У бухгалтерській практиці усе частіше зустрічаються первинні документи, створені в електронному вигляді. Проте у роботі з такими документами виникає багато запитань. Листом від 27.01.2012 р. №31-08410-07-27/1808 (див. у «ДК» №19/2012) Мінфін виклав свою точку зору стосовно збереження таких документів. Що корисного у рекомендаціях Мінфіну, проаналізуймо далі.
Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік1 первинні документи фіксують факти здійснення господарських операцій та є підставою для відображення таких госпоперацій у бухгалтерському обліку.
Ці документи складаються під час здійснення таких операцій, а якщо це неможливо — безпосередньо після їх закінчення. Відповідно до п. 2 цієї статті господарська операція може бути зафіксована не тільки паперовим документом, але й документом в електронному вигляді (на машинному носії).
Вимоги до електронного документа
Відповідно до ст. 5 Закону №8512 електронним є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Перелік основних реквізитів установлено п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №883.
Однією з особливостей складання електронних документів є дотримання вимог законодавства стосовно електронного підпису (п. 2.3, 2.5 Положення №88). За ст. 6 Закону №851 електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який «використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу». Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Бухгалтеру важливо знати, що за своїм правовим статусом електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) може бути прирівняний до власноручного підпису (печатки) — за умови дотримання вимог ст. 3 Законом №8524 щодо правового статусу ЕЦП:
1) ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката5 ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
2) під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
3) особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.
Електронний підпис не може бути визнано недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.
Отже, щоб електронний документ можна було вважати первинним, він має бути створений із дотриманням вищезазначених вимог.
А от до електронної звітності, яка є різновидом електронних документів, законодавством висунуто додаткові вимоги6, зокрема:
1) щодо подання податкової звітності в електронній формі — наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. №233;
1 Закон України від 16.07.99 р. №996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
2 Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
4 Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
5 Відповідно до ст. 1 Закону №852 посилений сертифікат ключа — це сертифікат ключа, який відповідає вимогам цього Закону, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом. Порядок акредитації центру сертифікації ключів затверджений постановою КМУ від 13.07.2004 р. №903.
6 Про це ми вже писали на сторінках «ДК» №19/2011.
2) щодо приймання та комп'ютерної обробки податкової звітності — наказом ДПАУ від 31.12.2008 р. №827;
3) щодо формату (стандарту) електронної податкової звітності — наказом ДПАУ від 03.05.2006 р. №242 (у редакції наказу ДПАУ від 11.02.2011 р. №90);
4) щодо подання звітності в електронній формі до органів ПФУ — постановою Правління ПФУ від 19.04.2007 р. №7-7;
5) щодо подання електронних документів до ФСС з ТВП — постановою Правління ФСС з ТВП від 27.04.2011 р. №23;
6) щодо подання електронної звітності до органів статистики — наказами Держкомстату від 20.11.2009 р. №439 та від 12.01.2011 р. №3.
Щоб звітність в електронному вигляді набула статусу електронного документа, вона має бути створена автором (у даному випадку це суб'єкти господарювання, які подають звітність), подана ним (у відповідному форматі, визначеному адресатом звітності) та отримана адресатом (документ вважається прийнятим, якщо йому присвоєно реєстраційний номер — із позначенням часу) — за умови дотримання вимог нормативних документів, зазначених у наведеному переліку.
Примірники електронного документа
Слід мати на увазі, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП автора (ст. 7 Закону №851). Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам (або зберігається на кількох електронних носіях інформації), кожен з електронних примірників вважається оригіналом такого документа. У разі створення ідентичних за інформацією та реквізитами електронного документа та документа на папері кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Крім того, ст. 7 Закону №851 визначено, що оригінал електронного документа повинен «давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії». При цьому електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом. А нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа, здійснюється також у порядку, встановленому законом1 (ст. 8 Закону №851).
1 Відповідно до Закону України від 02.09.93 р. №3425-ХII «Про нотаріат» та Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (затверджений наказом Мін'юсту від 22.02.2012 р. №296/5).
Паперова копія електронного документа — це візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. При створенні такої копії керуємось Указом Президії ВР СРСР від 04.08.83 р. №9779-Х. Справжність паперової копії електронного документа засвідчується підписом керівника і печаткою підприємства. На копії зазначається дата її видачі і ставиться відмітка про те, що справжній документ перебуває на цьому підприємстві, в установі, організації. Наприклад, якщо бухгалтер подає електронну звітність, то достатньо її роздруковану копію завірити підписом головного бухгалтера, печаткою та зазначити дату.
Згідно зі ст. 5 Закону №851 документ в електронному вигляді може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною. Крім того, п. 6 ст. 9 Закону про бухоблік передбачає, що в разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами. Як бачимо, законодавець не вимагає від нас обов'язкового роздруковування електронних документів, і Мінфін не заперечує цього у своєму листі від 27.01.2012 р. №31-08410-07-27/1808.
Зберігання електронних документів
Iноді бухгалтер не знає вимог щодо зберігання електронних документів. Звертаємо вашу увагу, що відповідно до п. 6.4 Положення №88 такі документи «повинні зберігатися на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері» (див. таблицю). У коментованому листі Мінфін зазначає (і ми не можемо з цим не погодитися), що при визначенні строків зберігання електронних документів, у тому числі бухгалтерської та іншої звітності, в архіві підприємства маємо керуватися насамперед наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. №41. За роз'ясненнями щодо застосування окремих положень цього наказу при зберіганні електронних документів Мінфін рекомендує звертатися до органів ДПС.
Таблиця
Строки зберігання деяких документів
|
Види документів
|
Строки зберігання
|
| статути та положення підприємств, установ, організацій |
до ліквідації організації
|
| посадові інструкції працівників | |
| документи (програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти, листування) про відрядження |
3 роки
|
| відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості з заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та інші | |
| первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) |
3 роки*
|
| особові рахунки робітників та службовців, студентів |
75 років після завершення виплати
|
| розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на виплату заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат |
3 роки**
|
| договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші) |
3 роки після закінчення строків дії договорів, угод*
|
| облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) |
3 роки*
|
| допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості | |
| документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію | |
| * За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ зберігаються до ухвалення остаточного рішення. ** За відсутності особових рахунків — 75 pоків. |
|
Зауважимо: якщо електронні документи неможливо зберігати на електронних носіях інформації протягом усього строку зберігання, їх слід продублювати на кількох електронних носіях та періодично копіювати. Якщо ж неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи відповідно до ст. 13 Закону №851 слід зберігати у вигляді паперової копії. При копіюванні електронного документа з електронного носія обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів слід також пам'ятати, що:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи одержання. Це актуально, наприклад, для податкової звітності на електронних носіях або для податкових накладних, що реєструються в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Наталія КУЦМІДА, «Дебет-Кредит»