Автоматизація обліку на підприємствах, у тому числі у громадських організаціях, — веління часу. Проблема відсутності програмного забезпечення, цілком адаптованого під потреби ведення обліку, відходить у минуле. Організації, що виконують суспільно значущі програми, так само як і комерційні структури, ведуть бухгалтерський облік. Цілком логічним є їхнє прагнення полегшити роботу своїх працівників та впровадити автоматизацію на робочих місцях.
Конфігурація «Бухгалтерський облік для неприбуткових організацій України 8» (компанія Центр інформаційних технологій, м. Київ), створена на базі «1С: Бухгалтерія 8 для України», дозволяє автоматизувати облік не лише неприбуткових організацій (асоціацій, спілок, партій, фондів), а й організацій, що провадять водночас неприбуткову та комерційну діяльність. Це типове рішення придатне для будь-якої неприбуткової організації, у тому числі такої, що укладає комерційні договори, або підприємства, що здійснює «неприбуткові» операції.
Комерційні хитрощі у неприбутковій організації
Конфігурація для підприємства, від імені якого ведеться облік, дозволяє оформляти документи, що стосуються і неприбуткової діяльності. Для того щоб це реалізувати, потрібно провести деякі налаштування у довіднику «Організації» — поставити ознаку (номер), вибрати призначення цільових засобів тощо.
До того ж це відкриває доступ до додаткових реквізитів та закладок у стандартних документах: «Рахунок на оплату постачальника», «Введення в експлуатацію ОЗ», «Прийняття до обліку НМА», «Нарахування зарплати працівникам організацій», «Надходження товарів і послуг», «Авансовий звіт».
Факт витрати грошей є підставою для введення до бази даних документа «Платіжне доручення вихідне» або «Видатковий касовий ордер» при безготівковому або готівковому розрахунку відповідно.
Для формування податкової звітності заповнюється «Податковий звіт про використання коштів неприбуткових установ та організацій». Для цього при заповненні довідників «Статті видатків» і «Статті доходів» щодо неприбуткової діяльності вибирається необхідна стаття звіту згідно із законодавством України.
Важливим етапом роботи з Типовим рішенням «Бухгалтерський облік для неприбуткових організацій України 8» є робота з документами. Саме за допомогою документів змінюється вміст бази даних, що відображає поточний стан вашої компанії.
У типовому рішенні документами, які визначають статті доходів, за рахунок яких відбувається покриття витрат, є документи «Рахунок на оплату постачальника» та «Нарахування зарплати працівникам організацій». До цих документів додано закладку «Розподіл доходів і витрат», де визначено джерела фінансування, саму статтю витрат і структурний підрозділ організації, за яким проходить операція. На закладці користувач вибирає «Підрозділ організації», в розрізі якого здійснюється розподіл коштів, заповнює табличні частини «Доходи» та «Витрати». Сума витрат між статтями доходів може розподілятися пропорційно або бути фіксованою сумою. Аналогічно сума доходів. Метод розподілу використовується таким чином: спочатку розподіляються фіксовані суми, зазначені користувачем, решта суми розподіляється між обраними статтями доходу, в яких суму не зазначено. Принцип розподілу витрат аналогічний до розподілу доходів.
Конфігурація дозволяє вести консолідований облік організацій з різними видами діяльності , у тому числі з кодом «006». Неприбуткова організація, поряд із неприбутковою, може провадити прибуткову «дохідну» діяльність. Користувач сам визначає, до якої діяльності належить ця операція. Наприклад, у неприбутковій організації «НАША НЕПРИБУТКОВА» нараховується зарплата працівникам, які виконують роботу за «неприбутковими» проектами. Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» дозволяє визначити статті надходжень, за рахунок яких відбувається покриття витрат на зарплату з розподілом за проектами.
На закладці «Розподіл прибутків і витрат» визначено саму статтю витрат і структурний підрозділ організації, за яким проходить операція, джерела фінансування. Суми витрат між статтями доходів можуть розподілятися пропорційно або фіксованою сумою. Проведений документ формує на додаток до проведень типової конфігурації проведення за неприбутковою діяльністю.
При нарахуванні зарплати працівникам, що виконують роботу з комерційної діяльності неприбуткової організації, користувач не встановлює прапорець «Ознака неприбутковості». При цьому закладка «Розподіл прибутків і витрат» й елементи стають недоступними. Відбувається стандартний розрахунок зарплати, і проведення формуються за алгоритмом типової конфігурації.
Надходження та витрати за планом
Важливою частиною обліку неприбуткових організацій є планування фінансових надходжень та розподіл отриманих коштів на ті чи інші статті витрат. У конфігурації «Бухгалтерський облік для неприбуткових організацій України» реалізовано механізм планування та коригування фінансових показників, а також перерозподілу коштів за статтями надходжень або витрат.
У конфігурації ведеться підсумований облік коштів, що надійшли від різних джерел фінансування, за підрозділами організації. Облік ведеться на рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» з аналітичним обліком «Донорів» та «Призначення цільових коштів».
Витрата коштів, отриманих від джерел фінансування, відбувається виходячи з даних, зазначених у первинних документах (прибуткова накладна, послуги сторонніх організацій).
У конфігурації є декілька важливих документів, що визначають особливість ведення обліку в неприбуткових організаціях, — це документи «Рахунок на оплату постачальника», «Введення в експлуатацію ОЗ», «Прийняття до обліку НМА», «Нарахування зарплати працівникам організацій», «Авансовий звіт». Основна мета доповнень у документах — ведення аналітичного обліку надходження коштів за джерелами фінансування.
У конфігурації ведеться облік планових та фактичних грошових надходжень, а також витрат коштів.
За допомогою спеціалізованих звітів у конфігурації можна одержувати інформацію про виконання бюджету конкретним підрозділом, за всіма, переглянути кошторис з різним ступенем деталізації, одержати інформацію про витрату коштів.
Для ефективного функціонування кожного програмного продукту йому потрібна потужна правова та спеціальна підтримка. Така підтримка є гарантованою для цієї конфігурації. Методологія написання цього програмного продукту є обґрунтовано правильною, і це підтверджується сертифікатом 1С: Сумісно, що є гарантією якості, перевіреної фірмою 1С, та забезпечує відповідну підтримку. Високі оцінки провідних спеціалістів у галузі організації та ведення бухгалтерського обліку дають міцну основу для подальшого розвитку конфігурації та її впровадження в організаціях «третього сектора».
