Фонд соцстраху від нещасних випадків на виробництві призначив перевірку, про що повідомив телефоном. Попросили принести документи за період з II кв. 2001 р. до 2010 р. включно. Перевірок щодо цього фонду ніколи не було. Iз документів потрібні лише відомості нарахування зарплати (їх ми маємо, оскільки їх слід зберігати 75 років) та касові книги. Але наші касові книги лише починаючи з 2007 р. і дотепер. Решту «поховали», адже за ПКУ документи зберігаються 1095 днів. Як нам аргументувати відсутність касової книги перед ФСС НВВ? Які можуть бути наслідки?
З 01.01.2011 року сплата внесків до ФСС НВВ здійснюється у складі ЄСВ, адміністрування сплати якого проводять органи ПФ України. Iнші фонди соцстрахування займаються лише питаннями витрачання страхових коштів, у т. ч. здійснюють контроль за їх використанням.
Закон №11051 на сьогодні встановлює право органів ФСС НВВ проводити перевірки лише з питань дотримання порядку використання страхових коштів, перерахованих Фондом на фінансування страхових виплат, соціальних послуг та профілактичних заходів, перевірки достовірності поданих страхувальниками відомостей про види економічної діяльності (у т. ч. основний) для віднесення страхувальника до класу професійного ризику виробництва, а також перевірки стану умов і безпеки праці та проведення профілактичної роботи з цих питань (статті 23, 24-1).
Проте пункт 7 розділу VIII «Прикінцеві та перехідні положення» Закону про ЄСВ2 зберігає за фондами загальнообов'язкового державного соцстрахування повноваження щодо контролю за правильністю нарахування, своєчасністю сплати страхових внесків, застосування фінансових санкцій, якими їх було наділено до набрання чинності цим Законом.
1 Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності».
2 Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
Пунктом 1 Постанови Кабміну від 15.06.2011 р. №636 надано право органам ФСС НВВ одноразово проводити перевірки суб'єктів господарювання щодо правильності нарахування, своєчасної сплати страхових внесків за період з дня останньої такої перевірки або дня набуття статусу платника страхових внесків (якщо перевірка проводиться вперше) до 1 січня 2011 р.
Якщо ж взяти до уваги норми Iнструкції №361, що втратила чинність з 1 січня 2011 р., проте застосовується до відповідних платежів за попередні періоди2), то згідно з її пунктом 8 перевірці органами ФСС НВВ підлягали документи за весь період з моменту проведення попередньої перевірки. Зазначений пункт передбачає, що за умови наявності акта списання або знищення бухгалтерських документів попередніх років перевірці підлягають документи за останні три роки.
Основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, є Перелік №413, що встановлює строки зберігання типових документів, у т. ч. бухгалтерських. Зазначений Перелік у статтях 315 і 322 встановлює строки зберігання касових документів і касових книг у 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії). Так само 3 роки зберігаються й розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на видачу зарплати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат (ст. 317); лише за відсутності особових рахунків ці документи зберігаються 75 років. Для особових рахунків робітників та службовців, студентів у ст. 316 «а» встановлено строк зберігання до 75 років (цей період зменшується на вік працівника на момент завершення справи).
1 Iнструкція про порядок перерахування, обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затверджена постановою правління ФСС НВВ від 12.07.2007 р. №36.
2 Відповідно до п. 2 Постанови правління ФСС НВВ від 30.11.2010 р. №31 «Про порядок стягнення та обліку заборгованості зі сплати страхових внесків до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України».
3 Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. №41 (зі змінами).
Тож у разі проведення в установленому порядку експертизи цінності документів та їх знищення у зв'язку із закінченням термінів зберігання необхідність зберігання касових книг довше за три роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства) на сьогодні законодавством не передбачено. Отже, під час перевірки органами ФСС НВВ такі документи не пред'являються за наявності акта знищення бухгалтерських документів.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., аудитор