Працівник вирушає у відрядження або повертається з нього у вихідні. Як компенсувати ці дні? Як бути, якщо початок або закінчення відрядження не відповідає датам за наказом? Коли нараховувати зарплату за дні відрядження у вихідні?
Iнший день відпочинку
Відповідно до пункту 10 Iнструкції №59, якщо працівник вирушає у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Питання щодо надання іншого дня відпочинку для працівника, який прибуває з відрядження у вихідний день, має бути врегульоване правилами внутрішнього трудового розпорядку (див. п. 11 та п. 12 Iнструкції №59). Позаяк норми Iнструкції №59 не поширюються на небюджетні підприємства, всі ці правила потрібно прописати у своєму внутрішньому положенні про відрядження. Але не буде помилкою, якщо про це не буде зазначено в положенні.
Мінсоцполітики в листі від 26.04.2013 р. №478/13/84-13 висловило думку, що на підприємствах із колдоговором ці нюанси мають бути прописані в ньому.
Отже, якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то йому може надаватися інший день відпочинку відповідно до внутрішнього положення.
Ще Мінпраці у листі від 19.06.2008 р. №154/13/116-08 зазначало, що дні відбуття або повернення з відрядження, які збігаються з вихідними, святковими або неробочими днями, не вважаються такими, в які працівник спеціально відряджений для роботи. А отже, і компенсація за роботу в ці дні не виплачується.
Нарахування зарплати за дні відрядження у вихідні
Якщо працівника спеціально відряджено для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Спосіб компенсації за роботу у вихідні дні регулюється нормами статей 72 та 107 КЗпП.
Згідно зі ст. 72 КЗпП робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі.
Чи треба сплачувати добові за ці дні?
За ст. 121 КЗпП працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, оплачуються вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.
Пунктом 4 розд. 2 Iнструкції №59 також установлено, що за кожний день (включаючи день відбуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові.
Тож незалежно від того, має роботодавець дотримуватися норм Iнструкції №59 чи ні, за кожний день перебування у відрядженні (в тому числі день скерування у відрядження та повернення з нього) працівнику мають бути нараховані та виплачені добові.
При цьому для оподаткування добових за вихідні дні ПКУ не встановлює окремих правил, тож на них поширюються загальні правила пп. 170.9.1 ПКУ.
Сума добових визначається в разі відрядження:
— у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
У 2019 році сума неоподатковуваних добових становить по Україні — 417,30 грн (0,1 МЗП), а от для відряджень за кордон — не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.
Отже, за відсутності наказу сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку та оподатковується ПДФО.
Тому в наказі необхідно зазначити як період відрядження, так і кількість днів перебування у відрядженні, в які працівник має працювати (графік його роботи).
Приклад 1 Працівник вирушає у відрядження у неділю, а повертається у середу. Наказом про відрядження визначено, що кількість днів роботи у відрядженні становить 3 (тобто в неділю жодна робота не виконується).
Позаяк робота у неділю не проводилась і ані встановленим на підприємстві положенням, ані КЗпП оплату за такий день не передбачено, зарплати за цей день працівник не отримає. Але добові за неділю мають бути виплачені.
Приклад 2 Працівник вирушає у відрядження у вівторок та повертається у суботу ввечері. Наказом про відрядження встановлено тривалість відрядження — 5 днів та зазначено, що у суботу працівник ще виконує завдання у відрядженні. До того ж у положенні про відрядження сказано про виплату зарплати при виконанні завдання у вихідний день.
У такому разі підприємство за згодою з працівником зобов'язане або оплатити йому роботу в суботу у подвійному розмірі, або надати додатковий день відпочинку (в день, який обере сам працівник). За кожен день перебування у відрядженні відповідно до наказу роботодавець зобов'язаний виплатити працівникові добові.
Приклад 3 Працівника скеровано у відрядження з 01.06.2019 р. до 03.06.2019 р. Його посадовий оклад становить 9200 грн. У положенні про відрядження зазначено: якщо працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні або святкові/неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Середній заробіток відрядженого за 1 робочий день відрядження згідно з Порядком №100: (9200 + 9200) : (21 р. д. + 21 р. д.) х 1 р. д. = 438,10 грн.
Оплата праці за 1 робочий день відрядження за оплатою праці за трудовим договором відрядженого: 9200 : 18 р. д. х 1 р. д. = 511,11 грн.
Позаяк оплата праці за дні відрядження за трудовим договором працівника є вищою за розрахований середній заробіток, то оплату праці за ці дні буде нараховано саме за ним.
