Добові витрати для відряджень

Добові витрати для відряджень

У яких розмірах можна віднести добові відряджених працівників до складу податкових витрат?

А що на практиці?

Наведемо граничні розміри добових витрат, які дозволено віднести до складу податкових у 2013 році. Так, з 1 січня 2013 року, згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, до складу податкових витрат можна включити добові в розрахунку за кожен календарний день відрядження у розмірі, наведеному у таблиці.

Таблиця

Максимальний розмір добових, які дозволено віднести до складу податкових витрат у 2013 році

Країна відрядження	Максимальне обмеження добових витрат	Максимальний розмір добових витрат
Україна	Не більше 0,2 мін. з/п на 1 січня звітного року*	Не більше 229,4 грн
За кордон	Не більше 0,75 мін. з/п на 1 січня звітного року*	Не більше 860,25 грн
* Мінімальна заробітна плата встановлена на 1 січня 2013 р. згідно зі ст. 8 Закону України від 20.11.2012 р. №5515-VI «Про Державний бюджет на 2013 рік» і становить 1147 грн

Зверніть увагу: ПКУ визначає граничні розміри добових, які можуть бути включені до складу податкових витрат СГД, але зобов'язань встановлювати саме такі суми добових, як передбачено пп. 140.1.7 ПКУ, немає. Тому підприємство може:

1) у наказі по підприємству чи в інших документах (наприклад, положенні про відрядження по підприємству, яке затверджене наказом) встановити свій розмір добових, який не обов'язково має бути максимальним. Можна встановити кілька розмірів добових, які виплачуватимуться працівникам залежно від їхньої посади або, наприклад, напрямку відрядження;

2) встановлювати розмір добових для кожного відрядження окремо відповідним наказом про відрядження.

Але пам'ятайте, що невиплата добових — це порушення трудових гарантій, встановлених ст. 121 КЗпП.

Підприємство може встановити і більший розмір добових, ніж визначено пп. 140.1.7 ПКУ, але відносити до складу податкових витрат можна лише добові у граничних розмірах, установлених зазначеним підпунктом ПКУ.

Приклад

За наказом керівника працівника Іванова I. I., директора відділу підбору персоналу, направлено у відрядження строком на 4 дні (04.02.2013 р. — 07.02.2013 р. включно). Розмір добових визначено та зафіксовано в наказі про відрядження на рівні 250 грн/день. Було видано аванс у розмірі 2500,00 грн Після повернення з відрядження 07.02.2013 р. працівник повернув невитрачені 60 грн до каси підприємства. Облік цієї операції див. у таблиці.

Таблиця

Бухгалтерський та податковий облік виплати добових

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн	Витрати в податковому обліку
		Д-т	К-т
1.	Видано аванс	372	301	2500,00	—
2.	Після затвердження звіту про використання коштів і отримання підтвердних документів списуються витрати на проїзд (360 грн, в т. ч. ПДВ — 60 грн)) та проживання в готелі (1080 грн в т. ч. ПДВ — 180 грн)	92	372	1200,00	1200
3.	ПК з ПДВ у частині проживання в готелі та вартості квитків	641/ПДВ	372	240,00	—
4.	Добові: — у межах норм (229,4 х 4 дні) — понад норми (20,6 х 4 дні)	92 949	372  372	917,60  82,4	917,60 —
5.	Утримано ПДФО із добових понад норми, встановлені пп. 140.1.7 ПКУ 82,4 х 1,17647* х 15% = 14,54 грн	661	641/ПДФО	14,54	—
6.	Повернуто в касу невикористані кошти	301	372	60,00	—
* «Натуральний» коефіцієнт розраховується за формулою К = 100 : (100 - Сп), де К — коефіцієнт, а Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування. У 2013 році до суми доходів, у тому числі коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки (див. також пп. 170.9.1 ПКУ), в межах 11470 грн застосовується ставка 15%, а з суми перевищення — 17% (п. 167.1 ПКУ).

 

Як правильно визначити суму добових за час відрядження?

А що на практиці?

Сума добових за час відрядження визначається так:

1) у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

2) до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

У пп. 140.1.7 ПКУ чітко зазначено, що за відсутності згаданих відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу податкових витрат платника податку.

Зверніть увагу: особливою умовою для віднесення сум добових під час закордонних відряджень працівників (до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд) є наявність відміток прикордонників про перетин кордону (виїзду та в'їзду). Пам'ятайте, що проставляння таких відміток для прикордонників не є обов'язковим — такі відмітки ставляться на вимогу громадян України (пп. 1 ч. 3 ст. 12 Закону України від 05.11.2009 р. №1710-VI «Про прикордонний контроль»).

Тому рекомендуємо перед відрядженням нагадати працівникові про необхідність отримання відміток про перетин кордону України під час виїзду та в'їзду за особистим зверненням до прикордонників (звісно, таке нагадування можна прописати і в наказі про відрядження).

Які документи підтверджують правильність визначення сум добових та законність їх віднесення до складу податкових витрат?

А що на практиці?

Як ми зазначали, підтверджуватимуть правильність визначення суми добових, зокрема, наказ про відрядження та відповідні первинні документи (при відрядженні Україною та до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд). Що ж це за документи? На нашу думку (підкріплену листом ДПАУ від 18.06.2011 р. №11327/6/15-0516 та листом Мінфіну України від 04.05.2011 р. №31-07230-16-25/11433), такими документами є:

1) документи, що свідчать про понесені затрати на проїзд (транспортні квитки або рахунки, багажні квитанції) під час відрядження, оренду авто та бронювання квитків, а також електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, у т. ч. чартерних рейсів;

2) рахунки з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання, серед них і бронювання;

3) страхові поліси, квитанції про сплату за візу (дозвіл на в'їзд) тощо;

4) акти виконаних робіт (наданих послуг);

5) укладений під час відрядження договір чи контракт;

6) папери про участь відрядженої особи в заходах, які проводять за тематикою, пов'язаною з господарською діяльністю сторони, яка відряджає;

7) документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (попереднє листування);

8) інші документи, що засвідчують фактичність відрядження.

Чи можна компенсувати працівникові у повній сумі добові витрати, якщо у відрядженні він перебував у готелі, де до ціни включено сніданки?

А що на практиці?

Доволі часто трапляється, що до вартості номера готелю входить харчування, а в деяких випадках — навіть дворазове харчування. Чи слід у такому випадку зменшувати добові витрати?

Нагадаємо, що відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, у межах фактичних витрат відрядженої особи, зокрема витрати на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів у вигляді рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи.

ПКУ не дозволяє включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунка згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.

Для підприємств небюджетної сфери зменшення добових витрат, що враховуються під час обчислення податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування, включену до рахунка на проживання, ПКУ не передбачено.

Таку позицію підтверджує також лист ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415.