом визначеного п. 44.3 — 44.4 ПКУ терміну (див. вище) встановлено відповідальність згідно з п. 121.1 ПКУ.
Так, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн.
І це незважаючи на те, що наявність первинних документів та податкової звітності свідчить про ведення ще й податкового обліку. А відсутність такого обліку тягне за собою адміністративну відповідальність, передбачену ст. 163-1 КУпАП, — від 5 до 10 н. м. д. г. (85 — 170 грн). Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 15 н. м. д. г. (170 — 255 грн).
Нормативна база
- ПКУ— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон №3814 — Закон України від 24.12.93 р. №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
- Порядок №1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту України від 12.04.2012 р. №578/5.
- Правила №16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. №16.
- П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.99 р. №318.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»