Розгляньмо, як виплачуються лікарняні та декретні на підставі електронних листків непрацездатності та на що слід звернути увагу в 2022 році.
Електронний листок непрацездатності (або, як його часто називають, е-лікарняний) — це сформований (виданий) програмними засобами Електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером у цьому Реєстрі електронний документ.
Він є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (пп. 2 п. 2 Порядку №328).
Місце роботи працівника
Під час формування листка непрацездатності враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.
У підсумку сформований е-лікарняний надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Отже:
— тепер працівнику не потрібно диктувати лікарю назву підприємства, де він працює. Проте слід знати свій IПН (тобто реєстраційний номер картки платника податків), якщо він його має. Або мати зі собою паспорт, у якому є позначка про відмову від IПН. За цими даними в Реєстрі міститься інформація про застраховану особу й автоматично зазначається місце її роботи;
— повідомлення про наявність відкритого е-лікарняного отримають усі роботодавці, які подали до ДПС повідомлення про прийняття на роботу такого працівника. Проте в Реєстрі зберігається інформація і про звільнення. Отже, доступ до е-лікарняного отримають усі діючі роботодавці (колишні — ні);
— через це працівникові для оплати лікарняного за основним місцем роботи вже не потрібно надавати оригінал цього документа. Він є у Реєстрі, роботодавець має до нього доступ і може його за потреби роздрукувати (це не обов'язково, але ми рекомендуємо);
— особливістю е-лікарняних сумісників є те, що в їхніх роботодавців за сумісництвом відображається не е-лікарняний безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригінального документа порядковим номером копії, який додається до унікального номера елікарняного.
Статуси е-лікарняного
Листок непрацездатності може мати в Реєстрі такі статуси:
закритий;
готовий до сплати (виданий);
помилково сформований;
недійсний;
оплачений.
Дати лікарняного та номер
Дати відкриття та закриття листка непрацездатності відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформовано цей листок непрацездатності.
Е-лікарняний стає готовим до оплати (вважається виданим) через сім днів після дати його закриття.
На підставі даних медичних висновків, що становлять один випадок тимчасової непрацездатності, формуються листки непрацездатності в порядку черговості створення медичних висновків, кожен наступний з яких створюється як продовження першого та становлять один страховий випадок.
Номер електронного лікарняного — це унікальний номер, який має складну структуру та ніколи не повторюється. Він відрізняється від номера медичного висновку, на підставі якого сформується лікарняний, та надійде працівникові у повідомленні від Пенсійного фонду (якщо в його особистому кабінеті зазначено контактний номер телефону).
У п. 3 Порядку №1234 уточнено, що унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:
— номер випадку непрацездатності;
— порядковий номер листка непрацездатності;
— номер версії (позначається цифрою «1» під час створення нового листка та під час створення листка як продовження. Номер збільшується («2», «3» і далі за порядком) у разі внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).
Розгляньмо докладно кожну комбінацію.
1. Номер випадку непрацездатності. Цей номер збігатиметься для всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допоможе визначити, чи е-лікарняний є первинним, чи продовженням.
2. Порядковий номер листка непрацездатності. Основна частина номера е-лікарняного, яка відрізняється в кожному листку непрацездатності.
3. Номер версії. Позначається цифрою «1» під час створення нового листка та під час створення листка як продовження. Номер збільшується за порядком («2», «3» та далі) під час внесення кожної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку — наприклад, якщо е-лікарняний закриють раніше передбаченого строку у зв'язку з одужанням або скоротять строк його дії через початок іншого страхового випадку. Будьте уважні: номер версії не пов'язаний із тим, чи є лікарняний продовженням.
Кожна з трьох складових номера е-лікарняного є його невід'ємною частиною, тож під час призначення матеріального забезпечення й оформлення заяви-розрахунку номер потрібно зазначати повністю.
Наприклад, е-лікарняний з унікальним номером ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х буде відображено так за основним місцем роботи і в особистому кабінеті застрахованої особи. Проте в кабінеті роботодавця за сумісництвом до нього через крапку буде додано порядковий номер копії: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо працівник має кількох роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки зростатиме за порядком (.2 і далі).
