Правило 1. Хто не повинен вести товарний облік?
Наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496 затверджено Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку (далі — Порядок №496).
Вимоги Порядку №496 не поширюються на:
— платників єдиного податку І групи;
— платників єдиного податку ІІ — ІV груп, які не здійснюють: реалізацію технічно-складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту; реалізацію лікарських засобів, виробів медичного призначення; реалізацію ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Висновок: вимоги Порядку №496 поширюються на фізосіб-підприємців (ФОПів), які здійснюють діяльність на загальній системі оподаткування та на ІІІ групі єдиного податку з реєстрацією платниками ПДВ, а також ФОПів, які не зареєстровані платником ПДВ, але здійснюють реалізацію наведених вище товарів.
Чи повинні ФОПи вести облік товарних запасів у разі надання виключно послуг, у тому числі посередницьких? Ні, якщо під час надання послуг не використовують товарні запаси. Таке роз’яснення міститься у ЗІР.
Роз’яснюють податківці
Чи повинні ФОПи, у тому числі платники ЄП другої — четвертої груп, вести облік товарних запасів у разі надання виключно послуг, у тому числі посередницьких (дропшипінгу)?
Фізичні особи — підприємці, у тому числі платники єдиного податку, які надають виключно послуги, у тому числі посередницькі (дропшипінг), з метою реалізації яких використовуються товарні запаси, що включаються до вартості таких послуг (у тому числі сировина, матеріали, запасні частини, напівфабрикати власного виробництва на складах комплектуючих тощо), зобов’язані вести облік товарних запасів за формою обліку, встановленою наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 №496 (далі — форма обліку), з відображенням інформації про їх надходження та вибуття.
При цьому, якщо при наданні послуг ФОПи не використовують товарні запаси, то обов’язку вести облік товарних запасів у таких ФОПів не виникає.
Водночас не зобов’язані вести форму обліку фізичні особи — підприємці, які є платниками єдиного податку, які не зареєстровані платниками податку на додану вартість та не провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Чи зобов’язані ФОПи — платники ЄП другої — третьої груп вести облік товарних запасів і застосовувати РРО та/або ПРРО у разі здійснення роздрібної торгівлі лише ПММ в ємностях до 20 літрів, пива, сидру, перрі (без додавання спирту) та столових вин? Як роз’яснюють податківці, є два варіанти:
1) ФОПи — платники єдиного податку другої та третьої групи — неплатники ПДВ, які здійснюють розрахункові операції під час реалізації лише паливно-мастильних матеріалів в ємностях до 20 літрів, пива, сидру, перрі (без додавання спирту) та столових вин, зобов’язані застосовувати РРО та/або ПРРО, проте не зобов’язані вести облік товарних запасів;
2) ФОПи — платники єдиного податку, які зареєстровані платниками ПДВ, за тих самих умов зобов’язані застосовувати РРО та/або ПРРО та вести облік товарних запасів!
Ще один нюанс пов’язаний із тим, що норма про ведення товарного обліку міститься в Законі про РРО. А що як ФОП перебуває у 3-й групі, є платником ПДВ, але не повинен застосовувати РРО/ПРРО? Це випадок так званого суто безготівкового розрахунку, коли ФОПи приймають оплату виключно з рахунку або через касу банку на рахунок в банку, без застосування платіжних карток та інших варіантів, які, на думку податківців, потребуют проведення через реєстратор.
Податківці наполягають: і таким ФОПам треба вести товарний облік (хоча в цій консультації вони говорять про продавців певних товарів)! Як бачимо у роз’ясненні в ЗІР, ФОПи зобов’язані вести облік усіх товарних запасів незалежно від способу розрахунку за товари (у готівковій та/або безготівковій формі через установи банку)!
Роз’яснюють податківці
Чи зобов’язані ФОПи, у тому числі платники ЄП другої — четвертої груп, вести облік товарних запасів у разі реалізації технічно-складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів, виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів (каміння) при здійсненні розрахунків у безготівковій формі через установи банку?
Фізичні особи — підприємці, у тому числі платники єдиного податку другої — четвертої груп, зобов’язані вести облік усіх товарних запасів за формою обліку з відображенням інформації про їх надходження та вибуття у разі реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння незалежно від способу розрахунку за такі товари (у готівковій та/або безготівковій формі через установи банку).
