Переплата лікарняних

У березні 2014 р. працедавець припустився помилки під час розрахунку працівникові допомоги з тимчасової непрацездатності: у лікарняному листку неправильно зазначив страховий стаж. Унаслідок цього замість 60-процентного розміру допомоги було застосовано 100-процентний розмір, через що завищено суму допомоги, що підлягає виплаті працівникові. Для виплати цієї допомоги від ФСС з ТВП було отримано кошти, виплачені працівникові у квітні 2014 р., а в травні виявлено цю помилку. Як її виправити самостійно?

Згідно зі ст. 37 Закону №2240, працівник має право на допомогу з тимчасової непрацездатності (далі — лікарняні) у розмірі 60%, 80% або 100% середньої заробітної плати, залежно від його страхового стажу, а також наявності певного статусу (статус 1 — 4 категорії осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, статус донора тощо). Якщо під час розрахунку лікарняних були використані неправильні дані про стаж або статус, то внаслідок цієї помилки буде неправильно розраховано і суму лікарняних.

Порядок надання допомоги з тимчасової непрацездатності описано в ст. 35 — 37, 50 — 53 Закону №2240. Так, комісія (або уповноважений) з соціального страхування повинна розглянути лікарняний листок працівника протягом 10 днів¹ з дня його надходження (ст. 52 Закону №2240). Відтак, у разі якщо комісія (уповноважений) прийняла рішення оплатити лікарняний листок, протокол із таким рішенням та сам лікарняний листок передають до бухгалтерії працедавця.

¹ На нашу думку, тут маються на увазі календарні дні, а не робочі дні за графіком підприємства.

Суму лікарняних та реквізити листка непрацездатності заносять до форми заяви-розрахунку згідно з додатком до Порядку №26. Отримавши від страхувальника заяву-розрахунок, ФСС з ТВП не може перевірити правильність розрахунку суми лікарняних. Також Порядком №26 не передбачено подання разом із заявою-розрахунком копій лікарняних листків та інших документів, що підтверджують правильність зазначених у ньому даних. Як правило, після отримання заяви-розрахунку робочий орган ФСС з ТВП перераховує зазначену у ньому суму на рахунок підприємства-страхувальника, відкритий спеціально з цією метою (ч. 2 ст. 21 Закону №2240). Якщо підприємство покаже в заяві-розрахунку завищену суму і не виявить помилку до моменту отримання фінансування від ФСС з ТВП, воно отримає від Фонду зайве фінансування.

За умовами запитання підприємство вже встигло в квітні 2014 р. виплатити працівникові надміру нараховану суму лікарняних, що було виявлено лише в травні 2014 р. Надміру отриману суму від ФСС з ТВП підприємство мусить повернути Фонду якнайшвидше. На нашу думку, зробити це потрібно з поточного рахунка підприємства, бо спецрахунок, відкритий з метою соцстрахування, призначено тільки для отримання коштів від ФСС з ТВП і виплати їх працівникам (ч. 2 ст. 21 Закону №2240). Ми не рекомендуємо зараховувати на нього власні кошти з поточного рахунка підприємства, навіть з метою подальшого повернення їх на адресу ФСС з ТВП.

Проте швидкість повернення таких коштів не вплине на розмір штрафу, що його сплатить страхувальник. Якби кошти були надміру отримані і підприємство знало про це ще до їх виплати, то їх потрібно було б повернути ФСС з ТВП, відповідно до ч. 1 ст. 21 Закону №2240, протягом 3-х робочих днів. Інакше, як роз'яснює лист ФСС з ТВП від 05.04.2011 р. №01-16-755 (див. «ДК» №29/2011), до страхувальника застосовують штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернених або неповернених сум і пеню у розмірі 0,1% від таких сум та штрафних санкцій за кожен день прострочення.

Оскільки підприємство вже виплатило працівникові завищені лікарняні, воно допустило порушення, передбачене ч. 1 ст. 30 Закону №2240, яке полягає в неправомірному використанні коштів ФСС з ТВП у сумі зайво виплачених лікарняних. Цю суму підприємство зобов'язане повернути Фонду та сплатити штраф у розмірі 50% такої суми за результатами перевірки Фондом цього порушення. Зверніть увагу, що в цьому випадку порушення у вигляді несвоєчасного повернення коштів немає, бо підприємство вважало виплату лікарняних правомірною до того моменту, коли воно виявило цю помилку. Отже, воно не мало підстав для повернення сум, отриманих від фонду, до моменту виявлення помилки.

