Наше підприємство займається будівельними роботами. З виробничою метою (фотофіксація виконаних робіт) та для звітування перед замовниками ми вирішили придбати фотоапарат. Крім того, для керівника придбали валізу, оскільки об'єкти розташовані по всій Україні і йому слід час від часу виїжджати у відрядження для інспектування проведення робіт. Як показувати такі витрати в обліку? Чи буде в цьому випадку зв'язок із госпдіяльністю?
Податковий облік
Про фотоапарат
Згідно з пп. 14.1.138 ПКУ, ОЗ — це матеріальний актив, призначений для використання у госпдіяльності підприємства, вартість якого перевищує 2500 гривень і поступово зменшується у зв'язку з фізичним або моральним зносом, а очікуваний строк корисного використання (експлуатації) його з дати введення в експлуатацію становить понад один рік (або операційний цикл, якщо він довший за рік).
Тож у принципі, якщо вартість фотоапарата понад 2500 грн, то його слід віднести до ОЗ. Адже ви такий необоротний об'єкт використовуватимете в господарській діяльності — для фотофіксації виконаних будівельних робіт для власного аналізу та звітування перед покупцями. Для уникнення непорозумінь із податківцями радимо в наказі про введення в експлуатацію фотоапарата як ОЗ зазначити, що він придбаний саме із вищезгаданою метою. Крім того, якщо у податківців у майбутньому і виникатимуть запитання, то завжди можна буде показати звіти з фото, які надаються замовникам будівельних робіт.
На нашу думку, також варто визначити відповідального працівника, за яким закріпити фотоапарат як об'єкт ОЗ, та включити фотографування до кола його обов'язків. Усе це — зафіксувати у наказі керівника.
Відповідно до п. 144.1 ПКУ, витрати на придбання основних засобів для використання в господарській діяльності підлягають амортизації. А ось до первісної вартості об'єкта ОЗ потраплять у вашому випадку лише суми, що сплачуються постачальникам активів (продавцю фотоапарата), без непрямих податків (п. 146.5 ПКУ).
Фотоапарат як окремий об'єкт ОЗ, на нашу думку, потрапить до групи 4 «Машини та обладнання», а саме: як інші машини для автоматичного оброблення інформації. Адже цифровий фотоапарат автоматично обробляє інформацію. Після введення в експлуатацію об'єкта ОЗ амортизацію нараховують протягом строку корисного використання (експлуатації) об'єкта ОЗ, який встановлюється наказом по підприємству при визнанні ОЗ активом (при зарахуванні на баланс). Згідно з п. 145.1 ПКУ, мінімально допустимий строк корисного використання (експлуатації) об'єкта ОЗ для 4-ї групи в нашому випадку буде 2 роки. Нараховують амортизацію починаючи з місяця, наступного за місяцем введення об'єкта ОЗ в експлуатацію (п. 146.2 ПКУ).
Якщо ж вартість фотоапарата менша за 2500 грн, то такий необоротний об'єкт не потрапить до ОЗ згідно з встановленими ПКУ критеріями. У такому разі він знайде своє місце в малоцінних необоротних матеріальних активах (група 11 ОЗ). Для цієї групи не встановлено мінімально допустимого строку корисного використання об'єкта (п. 145.1 ПКУ). Такі активи можуть амортизуватися за рішенням платника податків у першому місяці використання об'єкта в розмірі 50 відсотків його вартості, яка амортизується, а решта 50 відсотків вартості, яка амортизується, — у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання активом або в першому місяці використання об'єкта в розмірі 100 відсотків його вартості (пп. 145.1.6 ПКУ).
Про валізу
Тут усе складніше. Так, у разі якщо валіза використовуватиметься керівником лише з господарською метою (наприклад, перевезення документів, службового ноутбука, рекламного або інформаційного матеріалу), то у податковому обліку її можна показати як МНМА (її вартість у більшості випадків менша від 2500 грн, а строк експлуатації зазвичай понад один рік). Звісно, зв'язок використання валізи з госпметою доводитиметься лише вашими твердженнями та наказом про передання у використання валізи керівникові лише з господарською метою.
Але є велика ймовірність, що податківці вважатимуть: валіза ніяк не використовується з господарською метою. Адже, найімовірніше, крім службових речей, керівник перевозитиме і власні, а то й узагалі використовуватиме валізу з власною метою. Тож ті бухгалтери, які не хочуть конфліктувати з податківцями, можуть у податковому обліку не показувати такий необоротний об'єкт узагалі.
У допитливих бухгалтерів виникне запитання: а чи не буде додатковим благом купівля валізи для використання її керівником? На нашу думку, додаткового блага не буде. Адже підприємство не передаватиме валізу безкоштовно безпосередньо керівникові. Крім того, в наказі по підприємству може бути визначено, що така валіза використовуватиметься лише для службових відряджень. Додатково варто зазначити, що можна передавати її в користування іншим працівникам підприємства, які скеровуються у відрядження, і забороняється використовувати її з особистою метою.
При цьому кожне передання матеріально відповідальною особою валізи іншим працівникам для використання у відрядженні та повернення її після службової поїздки теж треба документально фіксувати. Для цього можна завести на підприємстві Книгу обліку використання валізи довільної форми, де й фіксувати відповідні дані. Обов'язок ведення такої книги покласти на завгоспа або звичайного менеджера.
Крім того, навіть якщо припустити, що працівники періодично використовуватимуть валізу з особистою метою, то як можна визначити суму наданого додаткового блага? Адже підприємство послуг з прокату валіз не надає. Тож додаткового блага в цьому разі немає.
Бухгалтерський облік
Фотоапарат
Фотоапарат, як ми встановили вище, використовується в господарській діяльності підприємства й очікуваний строк його корисного використання (експлуатації) більший від одного року. Як і в податковому обліку, він може бути як ОЗ, так і малоцінним необоротним матеріальним активом (залежно від того, яка вартісна межа встановлена в наказі про облікову політику).
ОЗ на балансі відображають за первісною вартістю згідно з п. 7 П(С)БО 7 «Основні засоби». Витрати на його придбання — за дебетом субрахунка 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів» (відповідно з кореспонденцією за кредитом з субрахунком 685). При введенні в експлуатацію роблять проведення К-т 152 — Д-т 104 «Машини та обладнання». Амортизують ОЗ за методами, визначеними в п. 26 П(С)БО 71.
1 Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну України від 27.04.2000 р. №92.
Якщо фотоапарат через незначну вартість не потрапить до групи ОЗ, тоді його відображають як малоцінний необоротний матеріальний актив (пп. 5.2.2 П(С)БО 7). Витрати на придбання такого об'єкта акумулюють на дебеті субрахунка 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів» (відповідно, з кореспонденцією за кредитом із субрахунком 685) з подальшим віднесенням на дебет субрахунка 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» з кредиту субрахунка 153. При цьому, як правило, амортизацію нараховують або в першому і в останньому місяці використання по 50% від його вартості, або в першому ж місяці списують всі 100% (п. 27 П(С)БО 7). При введенні фотоапарата (а також і валізи) в експлуатацію використовується форма №ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів», де зазначається, за ким саме закріплюється цей актив.
Валіза
Такий об'єкт слід обліковувати як МНМА (якщо валіза дорожча за прийнятий критерій ОЗ на підприємстві, то матимемо справу з ОЗ, але це малоймовірно). Облік витрат і відображення будуть такими самим, як для фотоапарата, який потрапить до МНМА.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»