Інші витрати у відрядженні:
підтвердження та облік
Які витрати під час відрядження можна компенсувати відрядженим працівникам та віднести до складу податкових витрат? Якими документами вони повинні підтверджуватись?
А що на практиці?
ПКУ докладно прописує витрати, які можуть бути включені до складу податкових у разі відрядження фізосіб, у пп. 140.1.7:
— витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, всіма видами транспорту, у т. ч. на орендованому транспорті; чартерними рейсами; а також проїзд, що підтверджується електронним квитком (за наявності посадкового талона та документа про сплату);
— оплата вартості проживання у готелях (мотелях), витрати на найм інших житлових приміщень; витрати на бронювання місць у місцях проживання;
— витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), які включено до готельних рахунків;
— оплата телефонних розмов;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);
— витрати на обов'язкове страхування, у т. ч. витрати на страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, таке страхування є обов'язковим;
— інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, у т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Серед первинних документів, які підтверджують понесені працівником затрати, зокрема, мають бути:
1) транспортні квитки з термінами прибуття/вибуття до/з місця відрядження, транспортні рахунки (багажні квитанції), у т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту; У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів (див. пп. 140.1.7 ПКУ):
— оригінал розрахункового документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера тощо);
— оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира. За відсутності (втрати) посадкового талона віднести вартість електронного авіаквитка до складу податкових витрат сумнівно: адже ми порушуємо одну з вимог ПКУ. Тому радимо звертати на цей момент увагу працівників, які скеровуються у відрядження і купують електронні авіаквитки;
2) готельні рахунки або рахунки (чи інші документи) від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, і терміни перебування, зазначені в них;
3) документи, що підтверджують витрати на отримання закордонного паспорта, візи (дозволу на в'їзд), та страхові поліси;
4) інші документи, що підтверджують понесені витрати.
Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
Важливо завжди пам'ятати, що згідно зі ст. 140 ПКУ витрати на відрядження є витратами подвійного призначення. Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу податкових витрат за наявності документів, що підтверджують зв'язок відрядження з діяльністю платника, зокрема:
1) запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника;
2) укладеного договору або контракту;
3) інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
4) документів, що засвідчують участь особи, що відряджається, у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, що збігається з господарською діяльністю СГД.
Якщо працівник вирушає у відрядження на службовому авто, як правильно списати пальне та інші витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля?
А що на практиці?
У разі відрядження працівників на службовому автомобілі виникає запитання щодо відображення у складі податкових витрат затрат на ПММ, стоянку, паркування, ремонт, потреба якого виникла у дорозі, оплату платних доріг (у разі відрядження за кордон) тощо. Чи можна відобразити такі витрати у податковому обліку?
Насамперед зазначимо, що згідно з пп. 140.1.7 ПКУ у податкових витратах враховуються витрати на відрядження, у тому числі на проїзд (у т. ч. на орендованому транспорті). Звичайно, зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
Щодо віднесення до складу податкових витрат затрат на ПММ, то деякі фахівці радять у цьому випадку застосовувати норми Інструкції №59. Ця інструкція вказує, що у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм1 за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства (п. 12 р. III Інструкції №59). Крім того, у пункті 12 р. III Інструкції №59 зазначається, що відшкодуванню підлягають також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
1 Наказ Мінтрансу від 10.02.98 р. №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті».
Хоча зазначена вище Інструкція №59 стосується лише бюджетників, а для інших має лише рекомендаційний характер, радимо все ж таки користуватися нормами Інструкції №59 та Наказу №43 і списувати пальне у межах норм.
Щодо інших витрат, пов'язаних з експлуатацією службового авто у відрядженні (стоянка, паркування легкових авто, а також сплачені під час відрядження за кордон збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами, техобслуговування чи ремонт за потреби), то такі витрати мають враховуватися у податкових витратах, бо вони пов'язані з госпдіяльністю. Жодних обмежень щодо таких витрат ПКУ не містить. Але зазначені витрати можуть бути включені до складу податкових лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують розмір цих витрат (такий самий висновок можна знайти в Єдиній базі податкових знань у підкатегорії 110.07.14).
У разі відрядження за кордон такі документи за потреби слід буде перекласти.
Чи можна компенсувати й віднести до складу податкових витрати на проживання одного працівника у двомісному номері?
А що на практиці?
Відразу зазначимо, що позиція податківців з цього питання висвітлена у листі ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 і вона є досить категоричною: до податкових витрат повинна потрапити лише вартість «у розмірі вартості одного місця у номері готелю за кожну добу такого проживання».
Звичайно, за рішенням керівництва підприємства працівникові можна компенсувати витрати на проживання в такому номері, але лише половина такої суми, за твердженням фахівців ДПС, потрапить до податкових витрат на відрядження.
Якщо ви вирішили компенсувати працівникові витрати на проживання у двомісному номері в повній сумі, постає запитання: чи є об'єктом оподаткування ПДФО вартість другого місця?
