Загалом електронні договори органічно доповнюють чинну систему господарських правочинів, проте порядок їх укладення та виконання має низку специфічних аспектів, впроваджених Законом про електронну комерцію ще 2015 року.
Під час оформлення домовленостей в електронному середовищі волевиявлення сторін може поєднувати риси як конклюдентних дій (натискання кнопки, підтвердження операції, обмін повідомленнями), так і письмової форми з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП чи УЕП).
Завдяки цьому факт укладення такого договору може підтверджуватися як електронним документом, підписаним КЕП/УЕП, так і даними електронного обміну — технічними логами, службовим листуванням або інформацією з систем електронного документообігу.
Правова природа електронного договору
Електронний договір — це різновид договору в письмовій формі. Його юридична сила така сама, як і договору, укладеному в письмовій формі, за умови дотримання вимог до змісту та підпису.
Це прямо випливає із:
— ЦКУ, ст. 205, 207: письмова форма правочину може вчинятися за допомогою електронних документів та/або обміну повідомленнями, якщо сторони можуть ідентифікувати волевиявлення (загальні норми про форму правочинів і договір);
— Закону №675: електронний договір, підписаний у порядку ст. 12 цього Закону, прирівнюється до письмового (ч. 12 ст. 11);
— Закону №2155: КЕП (кваліфікований електронний підпис) має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, і забезпечує ідентифікацію підписувала. Втім, наразі можна використовувати й УЕП — про особливості застосування КЕП та УЕП можна почитати на вебсайті Мінцифри;
— Закону №851 (базово — про статус е-документа як юридичного документа).
Електронний договір — це повноцінний правочин, бо:
— юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму;
— допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму (ст. 8 Закону №851).
Як ТОВ і ФОПи укладають електронний договір: покроково
Закон про електронну комерцію будує логіку електронного договору на моделі оферта → акцепт.
Крок 1. Оферта (пропозиція укласти договір).
Оферта має містити всі істотні умови відповідного виду договору та намір сторони договору бути зобов’язаною у разі акцепту (прийняття умов договору іншою стороною). Зазвичай перед надсиланням договору на підпис КЕП/УЕП контрагентові сторони проводять ретельні перемовини та погоджують усі його умови/положення.
Одним із різновидів електронних договорів є договір приєднання (він укладається в електронній формі та містить умови, які сторона, що приєднується, не може змінювати, та розміщується на вебсайті). Такі договори укладаються з використанням електронних технологій (наприклад, через онлайн-портал) і мають таку саму юридичну силу, як і паперовий аналог. Прикладом є підписання договору про приєднання до послуги через портал Дія за допомогою електронного підпису.
Офертою може бути:
— файл договору, надісланий e-mail, із сертифікатом КЕП;
— документ у сервісі електронного документообігу;
— публічна оферта на сайті/платформі (договір приєднання);
— комерційне е-повідомлення.
Крок 2. Акцепт (прийняття).
Акцепт відбувається через:
— підписання електронного договору КЕП/УЕП;
— відповідь-підтвердження в е-системі;
— іншу дію, прямо визначену офертою (наприклад, «натиснути кнопку погоджуюсь», оплатити рахунок та отримати квитанцію/чек, отримати доступ до сервісів/товарів/послуги постачальника тощо). Але тут важливо — спосіб акцепту має бути закріплений в оферті/договорі.
Крок 3. Момент укладення.
Договір вважається укладеним з моменту отримання оферентом акцепту в установленому ним порядку (ч. 3 ст. 11 Закону №675).
При цьому продавець (виконавець) зобов’язаний підтвердити отримання замовлення, а споживач має отримати підтвердження укладення правочину у формі електронного документа, квитанції, чека або іншого документа.
Підписувачі: хто підписує електронний договір
Розгляньмо це на прикладі укладення електронного договору «ТОВ-ФОП».
Від імені ФОПа.
Підписує сам ФОП своїм КЕП/УЕП. КЕП завжди прив’язаний до фізособи, а не до «абстрактного ФОПа». КЕП (кваліфікований електронний підпис) для фізособи та ФОПа є одним і тим самим, бо українське законодавство не виділяє ФОПа як окрему категорію користувачів електронних довірчих послуг. Один і той самий електронний підпис фізособи може використовуватися як для особистих потреб, так і для підприємницької діяльності, наприклад для подання звітності. Увага: на відміну від юросіб, чимало електронних сервісів пропонують КЕП ФОПам безкоштовно.
Від імені ТОВ.
Підписує:
1) директор (інша особа, що має право діяти без довіреності згідно з ЄДР/статутом); або
2) уповноважений представник за довіреністю/наказом/ЄДР.
Важливо: електронний підпис теж належить конкретній фізособі. Тому від імені юрособи підписує фізособа-представник, а її повноваження мають бути підтверджені.
