З'ясуймо, що каже Мінсоцполітики про особову картку П-2 у кадровій документації ФОПа. Тим часом Держпраці та Держстат висловилися на цю тему в листах від 16.09.2021 р. №6093/4/4.1-ЗВ-21 (див. «ДК» №39/2021) та від 25.08.2021 р. №19.1.2-26/О-117-21/122 (див. «ДК» №39/2021). Розглянемо також судову практику з цього питання.
ФОПи й кадрова документація — це вічна суперечка. Звісно, ФОПи хочуть вести якнайменше документів щодо найманих працівників, особливо якщо ще й додаткового працівника слід найняти, який «вестиме кадри». Але контролери останнім часом дедалі частіше наполягають на тому, що ФОП — такий самий роботодавець, як і юрособи, тож жодних йому полегшень.
Чи повинен ФОП вести так звану кадрову первинку? Так. Але більшість складає форми, без яких не обійтися: заяви, накази, трудові книжки тощо. А якщо зануритися глибше?
Нагадаємо, що Наказом №495/656 затверджено типову форму первинної облікової документації №П-2 «Особова картка працівника». Ось про те, чи треба її складати ФОПу, i поговоримо далі.
Що каже Держстат?
Держстат у своєму висновку в коментованому листі м'яко скерував за відповіддю до Держпраці. Тим більше що в останньому абзаці листа згадано лише про підприємства, і складається враження, що ФОПів та інших самозайнятих фізосіб ведення особових карток не стосується.
Що ж, до позиції Держпраці ми ще дійдемо. А зараз поговоримо, як саме треба складати особові картки. I ось тут важливо, що фахівці Держстату роз'яснили у листі: можна вести кадрову первинку і в електронній формі. А як же підписи працівників?
Нагадаємо, що у ст. 29 КЗпП зазначається: ознайомлення працівників із наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами власника або уповноваженого ним органу щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв'язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.
Вимоги типових форм передбачають обов'язковість ведення респондентами первинного обліку показників, зазначених у цих формах. Під обов'язковістю Держстат закликає розуміти насамперед необхідність ведення первинного обліку загалом, а не обов'язковість використання типових форм.
Тобто для Держстату важливо, аби первинний облік вівся, але як саме це буде робитися, — байдуже. Принаймні так виглядають висновки у коментованому листі. Та більшість все ж таки складатиме первинні кадрові документи за наявними типовими формами. Адже навіщо вигадувати велосипед, якщо його вже створено і в типовій формі враховано все, що необхідно?
Висновки, які робить Держстат, дуже м'які й дещо розмиті. Але ті, хто здавав звіти до статистики, знають, що на практиці про жодну м'якість не йдеться, вимагають чіткості та щоб усе за їхніми формулами сходилося. Тому все начебто і лояльно до роботодавців у цьому листі. Але посмак залишився неоднозначний. Утім, на цю саму тему є ще лист Держпраці!
Що каже Держпраці?
Держпраці нагадала, що метою затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника» було вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу. I зразу робить висновок, що не передбачено ведення типової форми первинного обліку №П-2 для самозайнятих осіб та ФОПів!
Тобто все добре, далі можна не читати? Припиняємо вести ці форми і на тому все? Аж ніяк. Тому що в цьому самому листі Держпраці сама собі суперечить і зазначає, посилаючись на ще чинну Iнструкцію №58: з кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці форми №П-2 (в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки).
Тобто виходить дуже цікава ситуація. Наказом, яким затверджено саму форму, для ФОПів не встановлено обов'язку цю форму складати. А іншим нормативним документом, який стосується паперових трудових книжок, які на сьогодні складати вже не обов'язково (лише за бажанням працівників), такий обов'язок встановлено — не для ФОПів, щоправда, але, на думку Держпраці, для всіх роботодавців.
Ось вам і роз'яснення профільного контролюючого органу. Посмак неоднозначності й тут. ФОП не повинен вести особову картку №П-2, але з кожним записом, який внесено до трудової книжки, слід ознайомити в особовій картці №П-2?
Не оминули фахівці Держпраці й теми диджиталізації. Вони теж згадали, що первинну кадрову документацію можна складати і в електронному вигляді, й ця норма поширюється і на юросіб, і на ФОПів. Нагадаємо, електронний документ — це документ в електронній формі, який засвідчили електронним підписом. А у випадку з особовою карткою підписів буде два — кадровика або ж самого ФОПа, який склав цей документ, і працівника, який записи в цьому документі прочитав і підтверджує.
Особова картка №П-2 має зберігатися 75 років.
До речі, в Наказі №2161, яким затверджено форму акта, що складається за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо додержання вимог законодавства у сферах охорони праці, промислової безпеки, гігієни праці, поводження з вибуховими матеріалами промислового призначення, праці, зайнятості населення, зайнятості та працевлаштування осіб з інвалідністю, здійснення державного гірничого нагляду, немає ані слова про особову картку форми №П-2.
