Переведення працівника із зовнішнього сумісника на посаду за суміщенням законодавством не передбачено, незважаючи навіть на те, що його було прийнято на іншу посаду за основним місцем роботи.
У цій ситуації діяти потрібно через прийняття-звільнення. Тобто спочатку працівник повинен написати заяву на звільнення з посади зовнішнього сумісника, потім потрібно видати наказ та провести всі належні виплати. Далі (наступною датою) працівник пише заяву з проханням прийняти його на відповідну посаду за суміщенням, відтак слід видати наказ із зазначенням доплати (встановлюється у відсотках або у фіксованій сумі) до окладу за суміщення посад.
У додатку 3 до Галузевої угоди 2019 — 2021 рр., яка діє і 2022 року, зазначено, що доплата одному працівникові не обмежується максимальним розміром і встановлюється в межах економії фонду заробітної плати за тарифною ставкою й окладом суміщуваної посади працівника. Отже, виходить, що доплата за суміщення може бути в будь-якому розмірі, навіть 100%.
Крім того, окремий трудовий договір на суміщення не укладається (робота здійснюється в межах одного трудового договору), повідомлення про прийняття на роботу не подається, табелювання не проводиться (бо у разі суміщення посад окремий табельний номер не присвоюється), позаяк ці додаткові функції виконуються у межах робочого часу за основною роботою, запис до трудової книжки не здійснюється (навіть за бажанням працівника).
Додаток 5 об’єднаної звітності в разі оформлення працівника за суміщенням не формують і не подають. А от звільнення працівника із зовнішнього сумісника обов’язково відображають у цьому додатку.
Доплата за суміщення посад (професій) входить до фонду оплати праці підприємства за основною посадою, тож у додатку 1 об’єднаної звітності відображатиметься одним рядком із КЗО 1. Для виконання вимоги про сплату ЄСВ у розмірі не менше ніж мінімальний внесок (абз. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ) порівнюють загальну суму зарплати, нараховану працівникові з урахуванням доплати за суміщення професій (посад).
У додатку 4ДФ об’єднаної звітності нарахований дохід працівникові також відображатимуть одним рядком з ознакою доходу «101».