Генератор
Законодавство не встановлює обов’язку розробити нормативи витрат палива та мастильних матеріалів для генератора, тож це можна зробити з власної ініціативи. Інформацію про витрати палива — взяти з документації на генератор або визначити норму витрати палива за допомогою хронометражу та вимірювання. В останньому випадку результати вимірювання фіксують в акті, який складається комісією, що здійснила хронометраж та вимірювання.
Списання фактично використаного палива можна оформити актом списання пального на роботу генератора виходячи з часу його роботи та норми витрат палива. Можна також складати зведений первинний документ на тиждень чи на місяць.
Облік палива для роботи генератора, приміром, за такою схемою:
— Д-т 203/склад К-т 372 або 631 — придбання палива для генератора через підзвітну особу або безпосередньо у постачальника;
— Д-т 641/ПДВ К-т 372 або 631 — податковий кредит за наявності чека на суму до 240 грн з ПДВ (за день) або зареєстрованої ПН на будь-яку суму;
— Д-т 203/генератор К-т 203/склад — заправлення генератора паливом;
— Д-т 23, 91, 92, 93, 949 К-т 203/генератор — списання використаного палива згідно з актом списання палива.
Газонокосарка
Як і у випадку з генератором, законодавчої вимоги розробляти норми немає. Якщо в техдокументації виробника обладнання норм або технічних даних немає, то підприємство може визначити норми самостійно. Для цього спеціально створена комісія повинна провести контрольні вимірювання фактичного споживання палива, а також зафіксувати тривалість роботи обладнання. На основі цих спостережень і встановлюють обґрунтовані норми витрат, які закріплюють у наказі.
Відображати в обліку та документально оформлювати списання пального для газонокосарки пропонуємо за тією самою схемою, що й для генераторів.
Автонавантажувач
Наказ Мінтранспорту України від 10.02.1998 №43, який тривалий час був основним документом для нормування витрат пального для автотранспорту, втратив чинність 2 листопада 2023 року. Замість нього ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» розробило Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, а також Базові норми витрат. Ці рекомендації мають на меті забезпечення єдиного методичного підходу, проте не є обов’язковими для застосування, бо не затверджені наказом Мінінфраструктури.
Для спецтехніки, зокрема автонавантажувачів, для визначення норм можна зробити так:
— звернутися до ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» для розроблення норм;
— шукати норми у спеціалізованих нормативах. Для деяких видів будівельної та іншої спецтехніки норми можуть міститися у галузевих нормативних документах, наприклад СОУ 42.1-37641918-094:2017. Варто перевірити, чи підпадає ваш автонавантажувач під дію таких документів;
— використати Норми №43 (як орієнтир). Хоча Норми №43 скасовані, в таблиці Б1 «Норми витрат палива для спеціальних і спеціалізованих автомобілів» містилися норми для деяких моделей навантажувачів (в тому числі на 1 годину роботи). Ці дані можна використовувати як орієнтир для розроблення власних норм;
— самостійно затвердити норми. Якщо для конкретної моделі автонавантажувача затверджених норм немає, підприємство має право розробити та затвердити власні норми витрат пального.
Документальне оформлення списання пального
Позаяк автонавантажувач працюватиме зміну, то кількість палива визначається як витрати палива на машино-годину роботи, помножені на фактичну кількість годин роботи механізму.
Такі дані фіксуватимуться у первинних документах, форму яких підприємству потрібно розробити самостійно з урахуванням вимог ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Але для обліку пального в документі має бути інформація щодо кількості відпрацьованих навантажувачем годин за зміну та щодо залишку палива на початок зміни, витрати і залишку на кінець зміни.