Коли складати графік відпусток — у грудні чи у січні?

Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням із ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 №213, графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Проте краще скласти такий графік у грудні 2024 року, щоб уже у січні 20245 р. працівники мали можливість піти у відпустку згідно з цим графіком.

Особливо важливо мати цей графік юрособам, які створюють резерв відпусток, адже у такому разі без цього графіка не обійтися. Докладно про створення резерву, а також про те, хто обов’язково повинен складати резерв, ми розповімо в окремій статті. А тепер лише зазначимо, що перше нарахування і використання цього резерву відбувається саме у січні. Тож цього місяця на підприємстві вже має бути графік відпусток.

Інструкція-пам’ятка створення графіка відпусток на 2025 рік

Визначення та складення форми графіка відпусток 

Форму графіка надання відпусток чинним законодавством досі не встановлено, тож вона може бути довільна. Але можна скористатися бланком такої форми, який є у нас на сайті. 

У графіку відпусток доцільно зазначити таку інформацію:

• найменування роботодавця;
• період, на який затверджується графік;
• відомості про працівника (ПІБ, посада, структурний підрозділ, табельний номер);
• вид відпустки;
• кількість календарних днів відпустки;
• місяць початку відпустки. Звісно, краще зазначити конкретну дату початку відпустки (якщо це можливо), тоді окреме повідомлення про дату початку відпустки не обов’язкове;
• дані про фактично використані дні відпустки та періоди їх надання;
• підпис працівника про ознайомлення;
• примітка на випадок перенесення відпустки;
• дата складання графіка, погодження з профспілкою та затвердження керівником.

Увага! У графіку необов’язково зазначати чіткі дати початку та закінчення відпустки працівника. За законом ці строки мають бути визначені за два тижні до початку відпустки й уточнені у наказі про відпустку. Тож у графіку достатньо зазначити місяць початку і заплановану кількість днів відпустки. Якщо вже на стадії складання графіка ви знаєте, що відпустка переходить з одного місяця до іншого, то її потрібно буде зазначити двічі: у тих місяцях, коли працівник перебуватиме у відпустці. 

Які відпустки враховують під час створення графіка?

До графіка відпусток включають такі щорічні відпустки:

• основна,
• додаткова за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці,
• додаткова за особливий характер праці,
• інші додаткові, передбачені законодавством.

Додаткові щорічні відпустки: кого стосуються і як порахувати кількість днів

Зі щорічною основною відпусткою все просто — її базова тривалість становить 24 календарні дні. А якщо працівник належить до тієї категорії, яка має право на більшу кількість днів, то це чітко визначено ст. 6 Закону про відпустки або відповідним профільним законом. Кількість зароблених днів основної відпустки визначається через стаж, правила формування якого зазначені у ст. 9 Закону про відпустки. 

А далі застосовується формула: кількість днів, які входять до стажу х 24 календарні дні / 365 календарних днів. 

Під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні у цій формулі не враховують, тобто на них кількість днів у році не зменшують (якщо тільки ваше підприємство не святкує у ці дні за власним рішенням). Так визначають кількість днів заробленої основної відпустки. 

Проте з додатковими відпустками все трохи складніше. Адже вони надаються не кожному — для їх надання потрібні спеціальна підстава і чіткий облік відпрацьованого працівником часу (з фіксацією умов праці).

Нагадаємо, що щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці тривалістю до 35 календарних днів надається працівникам, зайнятим на роботах, пов'язаних із негативним впливом на здоров'я шкідливих виробничих факторів, за Списком виробництв, цехів, професій і посад, що затверджується КМУ (ст. 7 Закону про відпустки).

Конкретна тривалість відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника в цих умовах.

Отже, щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається (ст. 8 Закону про відпустки):

1) окремим категоріям працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, — тривалістю до 35 календарних днів за Списком виробництв, робіт, професій і посад, що затверджується КМУ;

2) працівникам із ненормованим робочим днем — тривалістю до 7 календарних днів згідно зі списками посад, робіт та професій, визначених колективним договором, угодою.

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах.

Додаткова відпустка на дітей

Нагадаємо, що надання додаткової відпустки на дітей регламентує ст. 19 Закону про відпустки.