Правило 2. За якою формою вести товарний облік?
Облік товарних запасів ФОПи здійснюють шляхом постійного внесення до Форми ведення обліку товарних запасів (далі — форма обліку) інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку.
Первинні документи, на підставі яких внесено записи до форми обліку, є обов’язковими додатками до такої форми. Внесення даних до форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації.
ФОП обирає форму ведення обліку: паперова або електронна.
Висновок: форма обліку має містити зазначені у довільному порядку дані ФОПа:
— прізвище, ім’я та по батькові (за наявності);
— реєстраційний номер облікової картки ФОПа або серію та номер паспорта/номер ID-картки для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну позначку в паспорті;
— податкову адресу;
— назву та адресу місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік.
Для паперової форми обліку ці дані мають міститися на титульному аркуші.
Правило 3. Де мають зберігатися форма товарного обліку та документи?
Порядком №496 встановлено обов’язок ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації для ФОПів, які використовують загальну систему оподаткування і провадять діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.
За наявності обов’язку ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації ФОПи здійснюють облік усіх товарів, які перебувають у реалізації, а не лише окремих груп (наприклад, оподатковуваних ПДВ).
Висновок: ФОПи, які здійснюють діяльність у декількох місцях продажу (господарських об’єктах), ведуть облік товарних запасів за кожним окремим місцем продажу (господарським об’єктом) на підставі:
— первинних документів, які підтверджують отримання товарів такими ФОПами, або окремим місцем продажу (господарським об’єктом);
— та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів. При цьому первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід’ємною частиною такого обліку. Звертаємо увагу: дані до форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів вносять до початку реалізації таких товарів.
Правило 4. Як виправити помилку у формі обліку товарних запасів?
Виправлення інформації у формі обліку здійснюють у такому порядку:
1) у графі «Примітки» рядка, що потребує видалення інформації, проставляють позначку «анульовано»;
2) за потреби виправлення інформації:
у графі «Примітки» рядка, інформація в якому виправляється, проставляють позначку «анульовано — виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, в якому наведено виправлену інформацію;
у графі «Примітки» рядка, що містить виправлену інформацію, проставляють позначку «виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.
Висновок: якщо помилку вчасно помітити і виправити самостійно, можна уникнути штрафу за неведення товарного обліку в установленому порядку.
Це неминуче підводить нас до останнього в цій статті правила.
Правило 5. Відповідальність за порушення правил товарного обліку
Тут треба пам’ятати загальні та воєнні правила.
У загальному випадку штрафи більші. І як війна закінчиться, вона все не спише. Тож товарний облік краще вести і тепер.
Статтею 20 Закону про РРО визначено: до суб’єктів господарювання, які здійснюють реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, що підтверджують облік товарів, які знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів, не облікованих у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше ніж 10 н. м. д. г. Такі вимоги не поширюються на фізосіб-підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).
Водночас ст. 26 Закону про РРО передбачено, що посадові особи та працівники торгівлі, громадського харчування і сфери послуг притягуються до адміністративної відповідальності.
Відповідно до ст. 155-1 КУпАП порушення встановленого законом порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг тягне за собою накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 2 до 5 н. м. д. г. і на посадових осіб — від 5 до 10 н. м. д. г.
За дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі самі порушення, передбачено накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 5 до 10 н. м. д. г. і на посадових осіб — від 10 до 20 н. м. д. г.
Тимчасові воєнні правила
Згідно з п. 12 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону про РРО, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, санкції за порушення вимог Закону про РРО не застосовуються, крім санкцій за порушення порядку здійснення розрахункових операцій під час продажу підакцизних товарів.
Висновок: під час перевірок у період воєнного стану до ФОПів, які реалізують підакцизні товари, не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, що підтверджують облік таких товарів, які знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова та адміністративна відповідальність.
До ФОПів, у тому числі платників єдиного податку, які не здійснюють реалізацію підакцизних товарів, під час перевірок у період воєнного стану за порушення ведення обліку товарних запасів, визначеного Наказом №496, застосовується лише адміністративна відповідальність.