Які документи потрібні для підтвердження витрат на проїзд під час відрядження? Квитки придбані підзвітною особою самостійно шляхом оплати з власної банківської картки.
Як правило, у такому разі йдеться про електронні квитки. А до них податківці висувають певні вимоги. На думку податківців, позаяк форм електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним, авіаційним, морським і річковим транспортом законодавчо не встановлено, то вони не можуть вважатися розрахунковими документами.
Для підтвердження витрат на придбання електронних квитків на зазначені види транспорту необхідним є такий пакет документів:
оригінал розрахункового або платіжного документа, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
роздрук на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут-квитанція);
оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира;
посадковий документ, перевізний документ, роздрукований на паперовому носії (транспортні квитки).
Аналогічно, згідно з роз'ясненням у ЗIР (підкатегорія 103.17), у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання (та, відповідно, визнання витрат щодо його використання) є такі документи:
оригінал розрахункового або платіжного документа, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
роздрукована на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут-квитанція);
оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.
У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:
роздрукований на паперовому носії посадковий документ, який одночасно є розрахунковим документом;
у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
Податківці наголошують: якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтвердного розрахункового документа, що засвідчує понесення працівником таких витрат, то сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується ПДФО за ставкою 18%.
А на нашу думку, позаяк ідеться про відшкодування непідтверджених витрат на відрядження, в такому разі виникне не додаткове благо, а так звані надміру витрачені кошти, які теж оподатковуються ПДФО за ставкою 18% згідно з пп. 164.2.11 ПКУ і відображаються у формі №1ДФ з ознакою доходу «118». При цьому не слід забувати і про п. 164.5 ПКУ, який вимагає до такого доходу застосовувати «натуральний» коефіцієнт (наразі — 1,21951), перш ніж оподаткувати його ПДФО.
А ще такий дохід оподатковується військовим збором за ставкою 1,5%, щоправда, вже без коефіцієнта.
Михайло СТЕПАНОВ, «Дебет-Кредит»