Ситуація, коли постачальник робіт або послуг маніпулює з датами складання первинних документів або зазначає в них тривалий (понад місяць) період надання (виконання), особливо на стику років, створює ілюзію, що і витрати можна показати одним документом наступного року. Проте правила бухобліку диктують зовсім інший підхід.
В якому звітному періоді відображати витрати?
Основним правилом є відображення операцій у тому періоді, в якому вони фактично здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Попри те що орендодавець надав акт лише від 31.01.2026, підприємство не має права чекати цієї дати, щоб відобразити отримані послуги оренди. Так само каже і Мінфін, зокрема, у листі від 22.04.2016 №31-11410-06-5/11705: якщо постачальник не надав первинних документів про госпоперацію вчасно, покупець має право створити внутрішній первинний документ (наприклад, бухгалтерську довідку) про таку операцію, щоб відобразити її в бухобліку.
Таким чином, кредиторська заборгованість за такими послугами з’явиться за фактом користування орендованою нерухомістю, на підставі договору оренди та акта приймання-передачі нерухомості в оренду.
А от коли будуть визнані витрати, залежить від мети їх здійснення. Адже НП(С)БО 16 встановлює два варіанти визнання витрат: у періоді їх здійснення та у періоді визнання доходу, для отримання якого вони були здійснені.
Наприклад, у випадку з орендою приміщення для магазину витрати на таку оренду будуть витратами періоду, у якому вони були понесені. Тобто орендна плата за грудень буде визнана витратами грудня. Бо в цьому випадку йдеться про збутові витрати.
Таким чином:
— витрати мають бути визнані у періодах користування приміщенням. Наприклад, якщо магазин працював у липні, серпні, вересні тощо 2025 року, ці витрати мають потрапити до звітності за відповідні квартали 2025 року;
— орендар повинен визнавати витрати на прямолінійній основі протягом строку оренди (НП(С)БО 14). Це означає, що загальну суму за рахунком (26.07.2025 — 31.01.2026) потрібно розподілити пропорційно до місяців оренди;
— відсутність акта — не завада. Якщо на дату балансу (наприклад, 30.09.2025 або 31.12.2025) ви не маєте акта від орендодавця, ви повинні скласти внутрішній первинний документ (самоакт). Це може бути бухгалтерська довідка, що містить усі необхідні реквізити. Це дозволить вам законно включити оренду до витрат поточного звітного періоду.
Який рахунок застосувати: 93 чи 44?
Тут відповідь однозначна: тільки рахунок 93 «Витрати на збут».
Чому не 441? Рахунок 441 «Нерозподілений прибуток» використовують для виправлення помилок минулих років або розподілу прибутку (дивіденди тощо). Оренда магазину для роздрібної торгівлі — це поточні операційні витрати. Якщо ви помилково «забудете» нарахувати оренду в 2025 році і захочете відобразити її лише у 2026-му, вам доведеться коригувати сальдо на 441 рахунку, але це буде саме виправленням помилки, а не правильна методологія обліку.
Чому саме 93? Бо приміщення використовується для магазину (роздрібна торгівля), то згідно з НП(С)БО 16 «Витрати» витрати на утримання точок продажу належать до витрат на збут.
Висновок
1. Розподіліть суму: візьміть загальну суму за договором та розрахуйте вартість оренди за кожен місяць 2025 року.
2. Нарахуйте витрати: щомісяця або щокварталу робіть проведення Д-т 93 — К-т 631 (або 685) на підставі бухгалтерської довідки (самоакта). Якщо ж розподілу не було, то виправлення помилки через рахунок 44 (проведення Д-т 44 К-т — 631, 685).
3. Комунальні послуги: аналогічно до ситуації з орендою. Адже фактично витрати визначаються щомісяця.