Але, як свідчить практика перевірок, представники Держпраці часто вимагають, щоби ФОПи надали їм під час перевірки особові картки працівників цієї форми! Обґрунтування — вже згаданий вище п. 2.5 Iнструкції №58, згідно з яким із кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми №П-2.
I Держпраці передає естафету далі. Мовляв, ФОП, який не згоден і вважає, що не має вести особові картки, може звернутися до Мінекономіки. Ось листа від цього міністерства ми наразі не маємо.
Що кажуть інші?
Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 вважало, що типова форма №П-2 є основним первинним документом з обліку особового складу. I зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов'язковим для всіх роботодавців, у т. ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. I Iнструкції №286, за яким її дія поширюється, в тому числі, і на таку категорію роботодавців.
Зверніть увагу!
На думку Мінсоцполітики, особову картку потрібно заводити і заповнювати на кожного працівника (у тому числі на сумісників) в одному примірнику.
Звісно, тут слід сказати про військовий облік. Норми Порядку №921 зазначають про обов'язковість ведення особових карток. Але військовий облік ФОПи наразі не зобов'язані вести, принаймні так говорить закон.
Пунктом 5 ст. 34 Закону про військовий обов'язок та п. 15 Порядку №921 державним органам, а також підприємствам, установам та організаціям, незалежно від їх підпорядкування та форми власності, визначений обов'язок організовувати і безпосередньо вести персональний військовий облік призовників і військовозобов'язаних, що в них працюють.
Державні органи, підприємства, установи та організації ведуть персональний облік призовників і військовозобов'язаних за місцем їх роботи (навчання) (п. 36 Порядку №921).
Ведення військового обліку фізособою-підприємцем не передбачено. Але Міноборони, спираючись на ч. 5 ст. 34 Закону про військовий обов'язок, підкреслює, що ведення персонального обліку призовників і військовозобов'язаних за місцем їх роботи або навчання покладається, у тому числі, й на громадян-підприємців та інших самозайнятих осіб (листи Генштабу ЗСУ від 27.09.2017 р. №321/5989, Міноборони від 13.11.2017 р. №321/7065).
Водночас КУпАП не передбачає адміністративної відповідальності для фізосіб-підприємців ані за неподання до військкоматів списків працівників, які підлягають приписці до призовних дільниць, ані за прийняття на роботу працівників, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання, ані за незабезпечення сповіщення про виклик у військкомат.
Військовий облік громадян, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, не ведеться. Про це, зокрема, йдеться в листі Міноборони від 13.11.2017 р. №321/7065.
Попри те що Міноборони зазначає в листах про обов'язковість ведення військового обліку ФОПами, прямі норми законодавства говорять зворотне. Тож коли зайде мова про особові картки у ФОПа в контексті ведення військового обліку, то відповідь тут однозначна: ФОП не веде військового обліку.
Але є й судова практика, коли суди в питанні наявності особових карток у ФОПа підтримують контролерів.
Несприятлива судова практика
<...> На момент здійснення перевірки єдиним документом, яким затверджено типову форму первинного обліку працівника №П-2 «Особова картка працівника», є наказ Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. №495/656 «Про затвердження Iнструкції з організації ведення військового обліку військовозобов'язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах».
<...> Згідно з абз. 3 пункту 9 Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 р. №481, накази Держстату, видані в межах повноважень, передбачених законом, є обов'язковими до виконання органами державної влади, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами.
За викладених обставин, колегія суддів дійшла висновку, що ведення облікової картки працівника є обов'язковим, в тому числі і для фізичних осіб — підприємців <...>
Постанова Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі №804/1854/17
Висновки редакції
Які листи — такі й висновки.
Як бачимо, думки розділилися. Хтось заявляє про необхідність ведення особових карток у ФОПа, хтось каже, що ФОПам не треба вести особові картки. Але свої слова піддає сумнівам, згадавши про трудові книжки й п. 2.5 Iнструкції №58.
Вважаємо, що в цьому питанні поставити крапку мають чіткі норми законодавства, в яких би однозначно зазначалося, які первинні кадрові документи ФОП-роботодавець повинен вести, а які ні. А поки їх немає, вся надія на роз'яснення від Мінекономіки.
Обережним ФОПам-роботодавцям радимо такі особові картки складати.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. №8073-X.
- Закон про військовий обов'язок — Закон України від 25.03.1992 р. №2232-XII «Про військовий обов'язок і військову службу».
- Наказ №495/656 — Наказ Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника».
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 р. №58.
- Iнструкція №286 — Iнструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. №286.
- Наказ №2161 — Наказ Мінекономіки від 27.10.2020 р. №2161 «Про затвердження форм документів, що складаються при здійсненні заходів державного нагляду та контролю Державною службою України з питань праці».
- Порядок №921 — Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов'язаних, затверджений постановою КМУ від 07.12.2016 р. №921.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»