Сканування паперових трудових книжок: до закінчення граничного строку залишається місяць!

Чи потрібна паперова трудова книжка працівникам?

Згідно зі ст. 24 КЗпП, укладаючи трудовий договір, громадянин зобов’язаний надати трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Тобто надавати роботодавцю саме паперову трудову книжку не обов’язково. Але натомість треба надати відомості з Реєстру застрахованих осіб, тобто витяг із цього Реєстру як заміну паперової трудової книжки. Таке правило було запроваджено з 10.06.2021.

Проте на практиці на цьому етапі спостерігається багато порушень. Чимало роботодавців неправильно розуміють норми ст. 24 КЗпП і взагалі не вимагають під час працевлаштування ані паперових трудових книжок, ані відомостей із реєстру. Мовляв, трудові книжки скасували, то навіщо їх просити під час прийняття працівників?

Проте надавати документи про попередній досвід роботи (а для сумісників — щодо наявності основного місця роботи) залишається для працівника обов’язком!

Крім того, у працівника залишилося право мати паперову трудову книжку та вимагати (за бажанням) від роботодавців внесення записів до неї. І роботодавець має виконувати це бажання!

До того ж у роботодавців залишилося на зберіганні чимало старих трудових книжок, наданих до 10.06.2021, а також книги обліку їх руху.

Запровадження у 2021 році електронних трудових книжок зовсім не означало, що наявні паперові трудові книжки треба (чи можна) одразу повернути працівникам і книгу обліку руху трудових книжок вже не вести!

А якщо працівник звільняється до оцифрування його трудової книжки?

Якщо ви не встигли оцифрувати паперову трудову книжку, а працівник звільняється, діє старе правило. Роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівникові, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури внесення даних із неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.

Чим установлено обов’язок оцифрування паперових трудових книжок?

Про подання відомостей про трудову діяльність зазначено у:

— Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою КМУ від 27.11.2019 №1084 (далі — Порядок №1084);

— Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі — Порядок №11-1).

10 червня 2021 р. набрав чинності Закон від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», яким унесено зміни до КЗпП щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника.

Основною метою змін є переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).

За законом, працівники і роботодавці мали п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних із боку Пенсійного фонду України та їх внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформовано кінцевий варіант електронної трудової книжки.

Як оцифрувати трудові книжки працівників?

Більшість роботодавців уже відсканували трудові книжки працівників і передали їх до ПФУ. Водночас ще залишаються підприємства, які завершують цю роботу й намагаються встигнути зробити все належним чином.

Нагадаємо, як підготувати трудові книжки до сканування та передання через портал ПФУ.

Вимоги до сканування трудових книжок

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком №637, виготовляються через їх сканування (п. 5 Порядку №11-1).

Є низка вимог щодо сканованих копій трудової книжки, про які нагадуємо:

1) виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;

2) мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;

3) мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;

4) рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;

5) формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Як подати скан-копії трудових книжок до ПФУ?

Щоб подати скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж, страхувальник повинен здійснити такі кроки:

— увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ за посиланням: www.portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

— у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника»;

— заповнити форму звернення (РНОКПП та ПІБ особи) — натиснути кнопку «Пошук»;

— натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію трудової книжки;

— підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль;

— натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ»;

— результати оцифрування відповідальною особою органу ПФУ наданих скан-копій документів страхувальник може переглянути в закладці «Відомості про трудові відносини», зазначивши у меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.

Як перевірити результат подання на сайті ПФУ?

Роботодавець може це зробити у кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ в розділі «Відомості про трудові відносини».

Застрахована особа — в особистому кабінеті на вебпорталі у розділі «Мої звернення». Про це ми писали тут.

Що робити після оцифрування трудової книжки?

Після 10.06.2021 чимало роботодавців припустилися помилки: оцифровані паперові трудові книжки видали працівникам на руки. Цього не потрібно було робити!

Відповідно до чинної редакції ч. 3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки зберігаються у працівників. Проте це не означає, що після 10.06.2021 всі трудові книжки потрібно було видати працівникам.