Крім того, посадові особи підприємства несуть адміністративну відповідальність згідно з ч. 2 ст. 30 Закону №2240. Така відповідальність передбачена ст. 165-5 КУпАП. Сума адміністративного штрафу при першому порушенні за рік становить від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн), а при повторному порушенні — вже від 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 340 грн).

Зайва виплата суми лікарняних на руки працівникові також потребує виправлення. «ДК» вже писав про подібну ситуацію в №27/2013. Нагадаємо, що згідно зі ст. 127 КЗпП працедавець має право утримувати із заробітної плати працівників суми, надміру виплачені їм унаслідок рахункових помилок. На думку автора, ця помилка також може бути класифікована як рахункова. Проте є терміни для прийняття рішення про таке утримання: його можна прийняти не пізніше ніж протягом одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Таке рішення оформляють наказом керівника підприємства.

Статтею 128 КЗпП та ст. 26 Закону про оплату праці передбачено, що загальний розмір усіх відрахувань із заробітної плати не повинен перевищувати 20% заробітної плати, що підлягає виплаті (тобто суми зарплати на руки після вирахування сум ПДФО та ЄСВ). Якщо сума надміру виплачених лікарняних перевищує цю межу, її потрібно буде утримувати поступово протягом кількох місяців.

Якщо ж помилку при обчисленні лікарняних виявлять після закінчення місячного терміну після виплати зайвої суми, її вже не можна буде утримати із зарплати працівника на підставі розпорядження керівника. Але якщо сам працівник не проти такого утримання або комісія з трудових спорів чи суд прийняли рішення про утримання, надміру виплачену суму можна буде утримати із зарплати і після закінчення зазначеного терміну. Якщо працівник не згоден з утриманням, а працедавець не обстоюватиме своє право на це утримання, суму заборгованості працівника доведеться списати до складу інших операційних витрат у бухгалтерському обліку проведенням Д-т 949 «Інші витрати операційної діяльності» К-т 663.

Приклад Працівникові бухгалтерії в квітні 2014 р. нарахували і виплатили суму лікарняних за рахунок ФСС з ТВП у розмірі 2000 грн, а потрібно було нарахувати за рахунок ФСС з ТВП 1200 грн (переплата 800 грн). Помилку виявили та виправили менш ніж через місяць після виплати лікарняних, на початку травня 2014 р. Повернуті суми ФСС з ТВП відображено у звіті за формою №Ф4-ФСС з ТВП.Бухгалтерський та податковий облік утримання і повернення надміру виплачених лікарняних, а також ПДФО і ЄСВ показано в таблиці.

Таблиця

Облік надміру виплачених лікарняних

Виправлення звітності з ЄСВ та ПДФО

Виправляють звітність з ЄСВ відповідно до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. №454. До таблиці 6 форми №Д4 потрібно додати рядок щодо того працівника, стосовно якого було завищено суму лікарняних. Цей рядок заповнюють за загальними правилами, з урахуванням таких особливостей. Оскільки було завищено суму лікарняних (суму доходу), то в графі 10 зазначають код типу нарахування — 3, у графі 11 — місяць, за який було здійснено це нарахування (у нашому прикладі — квітень 2014 р.). Графу 13 не заповнюють, тому що кількість днів лікарняних не змінилася, а була завищена лише їх сума. У графах 17 і 18 зазначають суму, на яку завищено лікарняні, за даними прикладу це 800 грн. У графі 19 — суму ЄСВ, яка припадає на сторновану суму лікарняних (за даними прикладу — 16 грн). Суми проставляють зі знаком «мінус» (див. лист ПФУ від 28.02.2014 р. №5463/05-10). Графи 20 — 22 заповнюють у загальному порядку. Одночасно суми коригувань відображають у рядку 7 таблиці 1 форми №Д4: у підрядку 7.1.8 — суму сторнованого ЄСВ з роботодавця (за даними прикладу — 265,60 грн), а в підрядку 7.3.5 — сторнований ЄСВ з працівника (за даними прикладу — 16,00 грн). У рядку 7 наводять суму рядків 7.1.8 та 7.3.5 (265,60 + 16,00 = 281,60 грн). У підрядку 7.4 — суму лікарняних (у прикладі — 800 грн). Зміст помилки можна сформулювати так: «Помилково завищена сума лікарняних — застосовано розмір допомоги 100% замість 60%».

Про виправлення помилок у формі Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма №1ДФ), затвердженого наказом Міндоходів від 21.01.2014 р. №49, «ДК» писав у №19/2014.

Нормативна база

• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
• КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
• Закон №2240 — Закон України від 18.01.2001 р. №2240-III «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням».
• Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
• Порядок №26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою ФСС з ТВП від 22.12.2010 р. №26.

Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»