Відрядження працівників та ПДФО
Чи вважаються додатковим благом найманого працівника витрати на таксі, які були понесені ним під час відрядження в межах території України або за її межами та відшкодовані юрособою?
Думка ДПС України
Відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
Пунктом 170.9 ПКУ передбачено оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.
Витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платниками податку або є членами керівних органів таких платників податків, враховуються у складі витрат у порядку, встановленому пп. 140.1.7 ПКУ.
Так, при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, зокрема витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті). Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій).
До складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Сума витрат платника податку на відрядження, що не включаються до загального оподатковуваного доходу, тобто не підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, розраховується згідно з Інструкцією №59.
Зазначена Інструкція є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів.
Інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Оскільки тільки положення Інструкції містять поняття автомобільного транспорту загального користування, то при вирішення питання щодо оподаткування суми відшкодованих витрат на таксі, понесені найманим працівником під час відрядження в межах території України, слід користуватися Інструкцією.
Відповідно до п. 6 розділу ІІ Інструкції відрядженому працівникові в межах території України відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).
Згідно із п. 9 розділу ІІІ Інструкції витрати за користування таксі або оренду автотранспорту під час відрядження за кордоном можуть бути відшкодовані платнику податку лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами).
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).
Враховуючи те, що витрати на таксі, які були понесені найманим працівником під час відрядження як в межах території України, так і за кордоном, не підлягають обов'язковому відшкодуванню, але за рішенням керівника юридичної особи дані витрати були відшкодовані працівнику, то сума таких витрат буде вважатись додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ, та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.
Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ (15% та/або 17%).
Єдина база податкових знань, сайт ДПСУ www.sts.gov.ua
А що на практиці?
Абзац 1 пп. 140.1.7 ПКУ передбачає, що до податкових витрат потрапляють витрати на відрядження працівників у межах фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті). Такі витрати можуть потрапити до податкових витрат лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), та документа про сплату за всіма видами транспорту тощо (абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ).
Як бачите, працівникові можуть компенсувати, а підприємство має можливість включити до податкових витрат ще й кошти на оренду транспорту (абз. 1 пп. 140.1.7 ПКУ). У пп. 140.1.7 ПКУ прямо не заборонено відносити до витрат затрати працівника на таксі у відрядженні. Проте обережним платникам податків слід врахувати вищенаведену позицію податківців, а також консультацію на подібну тему, у якій податківці зазначають, що «відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) у місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування. ...Щодо витрат на відрядження, здійснених на проїзд у таксі, то зазначені витрати не включаються до складу витрат платника податку».
Чи вважається об'єктом оподаткування ПДФО збільшення розміру сум добових витрат на відрядження понад встановлені норми на підставі рішення керівництва?
Думка ДПС України
У 2013 році гранична сума добових витрат для відряджень у межах території України становить 229,40 грн, за кордон — 860,25 грн (враховуючи норми пп. 140.1.7 ПКУ).
Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:
а) на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом ІІІ ПКУ;
б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Враховуючи вищевикладене, сума перевищення добових витрат понад норми, встановлені пп. 140.1.7 п. ПКУ, відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ вважається доходом, отриманим платником податку від його працедавця як додаткове благо, та підлягає включенню до складу загального місячного оподатковуваного доходу платника податків, якщо таке перевищення не повернуто платником податку у встановлений для подання авансового звіту термін.
Єдина база податкових знань, сайт ДПСУ www.sts.gov.ua
Яку суму коштів необхідно відображати в податковому розрахунку за ф. №1ДФ (всю суму коштів, що видані на відрядження або під звіт, чи тільки суму коштів, що не повернуті своєчасно)?
Думка ДПС України
Відповідно до довідника ознак доходів, наведених у додатку до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПА України від 24.12.10 №1020, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки, відображаються у податковому розрахунку за ф. №1ДФ під ознакою доходу «118».
Згідно з пп. 164.2. ПКУ до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ.
При цьому, відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ, не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.
Нормами п. 170.9 ПКУ визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.
Враховуючи вищевикладене, у податковому розрахунку сум доходів, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ф. №1ДФ, під ознакою доходу «118» відображаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки.
Єдина база податкових знань, сайт ДПСУ www.sts.gov.ua
Чи повинна юрособа відображати у податковому розрахунку за ф. №1ДФ виплати на користь фізособи — платника ЄП, яка надала послуги відрядженому працівнику?
А що на практиці?
До складу податкових витрат платника податку на прибуток включаються, зокрема, витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з ним, у тому числі витрати на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень (див. пп. 140.1.7 ПКУ).
Зазначені витрати можуть бути включені до складу податкових витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів — рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
У ситуації, описаній у запитанні, фізична особа — підприємець — платник єдиного податку надає послуги громадянину, який сплачує кошти за отримані послуги. У цьому випадку підприємство (юридична особа) лише компенсує витрати працівника на відрядження, тобто не є податковим агентом щодо фізичної особи — підприємця, а отже, податковий розрахунок за формою №1ДФ подавати не зобов'язане.
Такої ж думки дотримується ДПСУ, зокрема у Єдиній базі податкових знань.