Причини припинення діяльності ФОП
Рішення про припинення підприємницької діяльності ФОП може бути зумовлене різними обставинами. Хоча законодавство передбачає декілька підстав для вилучення запису про ФОПа з Єдиного державного реєстру, на практиці найчастішою причиною є власне бажання самого підприємця.
Добровільне припинення діяльності за рішенням ФОП.
Це найпоширеніший випадок, коли підприємець самостійно ініціює процедуру закриття. Мотиви для такого рішення можуть бути різноманітні:
— зміна сфери діяльності: підприємець може вирішити змінити напрям бізнесу, який не потребує статусу ФОПа, або планує створити юрособу;
— працевлаштування: перехід на офіційну роботу за трудовим договором, де статус ФОПа стає непотрібним або навіть небажаним;
— вихід на пенсію: завершення активної господарської діяльності;
— нерентабельність або збитковість бізнесу: економічні чинники, що роблять подальше ведення підприємницької діяльності недоцільним;
— переїзд: зміна місця проживання, зокрема за кордон, що ускладнює або унеможливлює ведення діяльності в Україні;
— особисті обставини: стан здоров’я, сімейні обставини тощо;
— тимчасове призупинення діяльності: хоча законодавство не передбачає процедури «тимчасового призупинення» ФОПа (підприємець або зареєстрований, або припинений), деякі ФОПи обирають шлях припинення реєстрації, якщо планують тривалу перерву в діяльності, щоб уникнути необхідності подавати звітність та потенційних зобов’язань.
Саме на процедурі добровільного припинення ФОПа за власним рішенням ми й зосередимо основну увагу.
Інші підстави для припинення ФОП
Крім власного бажання, діяльність ФОПа припиняється також на підставі:
— смерті фізособи-підприємця: реєстрація припиняється після отримання держреєстратором відповідних відомостей;
— рішення суду: наприклад, про визнання особи безвісти відсутньою, оголошення померлою, визнання банкрутом, обмеження цивільної дієздатності чи визнання недієздатною;
— інші підстави, передбачені спеціальними законами.
Подання заяви про припинення
На сьогодні і відкриття, і закриття ФОПа здійснюється за заявницьким принципом. Тобто як додавання відомостей про ФОПа до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР), так і ліквідація ФОПа відбувається на підставі заяви фізособи. Жодного дозволу чи згоди від інших осіб для цього не потрібно.
Тож першим кроком на шляху до офіційного закриття ФОПа є подання заяви про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності. На сьогодні є два основні способи подати заяву: онлайн та офлайн.
Онлайн через портал «Дія» (Послуга «Автоматичне закриття ФОП»)
Це найшвидший та найзручніший спосіб розпочати процедуру припинення ФОПа. Послуга є повністю автоматичною і потребує мінімум часу.
Переваги:
— швидкість: заява обробляється автоматично, і запис в ЄДР з’являється зазвичай протягом одного дня, а іноді й швидше;
— зручність: не потрібно нікуди йти, все робиться онлайн 24/7;
— автоматизація: після внесення запису про припинення в ЄДР інформація автоматично передається до Державної податкової служби (ДПС), що запускає процес зняття з обліку там;
Необхідні умови:
— наявність кваліфікованого електронного підпису (КЕП) фізособи або Дія.Підпису.
Алгоритм дій:
1) авторизуйтесь на порталі «Дія» (diia.gov.ua) за допомогою КЕП або Дія.Підпису;
2) знайдіть та оберіть послугу «Автоматичне закриття ФОП»;
3) система автоматично підтягне ваші дані. Уважно перевірте їхню коректність;
4) підпишіть заяву своїм КЕП або Дія.Підписом;
5) після обробки заяви статус вашого ФОПа в ЄДР зміниться на «Припинено». Повідомлення про це також надійде до вашого кабінету на порталі «Дія» та на електронну пошту.
Офлайн через державного реєстратора / ЦНАП / Нотаріуса
Якщо з якихось причин ви не можете або не бажаєте використовувати «Дію», залишається традиційний офлайн-спосіб подання заяви.
