Аутстафінг: залучення персоналу, оформленого в іншого роботодавця

Що таке аутстафінг?

Термін outstaffing походить від англійських слів out («поза», «зовні») і staff («персонал», «штат») та буквально означає «виведення персоналу за межі штату». У діловій практиці також використовують формулювання «надання персоналу», «оренда персоналу», «виведення працівників за штат». Усі вони описують модель, коли працівник формально перебуває у трудових відносинах з однією особою, але фактично працює в інтересах іншої. Водночас у законодавстві України термін «аутстафінг» прямо не використовується, тому правовий аналіз таких відносин має ґрунтуватися на компіляції низки законодавчих нормах.

Найближче визначення до поняття «аутстафінг» міститься у пп. 14.1.183 ПКУ.

Послуга з надання персоналу — це господарська або цивільно-правова угода, відповідно до якої особа, що надає послугу (резидент або нерезидент), скеровує у розпорядження іншої особи (резидента або нерезидента) одну чи декількох фізосіб для виконання визначених цією угодою функцій. Угода про надання персоналу може передбачати укладення зазначеними фізособами трудової угоди або трудового контракту з особою, у розпорядження якої вони скеровані. Інші умови надання персоналу, в тому числі винагорода особи, що надає послугу, визначаються угодою сторін.

Саме ця норма використовується як відправна точка для опису аутстафінгу в податковому та господарському сенсі. Вона справді досить близько підводить нас до класичної бізнес-моделі надання персоналу: одна особа надає працівників у розпорядження іншої особи для виконання певних функцій, а за це отримує винагороду.

Утім, лише цієї норми недостатньо, щоб зробити висновок про трудоправовий режим таких відносин, тому для повного розуміння потрібно враховувати положення Закону від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення» (далі — Закон №5067) та цивільно-правові норми щодо договорів про надання послуг, зокрема положення гл. 63 ЦКУ (ст. 901 — 907 ЦКУ).

Обов’язки, вимоги й обмеження у роботі аутстафера

Стаття 39 Закону №5067 регулює основні умови скерування працівників до іншого роботодавця, зокрема:

1. Умови скерування працівників:

— це передбачено колективним договором роботодавця, який скеровує працівників;

— є згода первинної профспілкової організації (ч. 1 ст. 39 Закону №5067).

2. Обов’язки роботодавця:

— укласти договір із роботодавцем про застосування праці працівника;

— виплачувати працівникові зарплату не нижче від мінімальної та не нижче від оплати працівника замовника за аналогічну роботу;

Зверніть увагу!

На практиці бізнес часто орієнтується лише на мінімальну зарплату. Проте друга умова означає: якщо у замовника вища оплата праці, роботодавець повинен підвищити зарплату скерованого працівника до такого рівня. Це автоматично збільшує податкове навантаження (ЄСВ, ПДФО, ВЗ), тому ця норма має не лише соціальний, а й цілком практичний фінансовий ефект.

— забезпечити режим роботи і відпочинку за правилами роботодавця, в якого фактично працює працівник;

Модель не передбачає принципу «передали працівника — далі це не наша справа». Закон прямо пов’язує трудові гарантії працівника з умовами роботи у роботодавця, який приймає;

— нараховувати і сплачувати ЄСВ;

— не перешкоджати переходу працівника до роботодавця, в якого він виконував роботу.

Тому поширені у бізнес-практиці жорсткі заборони на «переманювання» у таких правовідносинах можуть бути юридично вразливими. Не можна у трудовому договорі поставити обмеження щодо переходу працівника (ч. 1 ст. 39 Закону №5067).

3. Заборонено скерування працівників, якщо роботодавець:

— протягом року скорочував штат;

— не дотримується нормативу кількості працівників основних професій;

— залучає працівників до шкідливих, небезпечних або важких робіт чи робіт основного технологічного процесу (ч. 4 ст. 39 Закону №5067).

Чи потрібен дозвіл або ліцензія?

