Як документально затвердити на підприємстві роз'їзний характер робіт? Як з боку працівника підтвердити роз'їзний характер робіт? Чи потрібне посвідчення про відрядження? Як відобразити в Табелі обліку робочого часу працівника, який має роз'їзний характер робіт? Як при цьому нараховувати зарплату?
Документальне оформлення
Для належного врегулювання роз'їзного характеру роботи доцільно скласти колективний договір із прописаним у ньому переліком посад і робіт, що мають роз'їзний характер і за які встановлюються відповідні надбавки. Крім колективного договору, це можна встановити у трудовому договорі (окремому документі, підписаному з кожним таким працівником) та/або зафіксувати в наказі про прийняття на роботу (що є обов'язковим письмовим оформленням трудового договору).
Зазначаючи «та/або», маємо на увазі, що, незважаючи на наявність відповідних положень у колективному або у трудовому договорі, інформацію про роз'їзний характер праці, на нашу думку, треба обов'язково зазначати в наказі про прийняття на роботу. Якщо ж трудового договору (як окремого документа) не підписували і в колективному договорі таких положень немає, вважаємо, що зазначення про це лише в наказі про прийняття на роботу цілком достатньо.
Також у внутрішньому положенні про відрядження (яке можна назвати «Положення про відрядження та роз'їзний характер роботи») варто прописати порядок установлення та розміри надбавок за роз'їзний характер роботи і порядок оформлення роботи за межами населеного пункту (чи оформлюється наказ, чи завдання, чи звіт, чи робляться відповідні відмітки в табелі) та виплату або невиплату добових поряд із такими надбавками. Тут також слід визначити, яким чином та на підставі яких документів таким працівникам відшкодовуються витрати на оплату проїзду, наймання приміщень тощо.
Такі правила можуть бути різними для різних категорій працівників. Якщо це, наприклад, водії у міжміському сполученні (вантажному або пасажирському), то посвідчення про відрядження, навіть якщо підприємство його практикує, зазвичай не потрібне, адже маршрути оформлюються іншими документами. Якщо ж ідеться про торгових представників, то цілком можливо, що підприємству доцільно оформлювати їхні поїздки у разі роз'їзної роботи аналогічно, як і відрядження (із виданням наказу, підготовкою звіту тощо).
Загалом законодавство вже не вимагає застосування такого документа, як посвідчення про відрядження, тож підприємства можуть застосовувати його на власний розсуд.
Роз'їзний характер роботи з виплатою доплати і виплатою або невиплатою добових має бути передбачено у трудовому договорі та/або наказі? Річ у тім, що ст. 121 КЗпП передбачає гарантії та компенсації у зв'язку зі службовими відрядженнями та, зокрема, виплату добових. При цьому в законі немає визначення поняття відрядження. Гарантії і компенсації працівникам за роботу в польових умовах згадуються у ст. 12 Закону про оплату праці серед норм і гарантій щодо оплати праці, що визначаються законодавством.
Тому у своєму внутрішньому документі підприємство мусить визначити, які поїздки вважаються відрядженнями, а які — роз'їзною роботою. Ризик у тому, що у випадку, якщо цього не зробити або не ознайомити працівника з таким визначенням, невиплата добових та інших гарантій у зв'язку з відрядженнями може вважатися порушенням трудових прав працівника.
Отже, з наказом про прийняття на роботу та з усіма нормативними документами (колективним договором, положенням про відрядження та роз'їзний характер роботи) працівник має бути ознайомлений під підпис (з огляду на ст. 29 КЗпП).
Єдиний соцвнесок
Надбавка до тарифних ставок (посадових окладів) за роз'їзний (пересувний) характер робіт відповідає визначенню заробітної плати лише для застосування податку на доходи фізосіб. Що ж до єдиного соціального внеску, то на надбавки за роз'їзний характер праці він не нараховується відповідно до Переліку №1170 (п. 10 розділу I).
Податок на доходи і військовий збір
Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ, надбавка до тарифних ставок (посадових окладів) за роз'їзний (пересувний) характер робіт відповідає визначенню заробітної плати з метою розділу IV ПКУ, а отже, і з метою справляння податку на доходи фізосіб та військового збору.
Що ж до оподаткування надбавок за роз'їзний характер праці податком на доходи, то судова практика тривалий час була дуже проблематичною: суди касаційної інстанції на підставі законодавства, що діяло раніше (до прийняття ПКУ), приймали за позовами до податкових органів діаметрально протилежні рішення. На сьогодні є прецедентна (за результатами перегляду справи внаслідок неоднакового застосування правової норми судом касаційної інстанції) постанова Верховного суду України від 05.12.2013 р. у справі №21-411а13.1
У ній зазначається, що «надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником, включаються до складу заробітної плати і оподатковуються в її складі».
Суд виходив із того, що Мінфін не мав права визначати в Iнструкції №59 право підприємства у колдоговорі відносити роз'їзну роботу до видів відряджень. Але чи мав право Мінфін у цій Iнструкції встановлювати виняток і вилучати роз'їзну роботу з числа відряджень — суд перед собою таке запитання, очевидно, не ставив.
Облік робочого часу та табелювання
Факт роз'їзного характеру роботи не впливає на порядок обліку робочого часу працівників. Проте для деяких категорій працівників законодавством може бути встановлено особливості організації робочого часу та його обліку.
Дні поїздок працівників до інших населених пунктів табелюють як звичайні робочі дні.
Незважаючи на те що згадану постанову ВСУ прийнято ще на підставі законодавства, чинного до прийняття ПКУ, та враховуючи, що підзаконні акти не змінилися, мусимо констатувати, що підприємство має оподатковувати податком на доходи надбавки за роз'їзний характер роботи.
Трапляється також судова практика, відповідно до якої слід оподатковувати податком на доходи не лише суми надбавки, але й компенсацію витрат на наймання житлового приміщення та проїзд. Таку думку висловлювали і податківці у «Віснику ДФС» №13/2014.2
Щодо цих витрат ми категорично не погоджуємося, бо працівник у цьому випадку діє від імені підприємства, і якщо ці виплати не можна розглядати як витрати на відрядження, то їх можна розглядати як підзвітні кошти.
Звичайно, підприємство може спробувати відстояти й іншу точку зору, проте чи буде це доцільним (враховуючи можливий судовий спір), сказати важко.
Виплати надбавок за роз'їзний характер праці відображаються у податковому розрахунку за ф. №1ДФ у складі зарплати (код 101), і при вирішенні питання, чи має працівник право на податкову соціальну пільгу, їх враховують у доході, який визначає наявність чи відсутність такого права.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»