Кількість годин, фактично відпрацьованих у вихідні дні у відрядженні, — 16.
Оформлення табеля робочого часу
Облік робочого часу на підприємстві, що скеровує працівника у відрядження, ведуть відповідно до встановленого режиму робочого часу для цього підприємства. Робочий час працівника, скерованого у відрядження, обліковують на підставі наказу керівника — замість робочих днів працівникові роблять відмітку, що підтверджує перебування працівника у відрядженні. Тож дні відрядження у вихідні (вибуття або прибуття) у табелі буде відображено у верхньому рядку що кількості відпрацьованих годин — «Х» або прочерк, у нижньому — «ВД». Якщо ж цей день за наказом про відрядження вважатиметься робочим днем, то у першому рядку проставлятиметься кількість відпрацьованих годин.
При наданні іншого дня відпочинку за день від'їзду/приїзду працівника слід табелювати так: у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою, у нижній — код «IН» («22»).
Відряджений працівник у вихідні дні 2 і 3 червня (16 год.) працював понад норму робочого часу, установлену на червень 2019 року (143 год.). Отже, оплата за фактично відпрацьований час у такі дні провадиться в подвійному розмірі годинної ставки понад оклад і становитиме 2058,74 грн (9200 грн : 143 год. х 2 х 16 год.).
За ст. 107 КЗпП робота у святковий і неробочий день (частина четверта статті 73) оплачується у подвійному розмірі:
1) відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;
2) працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;
3) працівникам, які одержують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася понад місячну норму.
Оплата у зазначеному розмірі провадиться за години, фактично відпрацьовані у святковий і неробочий дні. Тому якщо працівник під час відрядження працював не тільки у вихідні, а й у святкові (неробочі) дні, оплатити їх потрібно за вищенаведеними правилами — або надати працівникові натомість інші дні відпочинку.
Приклад 4 Працівника скеровано у відрядження з 01.06.2019 р. до 03.06.2019 р. Його посадовий оклад становить 9200 грн. У положенні про відрядження зазначено: якщо працівника спеціально відряджають для роботи у вихідні або святкові/неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Кількість годин, фактично відпрацьованих у вихідні дні у відрядженні, — 16.
Робота працівником, що відряджається, у вихідні дні 2 і 3 червня (16 год.) здійснювалася в межах норми робочого часу, установленої на червень 2019 року (143 год.).
Середній заробіток відрядженого за 1 робочий день відрядження згідно з Порядком №100: (9200 + 9200) : (21 р. д. + 21 р. д.) х 1 р. д. = 438,10 грн.
Оплата праці за 1 робочий день відрядження за оплатою праці за трудовим договором відрядженого: 9200 : 18 р. д. х 1 р. д. = 511,11 грн.
Позаяк оплата праці за дні відрядження за трудовим договором працівника є вищою за розрахований середній заробіток, то оплату праці за дні відрядження буде нараховано саме за ним.
Кількість годин, фактично відпрацьованих у вихідні дні у відрядженні, становить 16 годин.
Робота працівником, що відряджається, у вихідні дні 2 і 3 червня (16 год.) здійснювалася в межах норми робочого часу, установленої на червень 2019 року (143 год.). Отже, оплата за фактично відпрацьований час у такі дні провадиться виходячи з одинарної годинної або денної ставки понад оклад і становитиме 1029,37 грн (9200 грн : 143 год. х 16 год.).
Затримка у відрядженні
Якщо дата на квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98.
За ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи). Це передбачено п. 7 Iнструкції №59.
Відповідно до п. 10 розділу II Iнструкції №59 з дозволу керівника вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин може братися до уваги за наявності підтвердних документів в оригіналі.
Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.
Якщо правила відшкодування витрат у разі затримки включені до положення про відрядження, то роботодавцю слід буде діяти за ними та відшкодувати вартість проїзду, але ані добових, ані витрат за проживання відшкодовано не буде.
При цьому податківці в IПК від 27.10.2017 р. №2406/6/99-99-13-02-03-15/IПК зазначили, що не є доходом у вигляді додаткового блага працівника сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат (у тому числі витрат на проїзд працівника до місця відрядження напередодні або з місця відрядження до місця постійної роботи) у разі затримки, якщо:
1) це погоджено з роботодавцем;
2) дати на транспортних квитках не збігаються з датами, визначеними у наказі про відрядження;
3) за умови наявності підтвердних документів.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»