Довідково
Станом на листопад 2021 року більшість номерів е-лікарняних складалися з 19 знаків, враховуючи дефіси. Але кількість знаків не є сталою. Поступово номер е-лікарняного збільшується, коли зростає кількість страхових випадків. Так, уже є електронні лікарняні, номер яких складається з 20 знаків, бо номер страхового випадку семизначний. Збільшення кількості цифр у номері е-лікарняних не впливає на формування заяв-розрахунків — працювати з електронними лікарняними потрібно як і раніше.
То що ж, працівник-сумісник більше нічого не надає?
Винятки залишаються.
По-перше, до лютого 2022 року паперові лікарняні ще в деяких випадках надаватимуться. А позаяк застрахована особа може вимагати лікарняні та декретні протягом 12 місяців з дати страхового випадку, то протягом наступного року ми ще натраплятимемо на випадки оплати саме паперових лікарняних. I ось для паперового листка непрацездатності копія, зроблена за основним місцем роботи, потрібна обов'язково!
Також, якщо за місцем роботи за сумісництвом не вдається побачити е-лікарняний (зрозуміло, що це технічна помилка), працівникові слід звернутися до ПФУ за витягом з Електронного реєстру листків непрацездатності в паперовій формі. I надати цей витяг за сумісництвом для оплати.
Пам'ятайте!
За чинним законодавством працівник, який працює за сумісництвом, має надати довідку про середню заробітну плату з основного місця роботи (п. 30 Порядку №1266). Позаяк сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску.
Фахівці ФСС та ПФУ подекуди обіцяють, що і розрахунок лікарняних та декретних скоро можна буде робити на порталі ПФУ. I тоді контроль за максимальною величиною доходу працівника здійснюватиметься автоматично, на підставі даних Реєстру. Проте наразі такої можливості немає, тож потреба у довідці ще не минула.
Правила скорочення е-лікарняних
Період тимчасової непрацездатності у листку непрацездатності може бути скорочено на підставі надходження даних з електронної системи охорони здоров'я про:
1) медичний висновок у межах випадку тимчасової непрацездатності;
2) медичний висновок про початок нового випадку тимчасової непрацездатності в межах однієї категорії медичних висновків;
3) медичний висновок за іншою категорією, відповідно до наведених у додатку до цього Порядку Правил скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності (далі — Правила).
У разі надходження медичного висновку за іншою категорією, що відповідає причині непрацездатності, яка за Правилами не скорочує періоду тимчасової непрацездатності у раніше сформованому в Реєстрі листку непрацездатності, створюється листок непрацездатності зі статусом «недійсний».
У разі якщо строк дії такого листка непрацездатності триваліший, ніж період непрацездатності в раніше створеному в Реєстрі листку непрацездатності, що не скорочується відповідно до Правил, формується новий листок непрацездатності за новим випадком тимчасової непрацездатності на кількість днів непрацездатності, що виходять за межі періоду непрацездатності в раніше створеному у Реєстрі листку непрацездатності.
Правила не застосовуються у разі формування листків непрацездатності на підставі медичних висновків, що сформовані відповідно до пункту 3 розділу III Порядку №1066.
Не допускається формування медичного висновку, строк дії якого починається раніше за дату його формування в електронній системі охорони здоров'я, крім:
— випадків формування медичного висновку зі встановленою позначкою про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном, для першого медичного висновку випадку тимчасової непрацездатності;
— медичного висновку категорії «Вагітність та пологи», що не був сформований у 30 тижнів вагітності; ідентифікації неідентифікованої непрацездатної особи.
Період тимчасової непрацездатності у листку непрацездатності може бути скорочено на підставі надходження даних від централізованого банку даних з проблем інвалідності про встановлення медико-соціальною експертною комісією групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності).
Тоді дата закриття листка непрацездатності з причиною непрацездатності «Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов'язані з нещасним випадком на виробництві», «Тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві» або «Тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання» відповідає даті встановлення групи інвалідності медико-соціальною експертною комісією (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності).
