Інвентаризація запасів-2025

Які види запасів відображаються у бухобліку та підлягають інвентаризації, наведемо у таблиці 1.

Таблиця 1

Види запасів

Строки амортизації

Інвентаризацію запасів перед складанням річної фінансової звітності проводять до дати балансу в період (п. 10 розд. І Положення №879):

— трьох місяців для запасів (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством), поточних біологічних активів;

— двох місяців для незавершеного виробництва, напівфабрикатів;

— до тимчасового вибуття з підприємства матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством.

Порядок інвентаризації запасів

Особливості інвентаризації запасів (крім поточних біологічних активів, про які — далі) наведено у п. 4 розд. ІІІ Положення №879. Рекомендуємо ретельно прочитати ці норми і керуватися ними під час інвентаризації. А нижче наведемо тільки основну інформацію, яка зорієнтує в цьому питанні.

Інвентаризацію запасів проводять на місцях зберігання окремо для кожної відповідальної особи. Запаси вносять до інвентаризаційних описів за назвою, кількістю, ціною та іншими параметрами як на дату перевірки, так і за даними бухгалтерії.

Малоцінні та швидкозношувані предмети перевіряють порівнянням фактичної наявності з обліковими відомостями без складання окремого опису. Виявлену нестачу оформляють актом.

Спецодяг та індивідуальні речі, які відправлені у прання чи ремонт, перевіряють за документами від надавача послуг.

Інвентаризаційна комісія разом із відповідальними особами перевіряє запаси через їх підрахунок, зважування або вимірювання. Заборонено вносити дані про залишки без фактичної перевірки, лише за словами відповідальних осіб або даними обліку.

Кількість запасів у непошкодженому пакованні постачальника може визначатися за документами, але обов’язково потрібно перевірити частину цих запасів на місці.

Документальне оформлення

Інвентаризацію запасів можна оформити Інвентаризаційним описом запасів за формою, затвердженою Наказом №572 (див. зразок 1).

А запаси, які зберігаються на підприємстві, але право власності на які підприємству не належить, можна оформляти Інвентаризаційним описом матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, форму якого також затверджено Наказом №572.

Зразок 1. Інвентаризаційний опис запасів (Завантажити)

Водночас підприємство може розробити власні інвентаризаційні документи, взявши за зразок наведені вище або форми, затверджені Постановою №241:

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (№Инв-3);

— Акт інвентаризації товарів відвантажених (№Инв-4);

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (№Инв-5);

— Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі (№Инв-6);

— Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів із них (№Инв-8);

— Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, які містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах (№Инв-8а);

— Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів із них (№Инв-9).

Те саме щодо звіряльної відомості — можна користуватися формою, затвердженою Наказом №572 (див. зразок 2), або розробити власну форму за зразком форми, затвердженої Наказом №572 чи Постанови №241 (№Инв-19).

Зразок 2. Звіряльна відомість (Завантажити)

Сільгосппідприємства можуть користуватися інвентаризаційними документами, наведеними у додатках до Методрекомендацій №37:

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма №Інв-4с.-г.);

— Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма №Інв-5с.-г.);

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма №Інв-6с.-г.);

— Акт інвентаризації матеріалів та товарів, які знаходяться в дорозі (форма №Інв-7с.-г.);

— Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці, бджолосімей (форма №Інв-8с.-г.);

— Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва та незакінченого будівництва (форма №Інв-9с.-г.);

— Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних і інших цінностей (форма №Інв-18с.-г.);

— Відомість результатів інвентаризації (форма №Інв-19с.-г.).

Для запасів у дорозі, відвантаженої, але не оплаченої продукції, а також запасів на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, комісії чи у переробці) складають окремий інвентаризаційний опис. Перевіряють обґрунтованість сум у бухгалтерії, і вони визнаються тільки за наявності відповідних документів, таких як рахунки постачальників, копії рахунків-фактур для покупців чи охоронні розписки, датовані періодом інвентаризації.

Непридатні або зіпсовані запаси, виявлені під час інвентаризації, уносять до окремого опису. У ньому фіксують назву запасів, їх кількість, причини та характер псування, а також пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливого використання в господарстві.

Тару в інвентаризаційному описі зазначають за типом, призначенням і станом (нова, вживана, та, що потребує ремонту). Непридатну тару списують за актом, де уточнюють причини псування.

Під час інвентаризації незавершеного виробництва зазначають назву, стадію готовності та обсяг виконаних робіт. Сировину і матеріали біля робочих місць, які не були оброблені, до опису незавершеного виробництва не включають, а записують окремо. Кількість сировини в сумішах визначають технічними розрахунками за правилами підприємства.

Для незакінченого ремонту будівель, обладнання та інших об’єктів складають окремий опис із зазначенням об’єкта ремонту, опису та відсотка виконаних робіт.

Інвентаризацію незавершених науково-дослідних робіт проводять за темами (договорами). Перевіряють наявність договору із замовником, правильність обліку фактичних витрат і залишків матеріалів, причини значного або необґрунтованого відхилення витрат від кошторису, а також витрати за завершеними й оплаченими роботами.