Норми пп. 140.1.7 ПКУ свідчать про віднесення до складу податкових витрат фактичних затрат на проживання фізособи у відрядженні. Тому якщо підприємство вирішить відобразити у складі податкових витрат всю вартість двомісного номера, то відповідно і додаткового блага у працівника не буде. Але якщо все ж таки підприємство дослухається до думки ДПСУ, висловленої у листі №5742/6/15-1415, і включить до складу податкових витрат 50% вартості двомісного номера, то вартість другого місця у двомісному номері, яку підприємство все ж таки компенсує працівникові, може підпадати під визначення додаткового блага (пп. 164.2.17 ПКУ) платника податку з оподаткуванням ПДФО за ставками, визначеними п. 167.1 ПКУ (15% або 17%).
Чи слід перекладати на українську документи, що підтверджують витрати, понесені у закордонному відрядженні ?
А що на практиці?
З відрядження за кордон працівники привозять документи, складені нерезидентами відповідно до правил інших країн. Серед цих документів є й ті, що підтверджують витрати на відрядження. Згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, за запитом представника органу ДПС платник податку забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою (див. також лист ДПСУ від 05.05.2011 р. №8434/6/15-0315).
Отже, складені іноземною мовою документи, що підтверджують витрати на відрядження, слід перекласти українською мовою. Звертаємо увагу: жодних вимог про нотаріальне посвідчення перекладу таких документів законодавство не містить.
Чи можна компенсувати працівникові витрати на проїзд у відрядженні, якщо він загубив транспортні квитки? Чи будуть податкові витрати? Чи потрібно із суми компенсації витрат на проїзд, не підтверджених документально, утримувати ПДФО?
А що на практиці?
Відповідно до ст. 121 КЗпП, відрядженому працівникові підприємство оплачує вартість проїзду до місця призначення і назад.
А в абз. 1 пп. 140.1.7 ПКУ сказано, що до складу податкових витрат підприємство може віднести витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах із підприємством, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті). Але зверніть особливу увагу: до складу податкових витрати на проїзд у відрядженні потраплять лише за наявності підтвердних документів: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків (за наявності посадкового талона та документа про сплату) та інших документів, що підтверджують сплату за проїзд (абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ).
Також звернімося до Інструкції №59, яка додатково роз'яснює ситуацію з витратами на проїзд у відрядженні. Згаданий нормативний акт для госпрозрахункових підприємств не є обов'язковим для використання, а застосовують його в обов'язковому порядку лише бюджетники. Та все ж таки, як радять спеціалісти податкової у листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415, цю Інструкцію можна використовувати як допоміжний (довідковий) нормативний акт. В Інструкції №59 зазначено: «витрати на проїзд у відрядженні відшкодовують у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків та страхових платежів на транспорті на підставі документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів» (п. 6 та п. 12 р. II, п. 7 та п. 9 р. III Інструкції №59).
Отже, у випадку відсутності документів в оригіналі, що підтверджують понесені працівником витрати на проїзд у відрядженні, у підприємства немає права на відображення таких витрат у складі податкових згідно з пп. 140.1.7 ПКУ.
Якщо керівництвом було прийнято рішення компенсувати працівникові витрати, не підтверджені відповідними документами, то:
1) для того щоб працівник не повертав до каси суму, яку він витратив на проїзд у відрядженні (частину авансу), але на яку не має підтвердних (первинних) документів, йому слід подати керівникові заяву з проханням компенсувати такі витрати, зазначивши причину втрати документів. У такому випадку, якщо директор дозволить врахувати такі витрати у складі відрядних, то суми, витрачені на проїзд і не підтверджені первинними документами, повертати до каси не потрібно;
2) відповідно до п. 170.9 ПКУ сума, не підтверджена документально, але все ж таки компенсована підприємством, вважатиметься надміру витраченою. А її слід оподаткувати ПДФО за ставкою 15% (або 17% — залежно від розміру доходу) (пп. 164.2.11 та ст. 167.1 ПКУ). Причому під час нарахування ПДФО потрібно скористатися правилами пп. 164.5 ПКУ та застосувати відповідний коефіцієнт (1,176471 або 1,204819 — залежно від ставки податку, яка застосовується). Його утримує підприємство за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а якщо коштів не вистачить, то за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. I так до повної сплати належного податку (пп. 170.9.1 ПКУ).
Чи враховується при визначенні оподатковуваного прибутку у складі податкових витрат компенсація працівнику вартості ПММ при відрядженні на власному автотранспорті?
Думка ДПС України
Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в першому абзаці цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Отже, якщо працівник підприємства використовує у відрядженні власний автомобіль, за яким не укладено договір оренди на використання автомобіля для потреб підприємства і даний автомобіль не обліковується на балансі такого підприємства, витрати на придбання пально-мастильних матеріалів не враховуються у складі витрат при обчисленні об'єкта оподаткування.
Єдина база податкових знань, сайт ДПСУ www.sts.gov.ua