Лист Мінфіну від 27.01.2012 р. №31-08410-07-27/1808
Щодо вимог до первинних документів, створених в електронному вигляді
Суттєво. У разі складання і зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій.
! СГД
Міністерство фінансів України на <...> запит щодо ведення бухгалтерського і податкового обліку повідомляє.
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі — Закон) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових чи машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, які визначені пунктом 2 статті 9 Закону.
Відповідно до пункту 6 статті 9 Закону у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Порядок створення, приймання і відображення підприємствами в бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88 (далі — Положення).
Згідно з пунктом 2.3 Положення первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Відповідно до пункту 6.4 Положення первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, які створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях, і протягом строку, який не повинен бути меншим за строк, встановлений для відповідних документів на папері.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов'язані діяти тільки на підставі, в межах повноважень і у спосіб, що передбачені Конституцією і законами України. Роз'яснення нормативних актів можуть надаватись органами, які їх видали, або за погодженням з ними іншим органом, якщо інше не встановлено безпосередньо органом, який видав нормативно-правовий акт.
Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства.
У зв'язку з цим для надання роз'яснення положень Наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 «Про затвердження Переліку типових документів» пропонуємо звернутися до Державної архівної служби України.
Для роз'яснення питань щодо застосування первинних документів, створених в електронному вигляді, для цілей оподаткування Міністерство фінансів України надіслало Державній податковій службі України відповідний запит, про результати розгляду якого вас буде поінформовано додатково.
Перший заступник міністра А. МЯРКОВСЬКИЙ