Відповідно до п. 1.3 Правил користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджених наказом Держтурадміністрації від 16.03.2004 №19, замовником є фізична або юридична особа, зокрема суб’єкт туристичної діяльності, яка укладає відповідний договір на надання готельних послуг від імені та на користь споживача та здійснює оплату за цим договором (надає гарантії щодо оплати за цим договором).
Споживачем є фізособа, яка придбаває, замовляє, використовує або має намір придбати чи замовити товари, роботи, послуги для власних (побутових) потреб.
Туристичний збір — це місцевий збір, кошти від якого зараховуються до місцевого бюджету (ст. 268 ПКУ). Але платниками збору не можуть бути особи, які прибули у відрядження (пп. «б» пп. 268.2.2 ПКУ).
Отже, розуміємо, що платниками туристичного збору є фізичні, а не юридичні особи.
Податкові агенти й місця проживання (ночівлі) визначені п. 268.5 ПКУ. Серед них, звісно, податковим агентом є юрособа, але тільки та, яка безпосередньо надає послуги з тимчасового розміщення осіб у місцях проживання (ночівлі).
Тож у разі оплати юрособою-роботодавцем за рахунком готелю місць проживання працівників у відрядженні останні не стають (і не будуть) платниками туристичного збору, тому й отримувати жодних ліцензій не потрібно. Тим паче що роботодавець матиме всі необхідні документи, що підтверджують факт перебування працівників у відрядженні у періоді, коли вони користувалися послугою готелю.
Перелік документів визначено пп. 170.9.1 ПКУ. Серед них (окрім, звісно, наказу) можуть бути:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (зокрема електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— банківська виписка;
— посвідчення про відрядження;
— запрошення сторони, що приймає (за наявності);
— інший документ, що засвідчує факт відрядження.