Особливості інвентаризації поточних біологічних активів

Особливості інвентаризації поточних біологічних активів наведено у п. 5 розд. ІІІ Положення №879. Рекомендуємо уважно прочитати ці норми і керуватися ними під час інвентаризації. А нижче наведемо тільки основну інформацію, яка зорієнтує в цьому питанні.

Молодняк тварин і тварин на відгодівлі записують до інвентаризаційного опису окремо, із зазначенням інвентарних номерів, кличок, статі, масті та породи. Інших тварин, що обліковуються групами, вносять до опису за віком і статтю із уточненням кількості та живої ваги в кожній групі.

Інвентаризаційні описи щодо біологічних активів тваринництва складають за видами тварин окремо у фермах, цехах, відділеннях, бригадах і за матеріально відповідальними особами.

Інвентаризацію біологічних активів у рослинництві проводять за їх видами. При цьому перевіряють натуральні показники, такі як площі з озимими культурами, кількість рослин у парниках, теплицях, садах, ягідниках та виноградниках.

Оформлювати інвентаризацію поточних біологічних активів можна тими самими інвентаризаційними документами, що й інші запаси (див. вище). Або користуватися формами інвентаризаційних документів, наведених у додатках до Методрекомендацій №37. Наприклад, для робочої худоби, продуктивних тварин, птиці та бджолосімей застосовують Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці, бджолосімей (Форма №Інв-8с.-г.).

Бухгалтерський облік

Оприбуткування виявлених надлишків запасів

Виявлені під час інвентаризації надлишки запасів оприбутковують за (п. 2.14 Методрекомендацій №2):

— чистою вартістю реалізації запасів, якщо вони реалізуються, або

— в оцінці можливого використання запасів, якщо вони використовуються на самому підприємстві.

Чиста вартість реалізації запасів — це очікувана ціна реалізації запасів в умовах звичайної діяльності за мінусом очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію (п. 4 НП(С)БО 9).

А оцінка можливого використання може бути визначена виходячи з вартості подібних запасів за наявності їх на балансі підприємства, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації (п. 2.12 Методрекомендацій №2).

Приклад 1. Оприбуткування за чистою вартістю реалізації.

Під час інвентаризації на підприємстві було виявлено надлишок товару, який підлягає реалізації :необлікований мобільний телефон, причину надлишку не з’ясовано. Компанія планує продати його. Для оприбуткування телефону буде використано чисту вартість реалізації. Якщо на ринку подібні телефони продаються за 10 000 грн за одиницю, але очікуються витрати на доставку та оформлення продажу в розмірі 500 грн, чиста вартість реалізації для цього телефону становитиме 9 500 грн. Тож саме за такою вартістю виявлений надлишок оприбуткують на балансі.

Приклад 2. Оприбуткування за оцінкою можливого використання.

Під час інвентаризації виявлено надлишки будматеріалів (дерев’яні дошки), причину надлишку не з’ясовано. Ці дошки не планують продавати, але їх використають для внутрішніх ремонтних робіт на підприємстві. У такому разі їх оцінюють виходячи з вартості подібних матеріалів, які вже є на балансі підприємства. Наприклад, якщо на балансі вже є подібні дошки, що оцінені у 200 грн за одиницю, надлишки також оприбутковують за цією вартістю з урахуванням ступеня їх придатності.

Надлишки запасів, виявлених інвентаризацією, оприбутковують проведенням (п. 10 додатка 3 до Методрекомендацій №2):

— Д-т 20, 21, 22 тощо К-т 719.

Тож проведення з оприбуткування телефону за даними прикладу 1:

— Д-т 28 К-т 719 — 9 500 грн.

Бухгалтерське проведення з оприбуткування дошки за даними прикладу 2:

— Д-т 20 К-т 719 — 200 грн.

Так, як зазначено вище, оприбутковують надлишки запасів, якщо не встановлено причину надлишку. Але іноді причиною надлишків можуть бути облікові помилки. Такі надлишки оприбутковують у порядку виправлення помилок, залежно від суті конкретної помилки. Наприклад, якщо причина надлишків — помилкове невідображення в обліку накладної від постачальника, такі надлишки оприбутковують як звичайне оприбуткування запасів, отриманих від постачальника, проведенням:

— Д-т 20, 28 тощо К-т 631.

Списання виявлених нестач запасів

Відповідно до п. 4 розд. ІV Положення №879:

— нестачу запасів у межах норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списують на витрати за рішенням керівника підприємства. Норми природного убутку застосовують лише після взаємозаліку нестач і лишків через пересортицю. Якщо норм немає, нестача вважається понаднормовою;

— нестачу понад норми або втрати через псування списують з балансу і відносять на винних осіб. Якщо винних не встановлено, суми обліковують позабалансово до їх визначення або закриття справи.

Нестачі запасів списують на субрахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» (п. 5.7 Методрекомендацій №2). Якщо на підприємстві облік запасів ведуть за цінами продажу, то списанню підлягає також відповідна сума торговельної націнки, що за розрахунком належить до вартості запасів, які виявлено у нестачі або зіпсовані.

