Підприємство оплатило безготівково на рахунок готелю проживання працівника у відрядженні. Працівникові видали готівковий аванс на відрядження. Після відрядження працівник надав акт надання послуг із проживання та інші документи, що підтверджують його витрати у відрядженні. Як відображати в обліку такі документи?
Згідно з п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік1 підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи.
1 Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Тож у цьому разі слід зважати на те, на кого було складено акт надання послуг із проживання: на підприємство чи безпосередньо на працівника (тобто яка особа виступає стороною в акті).
Якщо акт надання послуг із проживання складено на підприємство (сторонами акта є готель та підприємство), то такий документ відображається в обліку в кореспонденції з субрахунком 631 та відповідним рахунком витрат. Дата відображення такого документа в обліку має збігатися з датою складання акта.
А в тому разі, якщо стороною договору виступає фізособа-працівник, такий акт, що підтверджує понесені на проживання витрати, додається ним до авансового звіту. Отже, тоді витрати на проживання працівника у відрядженні відображають в обліку за датою затвердження авансового звіту, наданого працівником. Адже саме авансовий звіт тут буде первинним документом, за яким в обліку відображають витрати.
Зважаючи на те, що працівник діє (отримує послуги з проживання) від імені підприємства, бухгалтерський запис матиме аналогічний вигляд (Д-т рахунок витрат К-т 631 (за аналітикою щодо готелю)). Таким чином, у цьому разі теж закривається субрахунок 631 у частині розрахунків із готелем.
Решта витрат, понесених працівником у відрядженні, які він оплачував із власних або виданих під звіт готівкових коштів, відображаються у кореспонденції дебету витратних рахунків з кредитом субрахунку 372.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»