У яких випадках працівник повинен надати роботодавцю авансовий звіт? Чи є граничні строки для такого надання і що буде за їх порушення? За якою формою та як складають авансовий звіт? Ці та інші популярні питання ми розглянемо в статті.
Хто має подавати авансовий звіт?
Мета авансового звіту, як свідчить його офіційна назва, — це звітування про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Отже, маємо два випадки, коли авансовий звіт треба подавати обов'язково:
1) якщо відбулось відрядження;
2) якщо працівнику видавались кошти для виконання певних цивільно-правових дій в інтересах роботодавця.
При цьому байдуже, чи були підзвітні кошти витрачені за цільовим призначенням, чи взагалі витрачені. Позаяк працівник такі кошти отримав (саме їх називають авансом), він має відзвітувати, що саме з ними сталося далі. А в разі якщо ці кошти або їх частина залишилися невитраченими, залишок слід повернути власнику — роботодавцю.
Зверніть увагу: авансовий звіт складається працівником (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти від підприємств будь-яких організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.
А якщо працівник не отримував авансу?
Деякі фахівці вважають, що позаяк авансовий звіт передбачає видачу авансу, то якщо авансу не було, то й звітувати не треба (навіть якщо відрядження відбулося або працівник вчинив цивільно-правові дії в інтересах роботодавця).
Формально це так, але податківці з цим не погоджуються. Мотивують вони свою позицію тим, що, навіть якщо працівник витратив власні кошти і претендує на їх повернення, він повинен повідомити про витрати роботодавця.
Окремої форми звіту про понесені за власний рахунок витрати немає, тож податківці радять застосовувати для цього саме авансовий звіт.
Затверджений керівником підприємства (або іншою уповноваженою ним особою) авансовий звіт свідчить про те, що роботодавець погоджується із понесеними працівником витратами і готовий їх відшкодувати.
Позаяк до авансового звіту додаються оригінали документів, які підтверджують понесені працівником витрати, вони після затвердження авансового звіту будуть підставою для визнання роботодавцем витрат у бухгалтерському обліку.
Зверніть увагу: ДФСУ і Мінфін нарешті дійшли згоди, в якому випадку відшкодування працівнику його власних коштів за придбані товари, роботи, послуги не буде його оподатковуваним доходом: якщо є підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості таких витрат.
Думка ДФСУ
...якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.
Водночас якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов'язано з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.
Тому ми радимо: скласти наказ на працівника або кількох працівників, які мають придбавати такі товари (роботи, послуги), а точніше, оплачувати їх самостійно. Звісно, що примусити працівника витрачати власні кошти в інтересах роботодавця — це протизаконно. Тож радимо в наказі передбачити два варіанти такої оплати:
1) якщо він був забезпечений авансом, то витрачати підзвітні кошти;
2) якщо з якихось причин він аванс не отримав або авансу не вистачило, він має право витрачати власні кошти з наступним відшкодуванням роботодавцем.
Про виконання завдання працівник має відзвітувати. I тут стане в пригоді авансовий звіт, до якого слід додати розрахункові документи. А якщо, крім оплати, відбувається ще фактичне отримання товарів (робіт, послуг), то до авансового звіту слід додати накладні, акти тощо (за наявності). I, звичайно, на підставі переданих ним документів відбувається оприбуткування придбаних активів роботодавцем.
А якщо цього пакета документів не підготувати? Податківці розглядають таку операцію як купівлю-продаж товарів (робіт, послуг), попередньо придбаних працівником.
У які строки подається авансовий звіт?
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:
1) завершує відрядження;
2) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ, дія цього підпункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням деяких особливостей:
1) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;
2) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Ті самі строки наведено і в Порядку №841. Але, крім цього, згідно з п. 19 розділу II Положення №148 готівка видається під звіт:
1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини — на строк не більше 10 робочих днів;
2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів — на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
3) на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.
При цьому підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.
Отже, для відрядження сумнівів немає жодних — строки звітування встановлює ПКУ.
А ось для виконання окремих цивільно-правових дій слід враховувати строки, встановлені обома нормативними актами.
Адже ПКУ в цьому разі встановлює строки з метою оподаткування, і якщо їх порушити, то підзвітні кошти отримують статус «надміру витрачених коштів» і стають оподатковуваним доходом працівника.
А якщо порушити строки, встановлені Положенням №148, роботодавцю загрожує штраф за Указом №436: за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів накладається штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум. Накладається такий штраф податківцями за наслідками документальної перевірки.
Правила складання авансового звіту
Власне, самій процедурі складання авансового звіту в Порядку №841 присвячено лише один абзац. А саме, що фізособа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи звіту, крім:
— «Звіт перевірено»;
— «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
— кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.
Ці графи заповнює особа, яка надала такі кошти.
А графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).
Якщо аванс був, а відрядження не відбулось?
У такому випадку, як роз'яснюють податківці, працівник повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути роботодавцю зазначені кошти. Зробити це слід разом з авансовим звітом, у якому зазначити суму, яка була отримана та підлягає поверненню.
Такого висновку податківці доходять, спираючись на норму п. 11 розділу II Iнструкції №59*. Щоправда, ця інструкція обов'язкова лише на бюджетників. А в ПКУ і в Положенні №148 строків повернення підзвітних коштів в разі, якщо відрядження не відбулося, наразі немає.
Проте обережним працівникам і роботодавцям варто дотримуватися строку в три банківські дні.
* Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
Оподаткування ПДФО та ВЗ надміру витрачених коштів
Особливу увагу слід звернути на заповнення тієї частини авансового звіту, яка стосується утримання ПДФО із сум, які в цьому звіті відображаються, якщо вони отримали статус надміру витрачених коштів.
По-перше, до оподатковуваного доходу в цьому випадку потрапляють усі випадки порушення п. 170.9 ПКУ. Про це говорить пп. 164.2.11 ПКУ.
Отже, якщо авансовий звіт було подано з порушенням строків, навіть якщо працівник надав усі документи, які підтверджують понесені ним витрати та/або повернув невитрачені кошти роботодавцю (навіть якщо це повернення було здійснено вчасно!), кошти, які в цьому звіті відображатимуться, — це вже надміру витрачені кошти.
Так само надміру витраченими вважатимуться невикористані кошти, про які працівник вчасно відзвітував, але які не повернув або повернув невчасно.
Для відсутності об'єкта оподаткування ПДФО треба старанно виконати всі вимоги п. 170.9 ПКУ. Якщо хоч одна з цих вимог порушується, кошти, стосовно яких порушення було скоєно, стають оподатковуваними.
По-друге, база оподаткування для заповнення авансового звіту і утримання ПДФО розраховуватиметься із урахуванням п. 164.5 ПКУ. Тобто з «натуральним» коефіцієнтом, який на сьогодні дорівнює 1,21951.
По-третє, в авансовому звіті (чомусь) і досі зазначається лише сума ПДФО. А ось про військовий збір, який теж доведеться утримати з працівника, Мінфін у цьому документі не згадує.
Однак порахувати його доведеться, щоправда, лише виходячи із суми самих надміру витрачених коштів: «натуральний» коефіцієнт при цьому не застосовується.
Приклад Працівник сплатив за товари корпоративною карткою 500 грн, але згадав про це через 10 днів. Відповідно, авансовий звіт подав із порушенням строків, а сума витрачених коштів стала його оподатковуваним доходом.
Рахуємо ПДФО:
база оподаткування: 500 х 1,21951 = 609,76 грн.
Сума ПДФО: 609,76 грн х 18% = 109,76 грн.
В авансовому звіті на лицевій частині зазначаємо:
Сума податку 109,76 (грн, коп.) = неповернута сума** 609,76 (грн, коп.) х cтавка податку*** 18 : 100.
Рахуємо ВЗ: 500 х 1,5% = 7,5 грн, але в авансовому звіті цей розрахунок не відображаємо.
Скласти такий розрахунок слід не раніше останнього дня місяця, в якому складається авансовий звіт, — адже до доходу саме цього місяця належатимуть такі надміру витрачені кошти. Цей розрахунок підписується особою, яка його робила, і підзвітною особою — про те, що її з ним ознайомлено.
Тепер щодо строків сплати нарахованих ПДФО та ВЗ. За пп. 170.9.1 ПКУ, сума ПДФО, нарахована на суму такого перевищення, утримується податковим агентом за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) фізособи за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Також у разі коли фізособа припиняє трудові відносини з особою, що видала такі кошти, сума ПДФО утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу — непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання фізособи за наслідками звітного (податкового) року. Тобто такій фізособі податковий агент при остаточному розрахунку має надати документ про суму непогашеного ПДФО і базу його нарахування, а фізособа має включити ці відомості до річної декларації про майнове становище та доходи.
Якщо повне утримання ПДФО є неможливим унаслідок смерті фізособи чи визнання її судом безвісти відсутньою або оголошення її судом померлою, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такої фізособи податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.
Такий специфічний порядок утримання спричиняє і специфічні строки сплати ПДФО. Тож якщо працівник і далі у вас працюватиме, ПДФО потрібно буде перерахувати до бюджету у періоді, коли йому виплачуватиметься найближчий дохід. I відповідно з такого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) буде утримано ПДФО згідно з приписами п. 170.9 ПКУ. Якщо ж такі найближчі доходи лише нараховуватимуться фізособі, але не виплачуватимуться, то ПДФО сплачується згідно з пп. 168.1.5 ПКУ, тобто у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду (30 календарних днів з дня закінчення місяця, в якому такий дохід було нараховано). Про це йшлось у листі ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.05.2013 р. №335/10/06-4-06 (див. «ДК» №33-34/2013).
Неоподатковувані підзвітні кошти у ф. №1ДФ
Зверніть увагу: в Довіднику ознак доходів нещодавно відбулися зміни, які слід було враховувати вже при складанні форми №1ДФ за I квартал 2019 р. Зокрема, з'явилась нова ознака доходу «194» — Iнші доходи, які не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу. Але «інші неоподатковувані доходи» — це категорія дуже широка.
Раніше податківці не вимагали відображати в формі №1ДФ ті підзвітні кошти, які під оподаткування не потрапили. Принаймні й досі в ЗIР є консультація*, яка вимагає відображати лише надміру витрачені кошти.
Але тепер ситуація може змінитися. Тож якщо податківці змінять свою позицію, ми про це обов'язково повідомимо.
* Підкатегорія 103.25, запитання: «Яку суму коштів необхідно відображати в податковому розрахунку за ф. №1ДФ (всю суму коштів, що видані на відрядження або підзвіт, чи тільки суму коштів, що не повернуті своєчасно)?».
Відображення підзвітних коштів у формі №1ДФ
Кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки, відображаються у податковому розрахунку за ф. №1ДФ з ознакою доходу «118».
Отже, в податковому розрахунку за формою №1ДФ з ознакою доходу «118» відображаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки.
Нормативна база
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Порядок №841 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. №841.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»