Як правильно уповноважити підписувача ТОВ
Найкраща комбінація для безпеки:
— наказ/рішення директора про уповноваження;
— довіреність (може бути й електронна, підписана директором КЕП);
— за потреби — внесення інформації про підписувача в е-системі документообігу.
У договорі бажано прописати формулу:
«Сторона 1 діє через директора/уповноважену особу ___ на підставі ___, що підтверджується електронними документами, підписаними КЕП».
Який підпис використовувати: КЕП чи УЕП?
Для укладення електронних договорів краще використовувати саме КЕП, бо він прирівнюється до власноручного підпису та має найвищий рівень захисту. Хоча й удосконалений електронний підпис (УЕП) також може використовуватися для менш формальних угод (наприклад, у роздрібній торгівлі). Порівняння КЕП та УЕП наведено у таблиці.
Таблиця. Порівняння КЕП та УЕП для укладення договорів
| Критерій | Кваліфікований електронний підпис (КЕП) | Удосконалений електронний підпис (УЕП) |
| Юридична сила | Має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, і має презумпцію відповідності йому | Не має такої самої юридичної сили, як власноручний підпис, і не завжди приймається в юридичних операціях |
| Рівень захисту | Найвищий рівень захисту | Менш захищений, аніж КЕП |
| Сфера застосування | Обов’язковий для юридично значущих дій: підписання важливих договорів, подання звітності, участь у державних закупівлях, доступ до державних сервісів | Пасує для менш формальних завдань і угод, наприклад у роздрібній торгівлі |
| Процедура отримання | Потребує особистої ідентифікації в офісі надавача довірчих послуг або може бути оформлений онлайн у певних випадках (наприклад, через Дію або в деяких банках) | Може бути отриманий дистанційно через український банк, якщо ви є його клієнтом |
Які умови варто спеціально прописати в електронному договорі
Мін’юст у 2025 році окремо наголосив: електронний договір повинен мати істотні умови + технічний порядок укладення/підпису/обміну.
Рекомендована частина договору:
1. Канал і система обміну
— назва сервісу ЕДО або e-mail адреси сторін;
— правило, що повідомлення з цих адрес/через цю систему є офіційними.
2. Тип підпису
— КЕП/УЕП/інший підпис у сфері е-комерції (одноразовий ідентифікатор тощо — якщо доречно);
— зазначити, що такий підпис прирівнюється до власноручного.
3. Порядок підписання та дата
— як визначається дата підпису (за міткою часу сервісу/сертифіката);
— що кожна сторона підписує своїм чинним ключем.
4. Порядок внесення змін
— лише через нову редакцію/додаткову угоду в е-формі;
— момент набрання чинності змінами.
5. Зберігання та докази
— хто й де зберігає оригінали е-документів;
— що сторони визнають е-документи належними доказами в суді.
6. Резервний сценарій
— що роблять сторони у разі технічного збою (перехід на інший сервіс/паперову форму, інше).
Утім, часто постає запитання: а як бути, якщо договір укладений (дата в шапці договору), наприклад, у січні 2025 року, а контрагент надіслав на підпис у системі ЕДО його лише у вересні, — чи можлива така ситуація? Зазвичай, якщо договір укладений, наприклад, 5 листопада, а надісланий 25 листопада на підпис у системі ЕДО, — запитань не виникає. Якщо ж різниця між датою укладення договору та датою його підписання становить пів року чи більше, це викликає стурбованість в отримувача договору. Розгляньмо це на прикладі.
Приклад.
Скажімо, дата в шапці договору — 5 січня 2025 р., а отриманий на підпис — 20 вересня 2025 р.
Загалом договір може бути підписаний сторонами в системі ЕДО й пізніше, ніж дата, проставлена у шапці договору. Закон не забороняє укладати договір «з дати, зазначеної в тексті», але фактичний момент укладення — інший.
Проте є важливі нюанси.
Яка дата вважається датою укладення договору?
Договір вважається укладеним у момент отримання стороною акцепту (ст. 640 ЦКУ).
У випадку з ЕДО — це момент, коли контрагент накладає свій КЕП/УЕП або підтверджує підписання в інший визначений спосіб.
Тобто якщо директор ТОВ підписав договір у вересні, тоді договір укладено саме у вересні, незалежно від того, що в шапці написано «січень 2025 р.».
Чи робить це договір нечинним? Ні. Договір чинний.
Різниця між «датою в шапці» та фактичною «датою підпису» сама собою:
— не створює нечинності;
— не робить його неукладеним;
— не порушує вимоги законодавства.
Проте це впливає на інші аспекти (про це — нижче).
Як суди оцінюють ситуацію з різними датами?
Практика ВС незмінна: важлива не дата, зазначена у договорі, а момент реального волевиявлення.
ВС у справі №910/1162/19, постанова від 16.03.2020, та інших наголошує:
— електронний підпис фіксує конкретний момент, коли відбулося погодження умов;
— саме цей момент вважається моментом укладення.
Що з діями сторін до фактичного підписання?