Закон від 21.09.2022 №2623-IX скасував вимогу ч. 1 ст. 39 Закону №5067 щодо отримання дозволу на наймання працівників для подальшої роботи в іншого роботодавця. Натомість законодавець залишив інший механізм контролю. Так, відповідно до ч. 3 ст. 36 Закону №5067 суб’єкти господарювання, які надають послуги з наймання працівників для роботи в інших роботодавців, повинні бути включені до спеціального Переліку, який веде Державна служба зайнятості.

На практиці цю вимогу іноді недооцінюють, проте для контролюючих органів вона є одним із маркерів того, що компанія працює у межах моделі, передбаченої законодавством.

Кадровий облік аутстафера

Жодна модель аутстафінгу не працює без належного кадрового оформлення. Якщо компанія називає себе аутстафером, але фактично не має оформлених працівників, саме це стає однією з перших проблем під час перевірок.

Аутстафер повинен мати:

— трудові договори з працівниками;

— посадові інструкції;

— документи про оформлення трудових відносин;

— табелі обліку робочого часу;

— накази або розпорядження про скерування працівників до замовника.

На практиці бізнес нерідко називає аутстафінгом модель, коли люди взагалі не є його працівниками — наприклад, працюють як ФОПи або залучені з іншої компанії. Але така схема вже не відповідає конструкції, яку описує ст. 39 Закону №5067. Саме на цьому розриві між «назвою моделі» і реальним оформленням найчастіше виникають податкові та трудові ризики.

Практична порада

У приміщенні замовника варто мати засвідчені копії документів, що підтверджують статус працівника: договір між компаніями, копію трудового договору та наказ про скерування працівника.

Спеціальна звітність аутстафера

Крім стандартної звітності щодо найманих працівників, аутстафер має ще один спеціальний обов’язок, про який на практиці часто забувають навіть компанії з добре налагодженим кадровим обліком.

Суб’єкти господарювання, що надають послуги з наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в інших роботодавців, повинні подавати до служби зайнятості Інформацію про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні (ф. №1-ПА).

• Бланк Інформації про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні (ф. №1-ПА), терміни його подання, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
  
  
• Форму №1-ПА затверджено наказом Мінсоцполітики від 03.06.2019 №851 «Про затвердження форми звітності №1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні» та Порядку її подання» (зі змінами та доповненнями).
  
  
• Інструкцію із заповнення та подання цього бланку від редакції «Дебет-Кредит» читайте за посиланням.
  
  
• Більше інструкцій із заповнення та подання бланків податкової та статистичної звітності дивіться тут.
  
  
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) є на нашому сайті у розділі бланків.

Позиція ДПС щодо аутстафінгу

Податкова служба загалом не заперечує використання договорів надання персоналу. Проте для неї вирішальним є не назва договору, а реальний зміст відносин між сторонами.

Якщо за договором аутстафінгу фактично приховано інші відносини, працівники не оформлені належним чином, немає первинних документів або економічна логіка операції виглядає непереконливо, контролюючі органи можуть поставити під сумнів реальність госпоперацій і розглянути питання про їх перекваліфікацію.

Іншими словами, ризик пов’язаний не зі самим терміном «аутстафінг», а з ситуаціями, коли за цією назвою немає належного кадрового, трудового та бухгалтерського оформлення.

З погляду ДПС, співпрацю замовника з компанією-аутстафером можуть підтвердити первинні документи, які доводять факт найму робочої сили, сплату компанії-аутстаферу замовником відповідних коштів за договором аутстафінгу з відповідним відображенням таких госпоперацій у бухобліку замовника, виконання компанією-аутстафером обов’язків роботодавця та податкового агента. Конкретний перелік документів та критеріїв може варіюватися залежно від специфіки діяльності підприємства-замовника.

І що ж це має бути за перелік документів?

Орієнтовний перелік таких документів податківці наводять, наприклад, у «ЗІР», категорія 103.26:

1. Документи щодо факту найму працівників.

