Бібліотечні фонди
Чи є підстави обліковувати книги у складі необоротних активів як бібліотечні фонди?
Нагадаємо, що бібліотечні фонди — це упорядковане зібрання документів, які зберігаються у бібліотеці. Такі бібліотечні фонди обліковують у складі необоротних активів на субрахунку 111.
Докладний облік бібліотечних фондів веде бібліотекар у книгах сумового обліку та регістрах індивідуального обліку, які заповнює відповідно до Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Міністерства культури та туризму від 03.04.2007 №22.
Як нам відомо, власники кав’ярні не планують персоніфікованої видачі книжок відвідувачам. Останні зможуть не повертати книжки, які їм сподобалися. Тому й підстав обліковувати книги у складі бібліотечних фондів немає.
МШП чи необоротні активи
Звісно, не всі книжки будуть одразу розібрані відвідувачами. Планується все ж таки, що читання відбуватиметься у приміщенні кав’ярні, тож книги не відразу списуватимуться на витрати поточної діяльності, а використовуватимуться протягом певного часу. Тому, на наш погляд, вони можуть бути обліковані у складі МШП чи необоротних активів.
Якщо запланований строк служби — до року, облікувати потрібно як МШП. Більше ніж рік — як необоротні активи. Але в умовах, коли відвідувачі забирають книги, встановити очікуваний термін їх служби досить важко.
На наш погляд, такі книги доцільно обліковувати як МШП на рахунку 22. А при видачі в користування (розміщенні в кав’ярні) одразу списувати до складу витрат: Д-т 93 К-т 22.
Водночас, позаяк ідеться про витрати і про активи, треба вести й аналітичний облік таких МШП, наприклад, у журналі обліку. Періодично книги інвентаризують і відсутні — списують з аналітичного обліку. Це дозволить кав’ярні знати й залишок книг, який треба буде поповнити.
Інший варіант обліку таких книжок — це облік їх як роздаткових матеріалів.
Роздатковий матеріал
Формально ці книги придбаваються для розваги (залучання) відвідувачів. Ці книги швидко псуються або відвідувачі часто забирають їх зі собою. І різниця між ними та, наприклад, глянцевими журналами, що їх салони краси розміщують у своєму приміщенні для розваги клієнтів, невелика.
Книги як роздатковий матеріал можна обліковувати на субрахунку 209, а при розміщенні в кав’ярні списувати на витрати: Д-т 93 К-т 209.
Утім, вибір, який варіант обрати, залишається за закладом. Причому вибір тут, на нашу думку, лише щодо субрахунку активу, за яким оприбуткувати ці книжки. Рахунок витрат і період їх визнання за обома варіантами (МШП чи роздаткові матеріали) залишається однаковий.