Це ключовий момент: якщо сторони фактично співпрацювали в період між датою складання та остаточного підписання договору і про це є:
— акти виконаних робіт,
— накладні,
— оплати,
— листування, —
ВС у разі спору може визнати фактичні господарські відносини, навіть без підпису договору. У таких випадках договір може вважатися підтвердженням вже наявних відносин.
Які ризики виникають через дату укладання договору?
Ризик 1 — податковий період
Для податківців важливо: коли були акти, коли виник об’єкт оподаткування, коли з’явилися витрати.
Якщо договір підписано у вересні, але дії були у січні — серпні, податкова може ставити багато запитань під час перевірки. Потрібні акти/рахунки/листування як додаткові докази.
Ризик 2 — зміна умов заднім числом
Підписання у вересні договору, датованого січнем, не дозволяє:
— змінити предмет/ціну заднім числом;
— створити фіктивні зобов’язання.
Ризик 3 — перевірка повноважень
Якщо у січні був інший директор, а підписує вересневий директор, — це нормально, але треба:
— або обговорити нову дату договору и послатись у тексті (доп. угоді) на ч. 3 ст. 631 ЦКУ (щодо поширення умов договору на відносини, які виникли до його підписання),
— або підписати нову редакцію.
Чи можна їх уникнути?
Так. Якщо ви не впевнені в тому, що договір буде підписано одразу ж після дати його складання, варто одразу прописувати в договорі таку умову:
«Договір набирає чинності з моменту підписання сторонами в системі електронного документообігу, незалежно від дати, зазначеної в тексті договору».
І ще трохи судової практики про електронні договори
Варто звернути увагу на такі справи:
1) позаяк договір не має ознак електронного документа, не підписаний електронними цифровими підписами сторін, суди попередніх інстанцій дійшли обґрунтованого висновку, що такий правочин міг набрати чинності виключно після його фізичного підписання сторонами та скріплення печатками у паперовому вигляді. Проте позивач не надав суду належним чином оформлених ані оригіналу свого примірника договору, ані копії такого документа. Постанова ВС від 16.03.2020 у справі №910/1162/19;
2) будь-який лист електронної пошти є таким, що містить відомості про факт відправлення повідомлення з відповідної електронної адреси, час відправлення, адресатів листа — осіб, до відома яких було доведено таке повідомлення, тощо. У цій справі умовами договору було передбачено складення письмової заявки у двох примірниках. Перший примірник письмової заявки мав спочатку надсилатися покупцем на електронну пошту постачальника. Таке надсилання відбувалося на електронну пошту електронним листом із прикріпленням до нього відсканованої (перенесенням тексту та зображення з аркуша паперу в цифровий вигляд із подальшим збереженням на комп’ютері) чи сфотографованої (отриманням електронного зображення документа за допомогою фотокамери) письмової заявки. У такому випадку суд вирішив, що роздрук цього електронного листа та додатків до нього є паперовою копією електронного доказу. Постанова ОП ВС від 15.07.2022 у справі №914/1003/21;
3) у сучасній діловій практиці більшість електронних даних не мають розширених або кваліфікованих електронних підписів і не захищені в інший спосіб (використання можливе як КЕП, так і УЕП — Ред.). Попри це, суди мають розглядати їх як електронні докази, враховуючи, наприклад, різноманітні довірчі послуги, пов’язані з електронним керуванням документами та ідентифікацією підписувачів, які доступні по всьому світу (Постанова ВС від 03.08.2022 у справі №910/5408/21);
4) повідомлення (з додатками), надіслані електронною поштою або через застосунки-месенджери, є електронним доказом. Суд може розглядати електронне листування між особами у месенджері (як і будь-яке інше листування) як доказ у справі лише в тому разі, якщо воно дає можливість суду встановити авторів цього листування та його зміст. Відповідні висновки щодо належності та допустимості таких доказів, а також обсяг обставин, які можливо встановити за їх допомогою, суд робить у кожному конкретному випадку з урахуванням усіх обставин справи (Постанова ВП ВС від 21.06.2023 у справі №916/3027/21).
Поради для бухгалтера/юриста
Перед стартом співпраці в системі ЕДО важливо:
1. Перевірити реквізити контрагента (ЄДР, КВЕДи, статус ФОПа/ТОВ).
2. Визначити канал укладення: ЕДО-сервіс чи e-mail.
3. Узгодити тип підпису — КЕП чи УЕП (краще КЕП для обох сторін).
4. Перевірити повноваження підписувачів ТОВ (статут/ЄДР/довіреність).
Далі треба прописати в договорі:
— канали зв’язку;
— порядок оферта-акцепт;
— дату/місце зберігання е-оригіналу;
— визнання е-доказів.
Навіть після закінчення правочину треба зберігати: сам договір, протоколи підпису, мітки часу, службове листування. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менший від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, тобто не менш як 1095 днів.
Читайте також: