З липня 2012 р. ПН на вимогу покупця може бути надана в електронній формі. Розгляньмо, як правильно це зробити та який механізм передачі такої ПН покупцю.
Справді, з 1 липня поточного року абзацом першим п. 201.1 ПКУ покупцю надано право вибору способу отримання від постачальника податкової накладної:
а) у паперовому вигляді;
б) в електронній формі з дотриманням деяких умов.
Способи складання податкової накладної
Платник податку зобов'язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу підписану уповноваженою платником особою та скріплену печаткою (за наявності) податкову накладну, складену за вибором покупця (отримувача) в один із таких способів:
а) у паперовому вигляді;
б) в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи та умови реєстрації податкової накладної у Єдиному реєстрі податкових накладних. У такому разі складання податкової накладної у паперовому вигляді не є обов'язковим.
Підпункт 201.1 ПКУ
Причому в разі ПН в електронній формі, крім основних вимог, які висуваються законодавством при складанні ПН відповідно до Порядку заповнення ПН1, має бути дотримано одночасно ще дві додаткові вимоги:
1) реєстрація у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, яка підписує таку ПН;
2) реєстрація податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — Єдиний реєстр). Тобто незалежно від загальної суми в ПН і наявності у її номенклатурі підакцизних чи імпортованих товарів ПН в електронній формі підлягає обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі. Такому ж обов'язковому реєструванню в Єдиному реєстрі підлягатиме і розрахунок коригування (якщо його буде складено) незалежно від загальної суми розрахунку відповідно до Порядку №12462.
1 Затверджений наказом Мінфіну від 01.11.2011 р. №1379.
2 Затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. №1246.
Висновок про одночасне дотримання двох вищевказаних умов автор робить на підставі формулювання умов, необхідних для подання ПН в електронній формі (абзац третій п. 201.1 ПКУ), а саме — із наявності слова «та» між умовою про реєстрацію ЕЦП уповноваженої особи та умовою реєстрації ПН у Єдиному реєстрі. На таку ж думку наштовхує і можливість на сьогодні зареєструвати в Єдиному реєстрі всі ПН незалежно від суми та наявності кодів УКТ ЗЕД чи підакцизних товарів. У самому Порядку №1246 такої умови ще немає, але не виключено, що з'явиться після приведення його у відповідність до ПКУ.
Право отримувати ПН в електронній формі законотворці залишили на вибір виключно покупця, і тому таке бажання має бути належним чином засвідчене. На думку автора, це може бути додаток до договору, якщо постачальник постійно співпрацює з таким покупцем, або у випадку разової операції — лист-вимога від покупця про його наміри отримувати ПН в електронному вигляді. Також у разі складання податкової накладної в електронній формі додатково складати її у паперовому вигляді необов'язково.
Як може покупець отримати ПН в електронній формі? Знову ж таки, засобами електронного зв'язку, код документа в такому разі буде: для ЮО — J1201004 (J1201104, J1201204); для ФОП — F1201004 (F1201104, F1201204), тобто такий(і) файл(и) має надіслати постачальник покупцю товарів (послуг). Але за умови обов'язкової реєстрації ПН в електронній формі в Єдиному реєстрі незалежно від суми ПДВ у такій накладній. На думку автора, покупцю доцільно буде скласти запит відповідно до п. 13 Порядку ведення Єдиного реєстру (код документа для ЮО — J1300101; для ФОП — F1300101). Запит формується за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та підписується ЕЦП у такому порядку:
— першим ставиться електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або ЕЦП керівника. За відсутності у покупця посади бухгалтера першим буде ЕЦП керівника;
— другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки покупця.
I вже на цей запит покупець має отримати витяг з Єдиного реєстру, у якому наводяться відомості щодо податкової накладної/розрахунку коригування та який містить відомості про те, якій особі належить електронний цифровий підпис, що накладається на такі документи (код документа для ЮО — J1400101; для ФОП — F1400101). Зазначений витяг надсилається покупцеві не пізніше операційного дня, що настає за днем надходження запиту. Деякі спеціалізовані програми (наприклад М.Е.doc) передбачають можливість відправити податкову накладну контрагенту разом з квитанцією про реєстрацію та прикріпленим графічним зображенням податкової накладної у форматі XML. Після отримання контрагентом цього документа (за умови, що у нього така сама спеціалізована програма) відбувається процес розшифрування, і документ поміщається в Реєстр первинних документів у розділ «Вхідні».
Підсумуємо: у покупця для підтвердження ПК з ПДВ за ПН, отриманою в електронній формі, має бути файл(и) з кодом J1201004 (J1201104, J1201204); F1201004 (F1201104, F1201204) та витяг з Єдиного реєстру, що свідчить про те, що така ПН зареєстрована. Але найбільш обережним платникам радимо почекати на внесення змін до підзаконних нормативних актів, які, можливо, докладніше врегулюють зазначене питання, а тим часом отримувати ПН у класичному паперовому варіанті. Слід також пам'ятати, що ПН є податковим документом, який одночасно відображається у ПЗ та реєстрі виданих податкових накладних продавця та реєстрі отриманих податкових накладних покупця відповідно до п. 201.6 ПКУ. Реєстрація ПН в електронній формі в Єдиному реєстрі остаточно завершує процес оформлення такої ПН і дає можливість надати таку ПН покупцю. А платник податку — покупець має право включити до складу ПК суми ПДВ за умови належним чином оформленої ПН, незалежно від того, чи така ПН оформлена на паперовому носії, чи як електронний документ (ПН в електронній формі), а також за умови використання придбаних товарів в оподатковуваних ПДВ операціях.
Нагадаємо, що реєстрація ПН та/або розрахунків коригування у Єдиному реєстрі з 01.07.2012 р. здійснюється не пізніше 15 к. д., наступних за датою їх складання відповідно до п. 201.10 ПКУ. До цієї дати термін реєстрації становив 20 к. д. Надіємося, що податкові органи, які мають надавати узагальнюючі податкові консультації відповідно до п. 52.6 ПКУ нададуть платникам своє бачення щодо питання, яке стосується складання ПН в електронній формі.
Галина БЕДНАРЧУК, «Дебет-Кредит»