Їх, як і раніше, видають при звільненні, якщо не встигли оцифрувати. Проте законом установлено, так би мовити, перехідний період тривалістю п’ять років, а саме: розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.

Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.

Важливо!

Граничний строк подання ПФУ сканованих копій паперових трудових книжок — 10 червня 2026 року.

Тому не радимо поспішати з поверненням оцифрованих трудових книжок працівникам, з якими трудові відносини тривають. Безпечніше зробити це після 10.06.2026, коли буде завершено всі роботи з оцифрування трудових книжок.

Як вносити виправлення до даних трудових книжок, переданих до ПФУ?

Оцифровані трудові книжки подають до ПФУ одноразово.

Водночас, відповідно до п. 6 Порядку №11-1, повторно подають відомості про трудову діяльність у разі виправлення записів, якщо виявлено неправильний чи неточний запис про періоди роботи за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ.

Подаючи повторно відомості про трудову діяльність, подають не всю трудову книжку, а лише титульну сторінку та сторінки зі змінами.

Що робити, якщо трудова книжка кандидата на працевлаштування перебуває на тимчасово окупованій території?

Внутрішньо переміщеній особі, яка хоче працевлаштуватися за новим місцем фактичного проживання, але не має на руках оригіналу трудової книжки та не має доступу до неї, забезпечено можливість отримання дубліката трудової книжки за новим місцем роботи згідно з п. 5.6 Інструкції №58.

Також Держпраці консультує: якщо особа працевлаштована у районах активних бойових дій, то відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону №2136 у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці.

Таким чином, допускається видавати трудові книжки без звільнення в таких районах на руки працівникам, з метою уникнення знищення трудових книжок через бойові дії. Але якщо працівники не перебувають у зоні активних бойових дій, трудові книжки зберігаються у роботодавців до звільнення працівників або закінчення робіт з оцифрування таких трудових книжок, тобто до 10 червня 2026 року.

ФОПи та трудові книжки

Трудові книжки працівників, які працюють за трудовим договором у ФОПів, зберігаються безпосередньо у працівників.

Отже, ФОПи не зберігають паперові трудові книжки працівників і, відповідно, не зобов’язані їх сканувати.

Тому, якщо особа працює у ФОПа, а трудова книжка перебуває у працівника, саме працівник має подбати про її оцифрування.

Приймаємо працівника у 2026 році: чи треба зберігати його трудову книжку?

Як зазначено вище, після 10.06.2021 роботодавець звільнений від обов’язку зберігати трудові книжки працівників. А після 10.06.2026 роботодавці мають повернути працівникам трудові книжки, які ще зберігалися у них.

Тому немає практичного сенсу брати на себе відповідальність за зберігання чужого майна — паперових трудових книжок працівників. Принаймні закон цього не вимагає.

Трудові книжки мобілізованих працівників

Здавалося б, запитань тут не має виникати: роботодавець бере трудову книжку працівника, яка зберігається у сейфі підприємства, сканує її та передає відомості до ПФУ.

Проте з трудовими книжками мобілізованих працівників ситуація складніша.

Під час мобілізації трудові відносини з працівником не припиняються. Працівника увільняють від роботи на період проходження військової служби зі збереженням гарантій, передбачених ч. 3 ст. 119 КЗпП.

Роботодавець і надалі має відображати такого працівника у додатку Д1 до податкового розрахунку, навіть якщо нарахувань і виплат йому не здійснює. Зокрема, щодо мобілізованого працівника у графі 14 додатка Д1 зазначають кількість календарних днів перебування у трудових відносинах.

Водночас на практиці виникає технічна проблема. Якщо за останній звітний період щодо працівника немає даних про нарахування зарплати, виплати і ЄСВ, система ПФУ може автоматично визначити, що працівник уже не працює. У підсумку такий працівник може більше не відображатися за цим роботодавцем у кабінеті страхувальника.

Через це роботодавець ризикує втратити технічну можливість передати сканкопію трудової книжки мобілізованого працівника через свій кабінет страхувальника.

