Підприємство продає засоби захисту рослин для сільгосппідприємств, тож директор майже щодня на орендованому авто відвідує різні місцевості для зустрічей з аграріями, обстеження посівів тощо. Як оформити поїздки, не видаючи наказу про відрядження, щоб списання ПММ здійснювалося лише на підставі подорожніх листів?
На сьогодні визначення поняття службового відрядження залишилося лише в Iнструкції №591, яка діє тільки для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
1 Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
Так, відповідно до п. 1 Iнструкції №59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Таким строком може бути й одна доба.
Якщо підприємство не належить до органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, воно має право не застосовувати Iнструкцію №59 та самостійно визначити, які поїздки вважатимуться відрядженнями, а які — ні. Це може бути визначено у колективному договорі (за його наявності), у трудовому договорі з працівником чи у правилах внутрішнього трудового розпорядку, у положенні про відрядження тощо.
Наприклад, на підприємстві службові поїздки в межах однієї доби можуть не вважатися відрядженнями, про що треба зазначити в одному зі згаданих вище документів. Тут варто згадати про те, що для приватних підприємств, на які не поширюється Iнструкція №59, законодавчого визначення, що таке відрядження, немає. Цим і можна скористатися, встановивши власне визначення відряджень. Витрати пального на такі поїздки підтверджуються у загальному порядку — на підставі обліку роботи легкового авто, на якому здійснюються такі поїздки.
Зокрема, документальним підтвердженням роботи службового автомобіля можуть бути подорожні листи, де зазначаються маршрут автомобіля, його пробіг та рух пального. При цьому до посадових обов'язків відповідно до посадової інструкції директора має входити розгляд тих питань, які він фактично вирішує у таких поїздках (наприклад, контроль якості раніше проданих засобів захисту рослин, налагодження збуту продукції у певних регіонах тощо).
Якщо така поїздка триває більш ніж одну добу і скерований у поїздку працівник несе витрати на проживання, то такі поїздки ми радимо визначати та оформлювати як відрядження, щоб можна було компенсувати йому витрати на проживання та добові. Витрати на пальне в цьому разі також списуються на підставі подорожніх листів як витрати на проїзд у відрядженні.
Однак контролери (наприклад, Держпраці) можуть відштовхуватися від визначення відряджень, наведеного в Iнструкції №59, яка для приватних підприємств не є обов'язковою. З цією позицією можна сперечатися, але якщо такого бажання немає, то підприємство може застосовувати положення Iнструкції №59 і вважати відрядженням будь-яку поїздку до іншого населеного пункту, навіть якщо вона триває лише частину робочого дня.
Якщо такі поїздки до інших населених пунктів здійснюються щодня, варто подумати про роз'їзний характер роботи директора. Проте якщо поїздки нетривалі (відстань між населеними пунктами може бути надто малою) і більшу частину часу директор проводить в офісі, то найбезпечніший вихід — це все ж таки оформляти відрядження.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»