Причина
Здебільшого причиною подібних розбіжностей є різноманітні похибки при зважуванні на етапі завантаження і розвантаження авто.
Наприклад, завантаження могло бути у полі і вага зерна могла визначатися орієнтовно, а під час доставки на склад покупця — визначалася на повірених вагах покупця. Інша причина — ваги постачальника могли бути не повірені і давати велику похибку при зважуванні.
Можуть бути й інші подібні причини, навіть механічна помилка вагаря, який неправильно вніс показники зважування в документи тощо. Причину потрібно з’ясовувати, щоб виправляти наслідки таких похибок.
Приміром, з’ясується помилка при зважуванні на вагах постачальника. В такому разі потрібно буде відкоригувати показники придбаного зерна. Таке коригування роблять у порядку, встановленому договором між постачальником і трейдером. Наприклад, між сторонами складається акт уточнення кількості переданого зерна, записується причина розбіжностей тощо.
На підставі уточнених показників постачальник виписуватиме і ПН. Можуть бути й інші причини розбіжностей. Повторимося: це питання потрібно з’ясовувати в кожній конкретній ситуації.
Передача зерна покупцеві
Як наведено у запитанні, право власності на зерно передається на складі покупця. Позаяк на складі покупець отримує 1180 т зерна, то саме таку кількість і записують у документах на передачу зерна.
Документи оформляють, як правило, у нижченаведені способи.
Позаяк ТТН при завантаженні зерна оформляють на одну кількість, а на складі покупця отримується інша кількість зерна, в ТТН потрібно зробити позначку про кількість фактично отриманого зерна, яка буде більша за кількість, зазначену в ТТН.
Водночас сторони можуть складати додаткові документи на передане зерно, наприклад реєстр ТТН — за кожен день, за увесь період перевезення тощо. В реєстрі зазначають кількість зерна, зазначеного в ТТН, і кількість фактично отриманого зерна.
У підсумку покупець оплачує фактичну кількість отриманого зерна. На таку саму кількість виписують і ПН.
Якщо трейдер не відкоригує кількість зерна, отриманого від покупця, у нього буде розбіжність між кількістю отриманого і проданого зерна.
Як трейдеру відкоригувати кількість зерна?
Вище ми це зазначили. Повторимо ще раз.
Потрібно з’ясувати конкретну причину розбіжності і діяти залежно від такої причини.
Якщо причина — помилка під час зважування на стороні постачальника, то потрібно відкоригувати кількість отриманого від постачальника зерна. Наприклад, актом уточнення кількості тощо.
Якщо внаслідок якихось причин, які ми не аналізуватимемо, уточнити кількість із постачальником немає можливості, кількість надлишку зерна можна оформити і відобразити в обліку як класичний надлишок: Д-т 28 К-т 719 — за чистою вартістю реалізації (ціна продажу без врахування ПДВ) (див. пп. 2.14 Методрекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 №2).
Оформляють такий надлишок інвентаризаційними документами. Тобто керівник підприємства-трейдера призначає інвентаризаційну комісію. Комісія складає інвентаризаційний опис, звіряльну відомість, протокол. Цими документами має бути зафіксовано отримання однієї кількості зерна, а відвантаження — більшої, з’ясована за можливості причина цього і надана пропозиція оприбуткувати надлишок зерна. Керівник трейдера затверджує інвентаризаційні документи, і вони є підставою для оприбуткування надлишку (Д-т 28 К-т 719).
Недоліком цього варіанта буде розбіжність між кількістю зерна, отриманого від постачальника (за ПН постачальника), і кількістю зерна, проданого покупцеві (за ПН трейдера). Отже, це може бути причиною блокування ПН трейдера.
Тож, на наш погляд, найкращим варіантом є все-таки коригування кількості зерна, отриманого від постачальника.