Куди звертатися: до будь-якого Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП), що приймає документи для держреєстрації, або до акредитованого суб’єкта держреєстрації (наприклад, нотаріуса, який надає такі послуги).
Необхідні документи:
1) заява про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи-підприємця. Фактично використовується форма 1 Заяви щодо реєстрації фізичної особи-підприємця, затверджена Наказом Мінюсту від 18.11.2016 №3268/5, в якій ставлять «Х» у верхній частині «Відомості про реєстраційну дію», в комірці «Державна реєстрація припинення підприємницької діяльності фізичної особи-підприєця;
2) документ, що посвідчує особу (паспорт громадянина України);
3) якщо документи подає представник, — додатково примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження (наприклад, нотаріально посвідчена довіреність).
Процедура: реєстратор приймає документи, вносить дані до ЄДР. Термін розгляду документів може бути трохи довший порівняно з «Дією».
Зверніть увагу! Ці способи безвідмовно діяли у мирні часи. Нині, коли, зокрема, онлайн-сервіси від держави часто є предметом кібератак, а державні реєстри часто бувають обмежені для використання, треба звертати увагу на тимчасові правила.
Так, постановою від 31.12.2024 №1546 КМУ затвердив правила держреєстрації припинення ФОПа в умовах відсутності доступу до ЄДР. Вони діють з 01.01.2025.
В умовах тимчасового обмеження доступу до ЄДР державна реєстрація припинення ФОПа може здійснюватися на підставі заяви, яку фізособа може подати або в електронній формі за допомогою порталу «Дія» (як ми описали вище), або до органу ДПС (у паперовій формі). В останньому випадку орган ДПС вносить дані про припинення ФОПа до своєї бази даних і забезпечує передачу такої заяви до держателя ЄДР (Мінюсту).
При цьому, поки до ЄДР немає доступу, державна реєстрація припинення ФОПа здійснюється без внесення відомостей до ЄДР. Але після відновлення доступу до ЄДР його держатель забезпечує внесення відомостей про припинення підприємницької діяльності ФОПа.
В обох випадках датою державної реєстрації припинення підприємницької діяльності ФОПа вважається дата подання заяви!
Незалежно від обраного способу, саме дата внесення запису про припинення до ЄДР вважається офіційною датою припинення підприємницької діяльності ФОПа. З цього моменту можна переходити до наступних, не менш важливих кроків, пов’язаних із податковими органами.
Перевірка статусу в ДПС
Після офіційної фіксації припинення ФОПа в ЄДР розпочинається найскладніший і найвідповідальніший етап — врегулювання всіх питань з ДПС.
Автоматичне інформування: завдяки обміну даними між ЄДР та ДПС податкова служба автоматично отримує відомості про державну реєстрацію припинення ФОПа. Якщо доступу до ЄДР тимчасово немає, ДПС отримує відомості про подану ФОПом заяву від «Дії» або ж сам ФОП подає до ДПС паперову заяву про припинення. На підставі цих даних ДПС має внести відповідні зміни до своїх реєстрів;
Рекомендація щодо перевірки: незважаючи на автоматизацію, варто самостійно перевірити факт припинення ФОПа в Електронному кабінеті платника податків (cabinet.tax.gov.ua). Зайдіть до розділу «Облікові дані платника» та перевірте інформацію, зокрема, і щодо реєстрації платником єдиного податку та/або ПДВ. Якщо статус не змінився на «припинено» або «анульовано» протягом розумного строку після подання заяви, зверніться до ДПС для з’ясування причини.
Важливо пам’ятати!
Навіть після завершення процедури припинення ФОПа фізособа й надалі обліковується у ДПС як платник податків і несе повну відповідальність (усім своїм майном) за зобов’язаннями, що виникли під час підприємницької діяльності.
Навіть після припинення реєстрації в ЄДР ФОП зобов’язаний відзвітувати перед ДПС за останній звітний період діяльності. Для цього подає декларацію з обов’язковою позначкою «ліквідаційна».
