Як надавати відпустку для догляду за дитиною до трьох років? Як її початок та закінчення відображати у звіті з ЄСВ? Чи потрібно у таблиці 6 відображати дані щодо працівниці за час відпустки? Як її можна звільнити? Як нараховувати декретні працівниці, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною?
Відповідно до ст. 179 КЗпП та ст. 18 Закону про відпустки після закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами за бажанням жінки їй надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Документальне оформлення
Згідно зі ст. 20 Закону про відпустки, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку надається за заявою матері або батька дитини, баби, діда чи іншого родича повністю або частково в межах установленого періоду. Надання такої відпустки оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Для оформлення такої відпустки мати дитини або особа, яка фактично доглядає за дитиною, має подати:
— письмову заяву на ім'я власника або уповноваженого ним органу;
— копію свідоцтва про народження дитини (для підтвердження віку дитини).
У разі надання відпустки для догляду за дитиною до 3-х років іншим родичам потрібна довідка з місця роботи (навчання, служби) матері дитини про те, що вона вийшла на роботу до закінчення терміну цієї відпустки.
Нарахування ЄСВ
Пунктом 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ визначено, що базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.
А відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ для роботодавців ЄСВ встановлюється у розмірі 22% до визначеної ст. 7 Закону про ЄСВ бази нарахування єдиного внеску.
Тож якщо працівниця підприємства частину календарного місяця перебуває у відпустці для догляду за дитиною і сума декретних менша від мінімальної зарплати за частину цього ж місяця, то сума ЄСВ нараховується на рівні мінімального страхового внеску.
Така ж ситуація виникатиме у разі звільнення працівниці першим днем роботи після завершення відпустки для догляду чи у разі виходу на роботу після відпустки посеред місяця. Але все це стосується працівниць за основним місцем роботи.
За повні календарні місяці відпустки для догляду за дитиною ЄСВ не нараховується, бо немає бази нарахування єдиного внеску. Свого часу податківці наводили своє роз'яснення з цього приводу в листі ДФСУ від 10.02.2017 р. №2649/6/99-99-13-02-03-15.
Переривання відпустки та віддалена робота
Відповідно до ст. 179 КЗпП та ст. 18 Закону про відпустки за бажанням жінки у період перебування її у відпустці для догляду за дитиною вона може працювати на умовах неповного робочого часу або вдома.
До того ж ця відпустка може бути використана повністю або частинами.
Переривання і оформлення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку щоразу здійснюється на підставі наказу (розпорядження) власника.
Відображення у Звіті з ЄСВ
Таблиця 5
Якщо особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку, від 3-річного віку до досягнення нею 6-ти років, у таблиці 5 Звіту з ЄСВ за звітний місяць зазначається дата початку відпустки.
Також у таблиці 5 Звіту з ЄСВ потрібно відображати дату закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3-х років. Тільки заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ за такий місяць може бути різним залежно від того, чи працюватиме працівниця після закінчення відпустки, чи захоче звільнитися, або ж через стан здоров'я дитини візьме відпустку для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років.
Зупинімося на правилах заповнення реквізиту 17 таблиці 5. Пунктом 8 розд. IV Порядку №435 встановлено, що записи про причини звільнення мають вноситися до таблиці 5 у точній відповідності до формулювання чинного законодавства із посиланням на відповідні статтю, пункт закону. У цій самій нормі наведено приклад: п. 4 ст. 40 КЗпП. Тож у реквізиті 17 таблиці 5 Звіту з ЄСВ для відображення інформації щодо звільнення працівниці за власним бажанням треба зазначити норму ст. 38 КЗпП.
Таблиця 6
У таблиці 6 Звіту з ЄСВ період перебування у відпустці для догляду за дитиною не відображається, якщо роботодавець не нарахував жодних виплат за місяці відпустки. Якщо працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку наступного дня після закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю і пологами (а зазвичай так і відбувається), то така інформація відображається лише в таблиці 5. У таблиці 6 ці відомості не наводять.
Відповідне роз'яснення надавали фахівці ПФУ (див. «Вісник» №26-27/2016, с. 28).
Приклад Бухгалтер Гурко Олена Володимирівна вирішила звільнитися за власним бажанням останнім днем відпустки для догляду за дитиною до 3-х років. За даними свідоцтва про народження дитини, її син народився 16 жовтня 2015 р. Тож останнім днем її відпустки є 16 жовтня. Підприємство видало два накази однією датою — 16.10.2018 р. про закінчення відпустки для догляду за дитиною та про звільнення.
Заповнення таблиці 5 за умовами прикладу див. у зразку.
Зразок
Заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ за умовами прикладу
Таблиця 1
У всіх роз'ясненнях податківці зазначають, що для заповнення реквізитів Звіту з ЄСВ, а саме: облікова кількість штатних працівників та середньооблікова кількість штатних працівників — потрібно дотримуватися норм Iнструкції №286.
Відповідно до п. 2.1 Iнструкції №286, до облікової кількості штатних працівників включаються всі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві, у т. ч. перебувають у відпустках для догляду за дитиною (пп. 2.5.9 Iнструкції №286).
