Перед складанням балансу потрібно провести таку роботу:
— у складі оборотних активів не можуть обліковуватися необоротні активи (наприклад, довгострокова дебіторська заборгованість не може обліковуватися на рахунках, призначених для короткострокової заборгованості) і навпаки. Аналогічно у складі довгострокових зобов’язань не можуть відображатися поточні зобов’язання (наприклад, частина довгострокового кредиту банку, що підлягає погашенню протягом наступного року, має обліковуватися у складі короткострокових боргів) і навпаки;
— у разі обліку овердрафтів за кредитом рахунку обліку коштів у банку (31) на кінець року перенести від’ємні залишки за рахунком 31 на рахунок обліку кредитів банку (рахунок 60). З цього питання є досить давній лист Мінфіну від 09.12.2003 №31-04200-30-5/7021, в якому він радить відображати овердрафт за кредитом рахунку 31, але інформацію про нього (себто від’ємне сальдо за рахунком 31) наводити у статті балансу про короткострокові кредити банків. Хоча, по суті, у разі використання овердрафтових сум відповідні записи треба робити безпосередньо у кореспонденції з рахунком 60, а не 31. Тоді кредитового сальдо на активному рахунку 31 не буде. На практиці використовують обидва варіанти обліку овердрафту. Компромісним варіантом може бути поточний облік овердрафту на рахунку 31 (бо так справді у щоденній роботі зручніше, і на жодну звітність це не впливає), а на кожну дату балансу — перенесення від’ємного залишку на рахунок 60 операцією: Д-т 31 К-т 60. На початку наступного звітного періоду — зворотний запис: Д-т 60 К-т 31. Таким чином, на дату балансу залишки на рахунках 31 та 60 буде сформовано правильно;
— відобразити нарахування всіх податків та зборів за звітний рік. Якщо на момент складання балансу достовірних даних про суму таких податків ще немає, але вони є істотними, треба нарахувати відповідні резерви. Зокрема, це стосується річного податку на прибуток, суму якого потрібно віднести на фінансовий результат (Д-т 79 К-т 98). Як правило, податок на прибуток нараховують лише після того, як фінрезультат визначено та всі коригування фінрезультату проведено відповідно до ПКУ. Зокрема, на цьому етапі визначають відстрочені податки за НП(С)БО 17. Якщо підприємство є платником єдиного податку, але подає повний фінансовий звіт замість малого або скороченого (за формами, затвердженими НП(С)БО 25), воно має нарахувати єдиний податок за звітний рік;
— закрити рахунки обліку витрат періоду (92, 93, 94, 95, 96, 97), що повністю стосуються операційних та неопераційних витрат у періоді їх виникнення, віднесенням їх дебетового залишку на фінансовий результат (рахунок 79);
— закрити рахунки обліку доходів (рахунки класу 7) віднесенням їх кредитового залишку на фінансовий результат (рахунок 79);
— визначити річний фінансовий результат — прибуток або збиток віднесенням відповідного залишку за рахунком 79 на відповідний субрахунок рахунку 44 та вивести сальдо на одному зі субрахунків рахунку 44 (441, 442).
Баланс форми №1 складають у тисячах грн без десяткового знака.
Дата складання балансу. Залишки на балансових рахунках на кінець останнього дня року — це одночасно залишок на початок першого дня наступного звітного року, що ми й бачимо у полі «Коди», де серед інших кодів зазначають першу дату нового звітного періоду, наприклад 2025.01.01. Але у заголовку балансу завжди має стояти остання дата закінчення звітного періоду. Так, баланс у складі фінзвітності за 2024 р. складатимуть станом на 31 грудня 2024 р.
Згортання статей балансу. Згортання статей активів і зобов’язань є неприпустимим, крім випадків, передбачених національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або МСФЗ (п. 3 розділу IV НП(С)БО 1).
Найчастіше на практиці підприємства згортають розрахунки з дебіторами та кредиторами. Iноді з економічного погляду це допустимо, особливо якщо йдеться про однорідні зустрічні вимоги (коли один і той самий контрагент одночасно є і дебітором, і кредитором, і відповідні зобов’язання є однорідними, наприклад грошовими).
Водночас дебіторська та кредиторська заборгованості здебільшого є різними за строками погашення та неоднорідними, тож їх потрібно показувати у балансі розгорнуто. Неприпустимо, наприклад, згортати інформацію про розрахунки з різними покупцями та замовниками, зокрема якщо перед одним покупцем є товарний борг (унаслідок одержання авансу за товар), а інший заборгував підприємству кошти. Iнформацію про першого відображають у складі кредиторської заборгованості, а про другого — у складі дебіторської.
Для розмежування відповідних сум заборгованостей використовують дані субрахунків обліку авансів виданих та одержаних (371, 681), а якщо за прийнятою обліковою політикою підприємство їх не використовує, — розраховують ці суми на дату Балансу на підставі даних аналітичного обліку.
Формула балансу. У балансі підприємства, з урахуванням самої його форми, відповідно до загальної балансової формули відображають: Активи = Капітал + Зобов’язання (п. 7 розділу II НП(С)БО 1).
Ця формула означає, що всі активи підприємства сформовано з його власного капіталу та зобов’язань. За усталеною традицією вітчизняної звітності, активні статті балансу розташовані від найменш ліквідних до найбільш ліквідних (від необоротних активів до коштів), а пасивні статті — від довгострокових до короткострокових (від безстрокового пасиву — капіталу до поточних зобов’язань).
Окремого НП(С)БО, яке б регулювало порядок складання балансу та зміст його окремих статей, немає. НП(С)БО 1, по суті, регулює лише загальні положення щодо змісту Балансу та визначає його форму. Тож, складаючи баланс, варто враховувати і Методрекомендації №433. Вони містять короткі вказівки щодо змісту статей Балансу, а також посилання на відповідні НП(С)БО, що регулюють порядок обліку тих чи інших конкретних видів активів та зобов’язань.
Взаємозв’язок балансу з іншими формами фінзвітності. Баланс є взаємопов’язаним із рештою форм фінзвітності (форми 2, 3, 4 та примітки до звітності).
Розділ І пасиву балансу про власний капітал повністю розшифровується у звіті про власний капітал (форма 4). Залишки за статтями розділу І балансу на початок та на кінець року мають відповідати рядкам 4095 та 4300 Звіту про власний капітал, графи 3 — 9.
Якщо у звітному році підприємство не розподіляло прибуток на виплату дивідендів тощо, то стаття балансу «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)», рядок балансу 1420, змінюватиметься лише за рахунок фінрезультату звітного року, який відображено у рядку 2350 або 2355 звіту про фінансові результати (форма 2). Цей самий фінрезультат також буде показано у рядку 4100 графи 7 звіту про власний капітал.
Стаття балансу про гроші та їх еквіваленти (рядок 1165) має відповідати підсумковим статтям звіту про рух грошових коштів (форма 3). Зокрема, рядок 3400 звіту про рух грошових коштів за прямим методом має збігатися зі змінами у рядку 1165 балансу від початку до кінця року, а рядки 3405 та 3415 цього звіту мають відповідати залишкам коштів у рядку 1165 балансу на початок та на кінець року.
У статті за посиланням ми навели в зручній таблиці пункти Методрекомендацій №433, які регулюють формування відповідних статей балансу.