Для ФОПа на єдиному податку (1, 2, 3 групи)
Що подавати: податкову декларацію платника єдиного податку — фізичної особи-підприємця за останній звітний квартал, у якому відбулося припинення (з наростаючим підсумком з початку року) разом з відповідними додатками.
Термін подання: протягом 40 к. д., наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу, в якому подано заяву про припинення (див. лист Мінфіну від 19.07.2021 №11220-05/О-351/8/1547).
Наприклад, якщо ФОП припинив діяльність 15 лютого 2025 року (І квартал), ліквідаційну декларацію потрібно подати до 10 травня 2025 року включно. Декларацію можна подати й раніше, не чекаючи кінця кварталу.
Для ФОПа на загальній системі оподаткування
Що подавати: податкову декларацію про майновий стан і доходи (з відповідними додатками).
Період: за період з початку року до дати державної реєстрації припинення ФОПа (включно).
Термін подання: протягом 20 к. д., наступних за останнім календарним днем місяця, в якому проведено державну реєстрацію припинення (пп. 49.18.1, п. 177.11 ПКУ).
Наприклад, якщо ФОП припинив діяльність 10 грудня 2024 року, ліквідаційну декларацію потрібно подати до 20 січня 2025 року включно.
Сплата податків та ЄСВ
Подання ліквідаційної звітності має супроводжуватися остаточною сплатою всіх нарахованих податкових зобов’язань та ЄСВ.
Перевірка боргів: перед сплатою обов’язково перевірте стан розрахунків із бюджетом в Електронному кабінеті (розділ «Стан розрахунків з бюджетом»), щоб переконатися у відсутності будь-якої заборгованості за попередні періоди.
Єдиний податок (для груп 1 та 2): сплачується авансовим внеском за повний місяць, у якому подано заяву про припинення (незалежно від дати подання заяви).
Єдиний податок та військовий збір (для групи 3): сплачується за підсумками поданої ліквідаційної декларації за відповідний квартал у загальні терміни. Ці податки сплачуються пропорційно до отриманого в такому кварталі доходу.
Військовий збір (для єдинників груп 1 та 2 з 2025 р.): сплачуються авансові внески за місяці 2025 року, протягом яких ФОП ще працював до дати припинення. Остаточний розрахунок — за ліквідаційною декларацією (після затвердження нової форми).
ПДФО та військовий збір (для загальної системи): сплачуються протягом 10 к. д, наступних за останнім днем граничного строку подання ліквідаційної декларації про майновий стан і доходи.
Єдиний внесок (ЄСВ): сплачується за останній місяць роботи (включно до дати припинення). Термін сплати — до 20 числа місяця, наступного за кварталом (фактично 19 число — остання дата сплата), за який сплачується єдиний внесок (як для «єдинників», так і для загальної системи) (абз. 3 ч. 8 ст. 9 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI).
Може бути податкова документальна перевірка!
Припинення діяльності ФОПа є прямою підставою для документальної позапланової перевірки з боку ДПС (згідно з пп. 78.1.7 ПКУ). Мета перевірки — контроль за правильністю нарахування та повнотою сплати податків, зборів та ЄСВ за весь період діяльності ФОПа, дозволений законодавством (з урахуванням строків давності). Хоча перевірка не є гарантованою на 100%, її ймовірність дуже висока.
Анулювання реєстрації платника ПДВ
Якщо ФОП був зареєстрований платником ПДВ, його реєстрація анулюється автоматично після внесення запису про припинення до ЄДР. Подавати окрему заяву за формою №3-ПДВ не потрібно. Проте важливо пам’ятати про необхідність нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ на залишки товарів, послуг, необоротних активів, під час придбання яких був нарахований податковий кредит і які не були використані в оподатковуваних операціях. Це робиться в останній декларації з ПДВ, яка подається в загальному порядку, за звітний місяць, в якому припинено ФОПа.
Докладно про наслідки анулювання реєстрації платника ПДВ ми розповідаємо у статті «Анулювання реєстрації платником ПДВ: підстави та наслідки» цього номера.