Формально працівник може самостійно подати сканкопії своєї трудової книжки через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Але для мобілізованих працівників це часто складно або фізично неможливо.

До 10 червня 2026 року залишилося небагато часу, тому роботодавцям варто завчасно перевірити, чи є серед працівників мобілізовані особи, трудові книжки яких ще не передано до ПФУ.

Продовжуючи тему трудових книжок мобілізованих працівників, окремо розглянемо ситуації, коли:

— особу мобілізовано давно, а її трудову книжку ще не оцифровано;

— особу мобілізовано нещодавно, але трудову книжку вона роботодавцю не передавала;

— працівника прийняли на роботу вже після 10 червня 2021 року, коли паперова трудова книжка могла залишатися у самого працівника.

Коротко нагадаємо: після мобілізації особа набуває статусу військовослужбовця. Саме тому питання доступу до її паперової трудової книжки може бути проблемним.

Можна виокремити кілька типових сценаріїв.

1. Працівника прийняли на роботу до 10.06.2021.

Його трудова книжка зберігається у роботодавця. Працівника мобілізували пізніше. Це найбільш зрозумілий, але водночас технічно проблемний випадок, якщо працівник уже не відображається у кабінеті страхувальника.

2. Працівника прийняли на роботу після 10.06.2021.

Трудова книжка може зберігатися у працівника вдома. Роботодавець не має фізичного доступу до документа, а сам мобілізований працівник може не мати змоги її відсканувати.

3. Особа не перебувала у трудових відносинах на момент мобілізації.

Трудова книжка також може залишатися вдома, а подати її сканкопії через особистий кабінет ПФУ особа фактично не може через проходження військової служби.

Запитання, як діяти в таких ситуаціях, наразі залишається відкритим.

Трудова книжка не була оцифрована до 10.06.2026: які наслідки для працівника?

ПФУ повідомляє, що оцифрування трудових книжок триватиме й після 10 червня 2026 року.

Також ПФУ зазначає, що відсутність оцифрованої копії трудової книжки після 10 червня 2026 року не означатиме втрату страхового (трудового) стажу.

Якщо ж у системі немає даних про стаж за періоди до впровадження персоніфікованого обліку, паперові документи можна буде подати пізніше — безпосередньо до територіального органу ПФУ або через особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Чи буде штраф роботодавцю за неоцифровані трудові книжки після 10.06.2026?

Ні, спеціального штрафу за це не встановлено. І поки що контролери штрафами не погрожують. Проте трудова книжка — це важливий документ, тож, попри скасування обов’язкового ведення паперових трудових книжок, відповідальність за колишні порушення залишається. А позаяк за бажанням працівників роботодавець і надалі вносить записи до паперової трудової книжки, така відповідальність поширюватиметься й на поточні порушення.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання (п. 3 Постанови №301). За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність.

Із дисциплінарною відповідальністю посадових осіб усе зрозуміло — це або догана, або звільнення (ст. 147 КЗпП). А які ще види відповідальності передбачає законодавство?

Роботодавцю за недотримання правил ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок можуть загрожувати фінансові санкції у розмірі мінімальної зарплати (у 2026 р. — 8 647,00 грн) як за порушення інших вимог трудового законодавства (абзац десятий ст. 265 КЗпП).

Утім, у період дії воєнного стану в разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону №2136).

Також за порушення вимог законодавства про працю передбачено адміністративну відповідальність за ч. 1 ст. 41 КУпАП, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 н. м. д. г. (510 грн — 1 700 грн).

У такому разі адмінстягнення накладається щодо (ст. 38 КУпАП):

— разових порушень — протягом двох місяців із дня вчинення;

— триваючих порушень — не пізніше як через два місяці з дня їх виявлення.

На жаль, законодавство не містить визначення поняття «триваюче правопорушення», але з роз’яснень держорганів випливає, що таким є правопорушення, яке можна виявити під час перевірки (воно має місце тоді, коли триває перевірка). Якщо ж порушення було виправлено до початку перевірки, то адмінштраф не застосовується.