Не включаються до облікової кількості штатних працівників працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (пп. 2.6.1 Iнструкції №286), тобто зовнішні сумісники.
Тож працівницю за основним місцем роботи за весь час її відпустки для догляду за дитиною слід включати до облікової кількості штатних працівників.
А от до середньооблікової кількості штатних працівників працівниць, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, включати не потрібно. Адже згідно з пп. 3.2.2 Iнструкції №286 під час обчислення середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені у п. 2.4, 2.5 Iнструкції №286, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку (пп. 2.5.8 — 2.5.9 Iнструкції №286). Облік цих категорій працівників ведеться окремо.
Звільнення працівниці у разі її перебування у відпустці для догляду за дитиною
У деяких випадках працівниці після закінчення відпустки для догляду за дитиною вирішують звільнитися.
Обмежень щодо звільнення працівниці за її бажанням під час перебування у відпустці для догляду за дитиною немає. На сьогодні тільки роботодавець не має права звільнити працівницю в момент перебування у такій соціальній відпустці. Це передбачено ст. 184 КЗпП.
Тож якщо працівниця не бажає виходити на роботу і хоче звільнитися останнім днем відпустки для догляду за дитиною, то це можна зробити. Головне — правильно визначитися з останнім днем відпустки. Мінпраці у листі від 17.08.2010 р. №246/13/116-10 зазначало: «Жінка, яка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку, має приступити до роботи після закінчення цієї відпустки на наступний день після дня досягнення дитиною трьох років». Тож виходить, що останнім днем буде день, коли дитині виповниться три роки. Саме ця дата і буде днем звільнення.
Як видати наказ про звільнення та внести записи до трудової книжки у такому разі, ми розповідали у «ДК» №9/2014.
I ще два моменти щодо звільнення в останній день відпустки для догляду за дитиною або вже наступного дня. Як відомо, у разі звільнення працівник має право на отримання компенсації за дні невикористаної щорічної відпустки.
Але за ст. 181 КЗпП час відпустки для догляду за дитиною до 3-х років до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не зараховується. А от відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами включається до такого стажу. Тому працівниця має право на компенсацію відпустки тільки за час до початку відпустки для догляду за дитиною до 3-х років. Якщо вона перед цією відпусткою відгуляла всі дні щорічної відпустки, то компенсації не буде.
Розрахунок компенсації невикористаної відпустки працівниці, яка до дня звільнення перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років і якій протягом останніх 12 календарних місяців підприємство доходи не нараховувало, потрібно проводити на підставі розміру посадового окладу без урахування додаткових надбавок, зазначених у штатному розписі.
Стаж за період відпустки
За ст. 181 КЗпП відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку зараховується як до загального, так і до безперервного стажу роботи і до стажу роботи за спеціальністю. Але час цієї відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не зараховується.
Відображення у Звіті з ЄСВ
У разі звільнення останнім днем відпустки для догляду за дитиною у Звіті з ЄСВ у таблиці 5 Звіту з ЄСВ однією датою потрібно відобразити лише звільнення.
Якщо ж звільнити працівницю не останнім днем відпустки для догляду за дитиною, а наступного дня, то доведеться за такий день нараховувати зарплату та показувати його у табелі робочого часу як робочий.
У такому разі у таблиці 5 теж заповнюються два рядки (щодо закінчення відпустки для догляду за дитиною та звільнення), але вже за різними датами. Відповідно у такому разі потрібно відобрзити відомості щодо нарахованої зарплати звільненої працівниці у таблиці 6 Звіту з ЄСВ.
Нарахування декретних у разі перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною
За ст. 21 Закону №1105, тільки період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку включається до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску. Тож декретні виплачуватимуться виходячи із фактично розрахованого заробітку, але не нижчого від мінімальної зарплати. Нагадаємо, що за ч. 2 ст. 26 Закону №1105 сума декретних з розрахунку на місяць не має перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
За п. 3 Порядку №1266, середньоденна заробітна плата обчислюється шляхом ділення нарахованої за 12 календарних місяців заробітної плати, на яку нараховано ЄСВ, на кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у розрахунковому періоді, без урахування календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин.
До поважних причин належить також й відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. Оскільки розрахунковий період, на який припадають поважні причини, вилучається з розрахунку, то місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, вилучаються з розрахункового періоду.
Тому декретні потрібно нараховувати відповідно до п. 12 Порядку №1266 виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) на день початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами. Сам розрахунок декретних у такому випадку відповідно до п. 5 Порядку №1266 проводиться так: установлений розмір окладу ділиться на 30,44.
Окремо розрахувати декретні на рівні мінімальної зарплати потрібно також шляхом ділення мінімальної зарплати на 30,44. Далі слід порівняти розмір середньоденної зарплати, обрахованої з фактичних доходів працівниці, із розміром середньоденної зарплати, розрахованої з розміру мінімальної зарплати на дату настання страхового випадку. Якщо фактично розрахований середній заробіток буде меншим за розрахунок на підставі мінімальної зарплати, то слід нараховувати декретні з мінімальної зарплати.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Iнструкція №286 — Iнструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. №286.
- Порядок №435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. №435.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»