Для ФОПів, які були зареєстровані платниками ПДВ, процедура припинення має свої особливості щодо цього податку. Але, на відміну від попередніх років, процес анулювання ПДВ-реєстрації значно спрощено.
Автоматичне анулювання реєстрації (п. 184.2 ПКУ)
Ключовим моментом є те, що анулювання реєстрації платника ПДВ відбувається автоматично на підставі відомостей з Єдиного державного реєстру (ЄДР) про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності ФОПа.
Подавати окрему заяву про анулювання реєстрації платника податку на додану вартість за формою №3-ПДВ не потрібно. Податкова служба самостійно ініціює процедуру анулювання після отримання даних з ЄДР.
Датою анулювання реєстрації платника ПДВ є дата припинення ФОПа, зазначена в ЄДР.
Закриття банківських рахунків ФОПа
Наступним важливим кроком після врегулювання податкових питань (або паралельно з останніми етапами розрахунків) є закриття всіх банківських рахунків, які були відкриті ФОПом для провадження госпдіяльності.
Які рахунки закривати?
Закривати потрібно всі без винятку поточні рахунки (гривневі та валютні), відкриті на ім’я фізособи саме як на ФОПа (зазвичай у номері рахунку є код «2600»).
Особисті рахунки, відкриті як на звичайну фізособу (не для підприємницької діяльності), закривати не потрібно.
Як перевірити наявність усіх рахунків?
Іноді підприємець може забути про старий або мало використовуваний рахунок. Щоб упевнитися, що нічого не пропущено, рекомендується перевірити інформацію про всі відкриті рахунки ФОПа в Електронному кабінеті платника податків.
Процедура закриття:
1) звернутися до кожного банку, де відкрито рахунок ФОПа;
2) подати заяву про закриття поточного рахунку ФОПа встановленої банком форми. Можливо, для цього пред’явити документ, що посвідчує особу, та надати інформацію про припинення ФОПа (наприклад, витяг з ЄДР);
3) переконатися, що на рахунку нульовий залишок. Якщо є залишок коштів, банк перерахує їх на зазначений фізособою інший рахунок (наприклад, особистий рахунок фізособи) або видасть готівкою (залежно від правил банку та суми);
4) банк здійснить процедуру закриття рахунку та повідомить про це податкові органи.
Коли закривати?
Найзручніше це було б зробити після того, як проведено всі необхідні розрахунки: сплачено всі податки, ЄСВ, здійснено розрахунки з контрагентами та отримано всі очікувані надходження на рахунок ФОПа.
Але насправді ДПС розсилає всім банкам, в яких відкрито підприємницькі рахунки, повідомлення про те, що власник таких рахунків втратив підприємницький статус.
Інформаційний файл про припинення (зняття з обліку) платника податків формується програмним забезпеченням ДПС та надсилається до банку, іншої фінансової установи, небанківського надавача платіжних послуг/емітента електронних грошей, у яких відкрито рахунок/електронний гаманець платника податків. Формат інформаційного файла (функціональний підтип файла U) наведено в додатку 1 до Порядку (п. 4 роз. V Порядку №721).
Такий файл формується та надсилається в автоматичному режимі засобами інформаційно-комунікаційної систем ДПС протягом доби після надходження відомостей з ЄДР щодо припинення підприємницької діяльності фізособи-підприємця. Або якщо припинення відбулося на підставі заяви, поданої до ДПС, протягом доби після її отримання.
Для розрахунків із бюджетом та контрагентами це не проблема — позаяк фізособа несе відповідальність за всі зобовязані, взяті на себе під час перебування ФОПом, вона зможе зробити всі необхідні платежі і зі звичайного рахунку. Або, в разі його відсутності, навіть готівкою через касу банку (з бюджетом) або через касу контрагента (з урахуванням обмеження готівкових розрахунків).
Зберігання документів — обов’язок, що не закінчується з припиненням ФОП
Дуже поширеною помилкою є думка, що після отримання запису «Припинено» в ЄДР та подання ліквідаційної звітності можна забути про папери, пов’язані з підприємницькою діяльністю.
