- Бланк Видаткового касового ордера (далі — ВКО), терміни його подання і сплати, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму ПКО (типова форма №КО-1) наведено у додатку 3 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
У цій статті розглянемо, що таке видатковий касовий ордер (ВКО), коли його оформлюють і які особливості його складання.
Що таке видатковий касовий ордер і коли його оформлюють
Видатковий касовий ордер, або ВКО, є первинним документом, який є обов’язковим, якщо підприємство має касу та видає готівку. Це ключовий документ для оформлення всіх операцій з видачі готівки з каси. Він є офіційним підтвердженням факту видачі грошей та підставою для бухобліку.
Порядок оформлення касових операцій, включно з ВКО, докладно регламентовано у розділі III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі — Положення №148). Типова форма ВКО має номер КО-2 і є додатком 3 до цього Положення.
Коли ж ми оформлюємо ВКО?
Цей документ потрібен у таких основних ситуаціях:
— внесення готівки до банку;
— видача готівки на відрядження або під звіт;
— виплата зарплати, відпусткових, разових премій тощо. Зокрема, одноразові видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, окремим особам проводять за ВКО;
— оплата за отриману продукцію чи інші виробничі (господарські) потреби.
Увага: ВКО також виписують окремо на кожну особу, яка не перебуває у штатному розписі підприємства, але готівку отримує.
Заповнює ВКО бухгалтер або інша відповідальна особа, на яку покладено такий обов’язок.
Пам’ятайте, що виправлення у ВКО суворо заборонені, тому завжди будьте уважні, заповнюючи його!
Паперовий чи електронний: у якій формі складати ВКО?
Касові документи можуть бути як паперові, так і електронні (Положення №148). Це стосується всіх касових ордерів, включно з ВКО.
Якщо ваше підприємство обирає електронну форму оформлення ВКО, важливо дотримуватися певних вимог законодавства України у сфері електронного документообігу. Ось ключові моменти:
1. Електронні підписи.
Працівники установ/підприємств для підписання електронного ВКО зобов’язані використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це забезпечує високий рівень безпеки та юридичної значущості документа.
Фізособи-підприємці можуть застосовувати кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
Звичайні фізособи мають право використовувати кваліфікований, удосконалений або навіть простий електронний підпис.
2. Електронна печатка.
Суб’єкти господарювання також можуть використовувати кваліфіковану електронну печатку банку або удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит до електронного ВКО. Важливо пам’ятати, що застосування удосконалених та простих електронних підписів/печаток регулюється договірними засадами та відповідними законами України.
Інструкція із заповнення ВКО
Нижче в таблицях покажемо заповнення верхньої частини ВКО (таблиця 1), табличної частини (таблиця 2) та нижньої частини (таблиця 3). Нижче наведено також зразок заповнення ВКО.
Таблиця 1. Заповнення верхньої частини ВКО
| Назва реквізиту | Особливості заповнення |
| найменування підприємства/установи/організації | Зазначається повне або скорочене найменування* підприємства, яке відповідає реєстраційним документам |
| Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України | Вказуємо код ЄДРПОУ* підприємства. Ця вимога випливає з пункту 2 частини 2 статті 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» №755-IV |
| * Практична порада: Законодавство не забороняє використовувати штамп (зокрема набірний), який містить одразу два реквізити: і найменування підприємства, і його код ЄДРПОУ. Це може значно прискорити вашу роботу. | |
Таблиця 2. Таблична частина ВКО
| Назва реквізиту | Особливості заповнення |
| (1) № з/п | У цій графі слід зазначити цифру «1». Це пов’язано з тим, що зазвичай ВКО оформлюють на одну операцію з видачі готівки |
| (2) Номер документа | Тут проставляють реєстраційний номер ВКО, який має відповідати запису в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3 або №КО-3а, за формою додатка 4 до Положення №148). Бухгалтер реєструє ВКО в цьому журналі до передачі його до каси |
| (3) Дата складання | Ця графа призначена для дати складання ВКО. Вона має збігатися з датою фактичної видачі коштів та відповідати даті реєстрації в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Пам’ятайте, що приймання і видача готівки за касовими ордерами проводять лише в день їх складання |
| (4) Кореспондуючий рахунок, субрахунок | У цьому полі зазначають номер субрахунку, який кореспондує з кредитом рахунку 301 «Готівка в національній валюті». Тобто тут наводять дебетовий рахунок, на який будуть віднесені витрати з каси. Наприклад: — 311 «Поточні рахунки в національній валюті» — якщо готівка здається до банку через платіжний термінал; — 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» — якщо готівка здається до каси банку особисто або через інкасаторів; — 372 — на відрядження або під звіт; — 661 — на виплату зарплати, відпусткових, разових премій тощо |
| (5) Код аналітичного рахунку | Цей реквізит заповнюєте лише за потреби, якщо на вашому підприємстві ведеться аналітичний облік |
| (6) Сума | Тут цифрами зазначають суму готівки у гривнях, що підлягає виплаті з каси. Для позначення сум гривень у касових документах також може використовуватися її графічний знак — «₴» |
| (7) Код цільового призначення | Цю графу заповнюють, якщо є код цільового призначення для видачі готівки |
Таблиця 3. Заповнення нижньої частини ВКО
| Назва реквізиту | Особливості заповнення |