Підтверджують, що працівники перебувають у трудових відносинах саме з аутстафером:

• трудові договори (контракти) з працівниками;
• накази про прийняття на роботу;
• повідомлення до ДПС про прийняття працівника;
• посадові інструкції;
• накази або розпорядження про скерування працівників до замовника.

2. Документи щодо надання послуг аутстафінгу:

• договір про надання персоналу (аутстафінгу);
• додатки до договору (перелік працівників, функції, строки, умови роботи);
• акти наданих послуг;
• рахунки на оплату;
• листування або інші документи щодо організації виконання робіт.

3. Документи щодо оплати послуг:

• платіжні інструкції;
• банківські виписки;
• рахунки-фактури;
• податкові накладні (за наявності ПДВ).

4. Документи щодо виконання обов’язків роботодавця:

• розрахунково-платіжні відомості;
• табелі обліку робочого часу;
• документи щодо нарахування зарплати;
• документи щодо сплати ЄСВ, ПДФО та ВЗ;
• звітність щодо найманих працівників.

5. Документи бухобліку замовника.

Підтверджують відображення госпоперації:

• акти наданих послуг;
• регістри бухобліку;
• первинні документи, що підтверджують використання праці залучених працівників.

ДПС також зазначає, що у разі укладення договору аутстафінгу обов’язки роботодавця та податкового агента покладаються на компанію-аутстафера. Якщо процес найму персоналу прозорий, належно документально підтверджений і сторони дотримуються вимог трудового та податкового законодавства, контролюючі органи не розглядатимуть таку модель як порушення.

Водночас у разі використання схем прихованої зайнятості, порушення прав працівників або недотримання законодавства такі дії під час перевірки можуть бути кваліфіковані як порушення, що тягне донарахування податків, зборів і застосування штрафних санкцій.

Бухоблік операцій аутстафінгу

Підставою для відображення доходів аутстафера і витрат у нього та у його замовника є акт наданих послуг відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік №996-XIV.

Також читайте:

• Акт без підпису замовника або орендаря: новація за Законом №4791
• Акти виконаних робіт (наданих послуг) стануть не обов'язковими: роз'яснення ДПС щодо Закону №4791-ІХ
• Нові правила оформлення Актів послуг, робіт та оренди за Законом №4791: що зміниться та з якого числа?

Таблиця 1. Облік у замовника

Таблиця 2. Облік у аутстафера

Судова практика щодо аутстафінгу

Суди, як і ДПС, не заперечують можливості використання аутстафінгу. Водночас судді оцінюють не назву договору, а реальність госпоперацій та їх документальне підтвердження.

Так, Верховний Суд у постанові від 07.08.2018 у справі №808/760/16 зазначив, що відсутність у контрагента достатньої кількості працівників не свідчить про нереальність операції, бо персонал може залучатися через різні моделі: зокрема за договорами цивільно-правового характеру, аутсорсингу чи аутстафінгу. Аналогічні висновки містяться у постанові ВС від 15.04.2020 у справі №826/13929/17 та в ухвалі від 16.04.2020 у справі №520/7467/19.

Ця позиція Верховного Суду і донині використовується як суб’єктами господарювання, які оскаржують санкції з боку податківців, так і судами, що ухвалюють рішення на користь таких суб’єктів господарювання.

Водночас у разі порушення трудового законодавства уможливлюються штрафи. Наприклад, у справі №640/1099/19 (постанова ВС від 14.05.2020) спір виник через те, в кого мали бути оформлені працівники, залучені за договором аутстафінгу. Це свідчить про необхідність для замовника переконатися, що працівники належним чином оформлені у аутстафера. У який саме спосіб перевіряти це, закон прямо не визначає, тож відповідні механізми й обсяг інформації слід передбачати у договорі.

Також читайте: Аутсорсинг бізнес-процесів та аутстафінг персоналу: суть та судова практика.

Таблиця 3. Переваги та недоліки аутстафінгу