Насправді припинення ФОПа не звільняє фізособу від обов’язку зберігати документи щодо її колишньої діяльності протягом установлених законом строків. Це один із найважливіших завершальних кроків, недотримання якого може призвести до серйозних проблем у майбутньому, особливо під час податкової перевірки.
Чому і які документи потрібно зберігати?
ПКУ (див. п. 44.3) та інші нормативно-правові акти (приміром, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5) прямо зобов’язують платників податків (включаючи колишніх ФОПів) забезпечувати зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів.
Ці документи є доказовою базою під час можливої податкової перевірки, яка може бути ініційована навіть після припинення ФОПа. Вони підтверджують ваші доходи, витрати, сплату податків, ЄСВ та правомірність ведення діяльності.
Перелік основних документів для зберігання:
— первинні документи: акти виконаних робіт/наданих послуг, видаткові накладні, товарні чеки, квитанції, банківські виписки, платіжні доручення, договори з контрагентами тощо;
— книги обліку: книга обліку доходів (або доходів і витрат), яку вів ФОП відповідно до своєї системи оподаткування (у паперовому або електронному вигляді);
— звітність: копії всіх поданих податкових декларацій (з ЄП, про майновий стан), інших звітів із відмітками про прийняття або квитанціями №2 (якщо подавались онлайн);
— документи про сплату податків: квитанції або платіжні доручення, що підтверджують сплату ЄП, ПДФО, ВЗ, ЄСВ;
— дозвільні документи: ліцензії, дозволи, сертифікати, якщо діяльність ФОПа їх потребувала;
— кадрові документи (якщо були наймані працівники): накази, трудові договори, відомості нарахування зарплати, документи про сплату ПДФО, ВЗ, ЄСВ за працівників тощо (мають окремі, довші строки зберігання, визначені законодавством про архівну справу);
— банківські виписки: обов’язково зберігати виписки за всіми рахунками ФОПа (див. Крок 4).
Строки зберігання документів:
— для податків: для первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності та будь-яких інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, мінімальний строк зберігання тепер становить 1825 днів (тобто 5 років). Це стосується документів, створених або отриманих ФОПом під час діяльності;
— спеціальний строк (ТЦУ, КІК): для документів, пов’язаних із контрольованими операціями (трансфертне ціноутворення) та контрольованими іноземними компаніями (КІК), строк зберігання становить 2555 днів (тобто 7 років);
— документи щодо нарахування зарплати працівникам, виплати ЄСВ: зберігати 75 років. На наш погляд, такі документи потрібно передати до Національного архівного фонду.
— інші документи: для документів, не пов’язаних безпосередньо з податками (наприклад, деякі дозвільні документи, якщо для них немає спеціальних строків), загальний строк зберігання може становити 1095 днів (3 роки), якщо інше не передбачено спеціальним законодавством.
Часті помилки під час закриття ФОПа та як їх уникнути
Процес припинення ФОПа, хоч і здається подекуди спрощеним завдяки цифровим сервісам, проте містить низку «підводних каменів». Неуважність або незнання певних нюансів може призвести до неприємних наслідків: від штрафів до збереження податкових боргів за фізособою на роки вперед. Розгляньмо найпоширеніші помилки та способи їх уникнення.
1. Помилка: вважати, що закриття через «Дію» — це фінальний крок, й ігнорувати податкові процедури.
Ризик: запис в ЄДР — це лише початок. Неподання ліквідаційної звітності, несплата податків та ігнорування можливої перевірки призведе до накопичення боргів, штрафів та пені вже на фізособу.
Як уникнути: пам’ятайте, що після «Дії» починається найважливіший етап — взаємодія з ДПС. Обов’язково виконайте всі кроки, описані вище (звітність, сплата, перевірка, рахунки, документи).
2. Помилка: неподання або несвоєчасне подання ліквідаційної звітності.
Ризик: штрафи за неподання/несвоєчасне подання податкових декларацій. Неможливість коректно завершити розрахунки з бюджетом.