Комісія із соціального страхування
Поява електронних лікарняних аж ніяк не вплинула на статус та функції комісії із соціального страхування.
Нагадаємо, що комісія із соціального страхування підприємства створюється у разі кількості застрахованих осіб понад 15 найманих працівників. У разі кількості на підприємстві застрахованих осіб 15 і менше на загальних зборах працівників обирається уповноважений із соціального страхування підприємства.
За п. 4.1 Положення №13 засідання комісії (уповноваженого) проводяться відповідно до затвердженого нею плану, але не рідше ніж двічі на місяць. Члени комісії беруть участь у її засіданнях особисто без права передавання своїх повноважень іншим посадовим особам.
Рішення комісії (уповноваженого) про оплату лікарняних або про відмову в їх оплаті має бути оформлене протоколом (форма протоколу затверджена у додатку до Положення №13, див. зразок 1).
Зразок 1
На підставі рішення комісії згідно з п. 2 Порядку №12 страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок до ФСС (якщо частину сумі лікарняних має оплатити Фонд, або щодо декретних, які Фонд оплачує повністю; див. зразок 2).
Зразок 2
Хронологія виплат: важливо дотримуватися її!
Алгоритм дій з оплати е-лікарняних та хронологія кожного кроку за таким алгоритмом:
1. Прийняття рішення комісією або уповноваженим зі соціального страхування про матзабезпечення або відмову — не пізніше 10 днів з дня надходження е-лікарняних.
2. Бухгалтерія на підставі листка непрацездатності (копії) і протоколу нараховує матзабезпечення та не пізніше 5-ти робочих днів з дати прийняття рішення комісією із соцстраху подає до робочого органу ФСС заяву-розрахунок.
3. Робочий орган ФСС протягом робочих 10 днів з дня надходження заяви-розрахунку перевіряє правильність нарахування виплат, уточнює дані, надаючи запити страхувальнику. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальникові з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення. Якщо ж зауважень до заяви-розрахунку немає, робочий орган ФСС надає фінансування.
4. Страхувальник після отримання фінансування здійснює виплату:
— працівникам — у найближчий після призначення строк для виплати зарплати;
— особам, які виконують роботи (надають послуги) за договором ЦПХ, — протягом 10 днів після призначення допомоги.
5. Страхувальник повідомляє робочий орган ФСС про виплату матзабезпечення протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо ж страхувальник не подасть повідомлення про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС провадять позапланову перевірку щодо використання страхувальником отриманих коштів.
Знову нагадуємо, що статус «готовий до сплати» у е-лікарняного виникає через сім днів після дати закриття листка непрацездатності. А з якої дати починати застосовувати зазначений вище алгоритм? З дати відкриття чи видачі елікарняного?
У листі від 25.11.2021 р. №2739-11-1 фахівці ФСС наголошують, що процедуру оплати е-лікарняного слід почати з наступного календарного дня після дня надходження документів для призначення матеріального забезпечення до роботодавця. Отже, за основним місцем роботи процедура розпочнеться після того, як елікарняний отримає статус «готовий до сплати». А за сумісництвом — після того, як працівник надасть довідку з основного місця роботи про середню зарплату, яка використовувалася для оплати його лікарняних або декретних.
Приклад 05.12.2021 р. е-лікарняний (причина непрацездатності — хвороба працівника) набув статусу «Готовий до сплати (виданий)». При цьому відкрито е-лікарняний 28.11.2021 р.
5 грудня вважатиметься днем, коли роботодавець за основним місцем роботи отримав документи для призначення лікарняних. Таким чином, початок 10-денного строку для розгляду комісією із соцстрахування рахуємо з наступного дня — з 06.12.2021 р.
Нормативна база
- Iнструкція №1066 — Iнструкція по роботі з медичними висновками про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я та листками непрацездатності на період дії перехідної моделі, затверджена наказом МОЗ від 01.06.2021 р. №1066.
- Порядок №12 — Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. №12.
- Порядок №328 — Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затверджений постановою КМУ від 17.04.2019 р. №328.
- Порядок №1066 — Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я, затверджений наказом МОЗ від 01.06.2021 р. №1066.
- Порядок №1234 — Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 №1234.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»