Суттєво. Під час складання авансового звіту перерахунок витрат у відрядженні за відсутності підтвердних документів про обмін валюти здійснюється за крос-курсом, розрахованим за офіційним курсом НБУ на день затвердження звіту.
! Бухгалтерам
Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), розглянула звернення щодо практичного застосування окремих норм податкового законодавства та в межах компетенції повідомляє.
Платник податків перебуває на загальній системі оподаткування. Займається транспортним перевезенням вантажів (КВЕД 49.41 основний) за кордон і по Україні. Має штат працівників та у власності автомобілі, як власні так і орендовані.
Враховуючи вищезазначене, платник податків просить надати інформацію з такого питання:
По якому курсу (Національного банку України (далі — НБУ) чи комерційному) складається/обраховується авансовий звіт співробітником при закордонному відрядженні? Якщо з корпоративної карти списуються добові витрати під час відрядження, по якому курсу вони рахуються і на яку дату? При умові, що співробітник їде у відрядження з корпоративною картою компанії, де зараховані кошти по передньому прорахунку планових витрат з урахуванням добових. Витрати відбуваються у різних валютах і на різні потреби, наприклад паркування і обід.
Згідно з частиною четвертою ст. 5 Закону України від 21 червня 2018 року №2473-VIII «Про валюту і валютні операції», із змінами і доповненнями, порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ.
Відповідно до п. 42 розділу VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02 січня 2019 року №2, із змінами і доповненнями, резиденти — юридичні особи і фізичні особи — підприємці, представництва юридичних осіб — нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.
Згідно з п. 4 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59, із змінами та доповненнями (далі — Інструкція), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.
Аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.
Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розділу III Інструкції).
Відповідно до пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року №851-VI «Про електронні документи та електронний документообіг», із змінами та доповненнями, та від 05 жовтня 2017 року №2155-VII «Про електронні довірчі послуги», із змінами та доповненнями) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.
Пунктом 17 розділу III Інструкції встановлено, що сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).
Пунктом 19 розділу III Інструкції передбачено, що під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту.
Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту.
Строки подання Звіту встановлені у пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання Звіту.
У разі надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутих у встановлений строк, неповернення невикористаної суми авансу у встановлений строк або відсутності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
Враховуючи викладене, відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтвердних документів здійснюється в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на дату:
отримання авансу, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
погашення заборгованості підприємством, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту);
погашення заборгованості працівником у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).
При цьому під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти здійснюється за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
Відповідно до п. 52.2 ст. 52 ПКУ індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.