| Видати (прізвище, ім’я, по батькові) | У цьому полі зазначають прізвище, ім’я та по батькові особи, яка отримує готівку з каси підприємства. Важливо пам’ятати, що готівка видається тільки особі, зазначеній у ВКО. Якщо готівка видається за довіреністю, то після ПІБ одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати кошти. Довіреність (або її нотаріально засвідчена копія) обов’язково залишається у касира і додається до ВКО. Виняток: якщо ВКО оформлюється на загальну суму проведених касових операцій (наприклад, видача готівки за видатковими відомостями або здавання готівки до банку), це поле не заповнюють. У таких випадках, за рекомендацією НБУ (лист НБУ від 07.03.2018 №50-0007/13560), у реквізиті «Видати» можна зазначати ПІБ особи, яка видає кошти, тобто касира. |
| Підстава | Тут фіксують причину (підставу) для складання ВКО та видачі готівки. Прикладами можуть бути: наказ про виплату матеріальної допомоги, наказ про відрядження, наказ про господарські потреби тощо |
| Сума (словами), грн коп. | Бухгалтер уточнює тут суму готівки, що підлягає видачі, словами (гривні — словами, копійки — цифрами) |
| Додаток | У цьому полі перелічують документи, які додаються до ВКО і є підставою для його складання. Це можуть бути: заяви на видачу готівки, розрахунки, видаткові накладні, витяги з протоколів, довіреності на отримання коштів. Якщо кошти здаються до банку, тут зазначають документи, що підтверджують здачу: квитанція банку, чек банкомата/ПТКС, копія супровідної відомості з підписом інкасатора, чек платіжного термінала. Важливо: якщо на цих доданих документах, заявах чи рахунках уже є дозвільний напис керівника, то його підпис на самому ВКО не є обов’язковим |
| Керівник (підпис, прізвище, ініціали) | Документи на видачу готівки, включно з ВКО, мають бути підписані керівником підприємства. Керівник також може уповноважити іншу особу на підписання таких документів. Як уже згадувалося, якщо на доданих до ВКО документах є дозвільний напис керівника, його підпис на ордері не обов’язковий |
| Головний бухгалтер (підпис, прізвище, ініціали) | ВКО також підписується головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником |
| Одержав (словами), грн коп. | Одержувач власноруч вписує отриману суму: гривні — словами, копійки — цифрами. Зверніть увагу: якщо людина помилилася при написанні суми літерами, бухгалтер повинен виписати новий ВКО, бо виправлення заборонені. Цей реквізит не заповнюють, якщо ВКО оформляють на загальну суму касових операцій (наприклад, видача готівки за видатковими відомостями або здавання готівки до банку) |
| Дата («__»________20__року) | Одержувач власноруч зазначає дату отримання готівки. Цей реквізит також не заповнюють у випадках, коли ВКО оформлюють на загальну суму касових операцій |
| Підпис одержувача | Одержувач (або особа, якій довірено отримати кошти) обов’язково ставить власноручний підпис. ВКО не приймаються для виведення залишку готівки в касі, якщо видача готівки не підтверджена підписом одержувача. Цей реквізит не заповнюють на загальну суму проведених касових операцій |
| За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача) | Це поле заповнює касир. Він повинен вимагати пред’явлення паспорта/е-паспорта або іншого документа, що посвідчує особу одержувача. Касир записує найменування документа, його номер, ким і коли він був виданий. Цей реквізит не заповнюють, якщо ВКО оформлюють на загальну суму касових операцій (наприклад, здавання готівки до банку) |
| Видав касир (підпис, прізвище, ініціали) | Після видачі готівки касир підписує ВКО із зазначенням свого прізвища та ініціалів. На доданих до ВКО документах касир має проставити відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати. Касир зобов’язаний перевірити наявність та справжність підписів, правильність оформлення документа та наявність усіх додатків. У разі невиконання цих вимог документи повертаються для належного оформлення. Якщо штатним розписом підприємства не передбачено посади касира, його обов’язки покладаються на бухгалтера або іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, за письмовим розпорядженням керівника |
Зразок. Видатковий касовий ордер
Додаткові нюанси у роботі з ВКО
Вище ми докладно з’ясували, як заповнювати ВКО, але є ще кілька важливих правил та особливостей, про які варто пам’ятати кожному бухгалтеру.
1. Касовий ордер особі, яка отримує готівку, не видається!
Документ залишається у бухгалтерії та касі для внутрішнього обліку.
2. Реєстрація ВКО — до передачі в касу.
Бухгалтер реєструє ВКО у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148) до того, як передати його до каси.
Якщо ви використовуєте комп’ютерні засоби для реєстрації, то програмне забезпечення має забезпечувати формування та роздрукування «Вкладного аркуша журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів». Цей аркуш формується та роздруковується за відповідний день і містить дані для обліку руху коштів.
3. Строки видачі готівки.
Приймання і видачу готівки за касовими ордерами проводять лише в день їх складання. Це означає, що ВКО не може бути складений в один день, а готівка за ним видана наступного. Якщо готівка не була видана за ВКО в день його складання, касир має повернути такий ордер особі, яка його виписала, для анулювання у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
4. Відповідальність касира перед видачею готівки.
Касир має ретельно перевіряти ВКО, перш ніж видати гроші. Він зобов’язаний перевірити:
— наявність та справжність підписів керівника та головного бухгалтера або уповноважених осіб;
— правильність оформлення всіх реквізитів документа;
— наявність усіх додатків, перелічених у ВКО. Якщо хоча б одна з цих вимог не виконана, касир повинен повернути документи для належного оформлення.