Одночасно суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до ухвалення рішення про конкретних винуватців відображають на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Зменшення суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» фіксують після вирішення питання про винних осіб з одночасними записами за дебетом субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» і кредитом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» в сумі, що належить до відшкодування винними особами.

Але якщо нестача виникла внаслідок облікової помилки, наприклад запаси використали в госпдіяльності, але помилково не відобразили списання в обліку, таку нестачу показують в обліку в порядку виправлення облікових помилок, а не списанням на субрахунок 947.

Податковий облік

Якщо виявлено надлишки

У податковому обліку платників податку на прибуток податкових різниць щодо надлишків запасів немає.

Щодо ПДВ. Дивимося запитання у «ЗІР» (101.04): «Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операція з оприбуткування надлишків ТМЦ?».

ДПС відповідає, що ні, бо не відповідає терміну «постачання товарів».

Щодо ЄП. У платника ЄП групи 3 оприбутковані надлишки можуть збільшувати оподатковуваний дохід. Наприклад, таку думку читаємо в ІПК ДФСУ від 23.07.2019 №3418/6/99-99-12-02-03-15/ІПК. Хоча, на наш погляд, у ПКУ немає норми, за якою надлишки включають до оподатковуваного доходу платника ЄП групи 3.

Якщо виявлено нестачі

У податковому обліку платників податку на прибуток податкових різниць щодо надлишків запасів немає.

Щодо ПДВ. Дивимося запитання у «ЗІР» (101.04): «Як у податковому обліку з ПДВ відображається операція зі списання товарів у межах норм та/або понад норми природного убутку, які втратили товарний вигляд?».

ДПС відповідає, що при списанні у межах норм природного убутку товарів, під час придбання яких суми ПДВ були віднесені до податкового кредиту, податкові зобов’язання платником ПДВ не нараховуються (за умови що вартість таких товарів включається до вартості готової продукції, яка підлягає оподаткуванню). В інших випадках — ПДВ нараховується за основною ставкою.

Якщо такі товари списують понад норми їх природного убутку, то потрібно нарахувати компенсуючі ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

На суму відшкодування шкоди, яку винна особа погашає підприємству, ПДВ не нараховують (абз. 6 п. 188.1 ПКУ).

Що таке «пересортиця»?

Згідно з нормами п. 5 розд. ІV Положення №879:

— взаємне зарахування лишків і нестач через пересортицю можливе лише для запасів однакової назви і кількості, якщо вони з’явилися в один і той самий період й у відповідальності однієї особи;

— міністерства й органи виконавчої влади можуть установлювати порядок, за яким таке зарахування може стосуватися запасів однієї групи, якщо вони схожі за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару;

— якщо вартість нестач більша за лишки, різницю покривають винні особи. Якщо винних не встановлено, різницю розглядають як нестачу понад норму і відносять до витрат;

— якщо лишки перевищують нестачі, то різницю відносять на збільшення обліку запасів та доходів.

З наведеного випливає, що пересортиця — це надлишки за одними і нестачі за іншими запасами одного найменування.

Приклад 3. Під час інвентаризації запасів на складі в однієї матеріально відповідальної особи виявлено нестачу крупи вищого ґатунку 18 кг вартістю 945,00 грн (ціна 52,50 грн за 1 кг) і надлишок крупи першого ґатунку 15 кг вартістю 712,50 грн (ціна 47,50 грн за 1 кг). Ці крупи придбавалися з ПДВ.

Позаяк в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи за один і той самий період, що перевірявся, виявлено як надлишок, так і нестачу крупи, але різних ґатунків, то можна говорити про пересортицю.

Здійснюється взаємне зарахування надлишків з нестачами: 15 кг крупи вищого ґатунку буде списано й оприбутковано 15 кг крупи першого ґатунку (див. зразок 2).

Якщо вартість нестачі буде більша за вартість надлишку, різницю відносять на винних осіб у загальновстановленому порядку, який описано нами.

За даними прикладу 3, вартість нестачі за кількістю, тотожною надлишку, становить 787,50 грн (15 х 52,50). При зарахуванні нестачі з надлишками утворюється різниця 75,00 грн (787,50 - 712,50), яку слід віднести на винних осіб.

Але ж виявлена нестача більша за надлишок на 3 кг (18 - 15). Її вартість становить 157,50 грн (3 х 52,50). За цією кількістю зарахування не проводять, а відразу відносять на винних осіб чи списують на витрати.

Таким чином, за даними прикладу 3, всього різниця між нестачею і надлишком, яку слід віднести на винних осіб чи на витрати, становитиме 232,50 грн (75,00 + 157,50). Крім того, якщо підприємство є платником ПДВ і крупу придбавали з ПДВ, на цю суму потрібно буде нарахувати компенсуючий ПДВ за п. 198.5 ПКУ — 46,50 грн (232,50 х 20%).

Бухгалтерський облік дивимося у таблиці 2.

Таблиця 2

Бухгалтерський облік пересортиці

Якщо при врегулюванні пересортиці вартість надлишку виявиться вищою від вартості нестачі, різницю відносять на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей та інших операційних доходів:

— Д-т 20, 28 тощо К-т 719.