Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП). Надання авансу є бажаним з економічного погляду, проте це не обов’язково для приватних підприємств. Звичайно, Інструкцією №591 передбачено виплату авансу на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що скеровує працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток. Та ці норми є рекомендаційними, бо Інструкція №59 призначена виключно для установ та підприємств, які частково чи повністю фінансуються бюджетними коштами, і її метою є недопущення необґрунтованих витрат на відрядження працівників та економія бюджетних коштів. Підприємства приватного сектору не обмежені у витратах на відрядження працівників, тому можуть не враховувати положення Інструкції №59. Вони можуть надавати аванс на відрядження як на корпоративну, так і на приватну картку одночасно або зовсім не видавати. Приватні підприємства можуть видавати аванс у будь-якій валюті, за потреби у гривнях, євро, доларах США та іншій.
1 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
Щодо корпоративної картки, то тут усе досить прозоро. Кошти на цій картці належать підприємству, і той факт, що картку надали працівникові, ще не означає, що він отримав аванс на відрядження. Тільки коли працівник витрачатиме ці кошти, ось тоді вони стануть підзвітними. Нагадаємо, що працівники можуть використовувати лише такі корпоративні картки, які емітовані на їхнє ім’я. Наприклад, якщо корпоративна картка емітована на директора, то тільки він може нею користуватися і її не можна передавати іншим працівникам. Якщо ПІН картки стає відомий іншій особі, ніж та, на яку її емітовано, така картка вважається скомпрометованою і підлягає заміні.
Кошти на власній платіжній картці стають підзвітними з моменту виплати їх на картку працівника.
Усі понесені витрати мають бути документально підтверджені і бути пов’язаними з господарською діяльністю підприємства та з метою відрядження. Документи про ці витрати надають до бухгалтерії, а за потреби складають звіт про використання коштів.
Добові витрати визнаються витратами у бухобліку за курсом на дату затвердження звіту про відрядження. За даними звіту підприємство має компенсувати працівникові витрати на відрядження. Ця сума витрат визначається на підставі всіх наданих підзвітних сум.
Отже, «взаємозалік» між картками не проводиться. Працівник повинен надати витратні документи на всю суму витрачених євро та гривень.
Таким чином, з огляду на зазначене вище, при визначенні перевитрат/необхідності виплатити додаткових коштів підприємство враховує суму авансу, виплачену на платіжну картку працівника, та його витрати, фактично здійснені з корпоративної картки на день затвердження звіту.
Наприклад, працівникові видали корпоративну картку із залишком 1 000 євро та перерахували аванс на його платіжну картку в сумі 5 000 грн. Працівник витратив усю суму 1 000 євро, яка була на корпоративній картці, а решту витрат на суму 4 000 грн здійснив зі своєї картки. Він повинен надати до бухгалтерії підтвердні документи на 1 000 євро та на 4 000 грн, а 1 000 грн повернути як невикористані кошти. У бухобліку 1 000 євро буде повністю списано як витрати на відрядження прямим записом Д-т 23, 91 — 94 К-т 312, а кошти з особистої картки працівника будуть проведені через рахунок 372: Д-т 372 К-т 311 на суму 5 000 грн — перерахування коштів на картку працівника, Д-т 23, 91 — 94 К-т 372 на суму 4 000 грн — витрати на відрядження, Д-т 301, 311 К-т 372 на суму 1 000 грн — повернення невикористаного авансу готівкою або на рахунок підприємства.