І з плануванням цієї відпустки у графіку ситуація неоднозначна. Наприклад, якщо йдеться про одиноку матір, то до графіка таку відпустку включати доцільно. А от якщо йдеться про одного з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, то зазначати у графіку немає сенсу. Адже такою відпусткою може скористатися хтось один із батьків у себе на роботі. Або один із батьків звільниться з роботи, і йому виплатять компенсацію за невикористані дні відпустки, і тоді інший не матиме права на відпустку в себе на роботі.  

Визначення категорій осіб, які мають право на щорічну відпустку у зручний для них час

Щорічні відпустки за бажанням працівника у зручний для нього час надаються:

1. особам віком до вісімнадцяти років;
2. особам з інвалідністю;
3. жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;
4. жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
5. одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
6. дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
7. ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
8. ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
9. батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
10. в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Як враховувати у графіку новоприйнятих працівників?

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. При цьому під робочим роком маємо на увазі не календарний рік, а 12 місяців з дати прийняття такого працівника на роботу і наступні подібні робочі роки. Таким чином, відмінність календарного року і року, за який надається відпустка, у тому, що календарний рік стартує з 1 січня, а робочий — з числа місяця, в якому людина уклала з вами трудові відносини. 

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший робочий рік настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу. Звісно, що при цьому враховуються ті дні, які входять до стажу на щорічну основну відпустку за ст. 9 Закону про відпустки. 

Тобто, коли ми складаємо графік відпусток на календарний рік, таким працівникам доведеться порахувати кількість днів відпустки, якими вони зможуть скористатися у цьому календарному році: 

кількість днів, які входять до стажу, який дає право на відпустку у році, за який надається відпустка х 24 календарних дні/ 365 календарних днів.

Щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший робочий рік за бажанням працівника надаються:

1. жінкам — перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
2. особам з інвалідністю;
3. особам віком до вісімнадцяти років;
4. чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
5. особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
6. сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
7. працівникам, які успішно навчаються у навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
8. працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
9. батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
10. в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Створення наказу про складання графіка відпусток 

Норми чинного законодавства не вказують на обов’язкове складення наказу роботодавцем, у якому зазначається про початок розроблення графіків відпусток. Але такий наказ полегшить роботу кадровика, особливо якщо підприємство складається з багатьох структурних підрозділів. 

Тож керівник, якщо вважає за потрібне, може видати такий наказ, і він сприятиме організації керівників структурних підрозділів щодо складання графіків відпусток.

Хоча для надання відпустки за графіком заява вже й не потрібна, бо достатньо наказу керівника, у житті буває всяке.  

Якщо відпустка переноситься на інший місяць, проте того самого року, в якому вона була зазначена у графіку, то до графіка варто внести зміни. Вони оформлюються наказом керівника підприємства. Затверджувати графік цілком наново і доводити його до відома всіх працівників у такому разі не потрібно. Зміни вносяться лише стосовно цього працівника, на підставі його заяви, і повідомляються про це тільки зацікавлені особи: сам працівник та його безпосередній керівник (керівник підрозділу).  

Іноді працівник настільки потрібен на роботі, що навіть перенести відпустку на інший місяць того самого року не виходить. Тоді у працівника залишається зароблена, але не використана щорічна відпустка, якою він може скористатися наступного року. І це треба буде врахувати під час наступного створення графіка відпусток. При цьому старий наказ про відпустки не переробляється, проте звірити наприкінці року, чи всі зазначені у ньому відпустки були фактично надані, відділу кадрів все ж таки варто. Утім, облік використаних відпусток ведуть не на підставі плану-графіка, а на підставі наказів про надання таких відпусток, тож помилки при цьому навряд чи виникнуть.   

Відсутність графіка відпусток наразі розглядається як «інше порушення вимог законодавства про працю», як одне порушення (а не щодо кожного працівника). 

За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (наприкінці 2024 р. й у 2025 р. — 8 000 грн).

Але штрафу не буде, якщо усунути порушення у строк, визначений у приписі інспектора Держпраці. 

Крім того, за таке «інше порушення вимог законодавства про працю» ст. 41 КУпАП передбачено адміністративну відповідальність — накладення на посадових осіб підприємств та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності штрафу в розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. Тобто від 510 до 1700 грн. Якого теж можна уникнути, якщо швидко виправити порушення (бажано до візиту інспектора Держпраці).