Як уникнути: чітко зафіксуйте дату припинення ФОПа в ЄДР. Визначте правильний останній звітний період (квартал для ЄП, місяць для загальної системи) та граничний термін подання (40 днів після кварталу для ЄП, 20 днів після місяця для ЗС). Подайте звітність вчасно, навіть якщо діяльність не велася (подаються нульові звіти).
3. Помилка: наявність непогашених боргів з податків та ЄСВ.
Ризик: борг нікуди не зникає після припинення ФОПа, він залишається за фізособою. На нього й надалі нараховується пеня. Податкова може стягнути борг через виконавчу службу, наклавши арешт на майно фізособи.
Як уникнути: перед початком процедури припинення та перед фінальною сплатою обов’язково перевірте стан розрахунків вз бюджетом в Електронному кабінеті. Погасіть абсолютно всі виявлені борги та поточні зобов’язання за останній період.
4. Помилка: незакриття банківських рахунків ФОПа.
Ризик: рахунки продовжують «висіти» в системі, що може спричинити запитання у банку та податкової. Можливе випадкове використання цих рахунків після припинення, що є порушенням. Ускладнення під час податкової перевірки.
Як уникнути: після проведення всіх остаточних розрахунків зверніться до всіх банків, де були відкриті рахунки ФОПа, та подайте заяви на їх закриття. Не забудьте перед цим взяти виписки за останні 5 + років.
5. Помилка: ігнорування запитів ДПС або повідомлення про податкову перевірку.
Ризик: ненадання документів на запит або для перевірки може призвести до штрафів та донарахування податкових зобов’язань податковою на підставі наявної у них інформації (часто не на користь платника). Відмова від отримання наказу про перевірку не скасовує її проведення.
Як уникнути: відстежуйте кореспонденцію від ДПС (поштою та в Електронному кабінеті). У разі отримання запиту або повідомлення про перевірку — реагуйте своєчасно, надавайте необхідні документи та пояснення. Якщо не впевнені у своїх діях, зверніться по допомогу до бухгалтера або юриста.
6. Помилка: неналежне зберігання або передчасне знищення документів.
Ризик: штрафи за незабезпечення зберігання документів. Неможливість підтвердити свої доходи, витрати, сплату податків під час перевірки, що може призвести до значних донарахувань. Проблеми з підтвердженням страхового стажу для пенсії (стосується документів по ЄСВ).
Як уникнути: пам’ятайте про строки зберігання — мінімум 5 років для більшості податкових документів. Організуйте надійне зберігання (в паперовому або електронному вигляді) всіх первинних документів, книг обліку, звітів, квитанцій про сплату, банківських виписок. Не знищуйте документів до закінчення встановлених строків зберігання та строку можливої податкової перевірки.
7. Помилка: помилки у визначенні останнього звітного періоду та сум податків/ЄСВ.
Ризик: неправильний розрахунок призведе або до недоплати (і, як наслідок, боргу, пені, штрафів), або до переплати податків.
Як уникнути: уважно визначте останній місяць/квартал діяльності, врахуйте всі доходи/витрати за цей період. Коректно розрахуйте суми ЄП, ПДФО, ВЗ, ЄСВ.
Уникнення цих поширених помилок допоможе пройти процедуру припинення ФОПа максимально гладко та убезпечить вас від неприємних фінансових і юридичних наслідків у майбутньому.
Висновок
Підсумовуючи ключові етапи, алгоритм ліквідації ФОПа має такий вигляд:
1. Ініціація: подання заяви про припинення.
2. Податковий блок: подання ліквідаційної звітності, повна сплата всіх податків та ЄСВ, готовність до можливої податкової перевірки.
3. Фінансове закриття: обов’язкове закриття всіх підприємницьких банківських рахунків.
4. Документальний фінал: належна організація зберігання всієї первинної документації, книг обліку та звітів на строк — щонайменше 5 років (а документів щодо зарплати працівників — 75 років).
Пам’ятайте: припинення статусу ФОПа не означає списання боргів чи звільнення від відповідальності за зобов’язаннями, що виникли під час підприємницької діяльності. Фізособа продовжує нести відповідальність усім своїм майном.