Нерідко доводиться чути: «Я — ФОП, то які у мене можуть бути кадрові документи?» Так, кадрових документів не буде, якщо ФОП без найманих працівників. Якщо ФОП стає роботодавцем, то й кадрові документи повинні бути оформлені відповідно до чинного трудового законодавства. Розгляньмо перелік основних кадрових документів, необхідних ФОПу в його діяльності. Цей перелік не є вичерпним; зважаючи на види діяльності та господарських операцій підприємці, використовують також інші документи.
Кадрові накази
У ФОПа, який має найманих працівників, повинні бути кадрові накази, аналогічні до тих, які мають юрособи.
За призначенням накази, як правило, поділяються на три групи:
1) з питань основної діяльності;
2) з адміністративно-господарських питань;
3) з особового складу (з кадрових питань).
Накази з особового складу або з кадрових питань оформлюються на підставі типових форм первинної облікової документації зі статистики праці (Наказ №489), до яких належать накази:
— про прийняття на роботу (типова форма №п-1);
— про надання відпустки (типова форма №п-3);
— про припинення трудового договору (контракту) (типова форма №п4).
Як правило, накази доповнюються додатковою інформацією і розширюються вже за потребами самого роботодавця. Тож накази можуть бути у довільній формі, але з дотриманням орієнтовних реквізитів, про які йдеться у типових формах.
Журнал обліку кадрових документів
Якщо є накази, то має бути й порядок у цих документах. Накази з особового складу реєструються й обліковуються в журналі реєстрації наказів.
Законодавство не визначає форми такого журналу, тож він може бути паперовим або електронним та містити необхідні для роботи графи. Орієнтовна форма журналу реєстрації наказів рекомендована Мінпраці в листі від 19.10.2005 р. №09-487 (див. «ДК» №44/2005).
Журнал реєстрації наказів повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом та печаткою (за її наявності).
Заява працівника
У чинному законодавстві не передбачено обов'язку написання заяви щодо прийняття на роботу взагалі, і зокрема до ФОПа. Як зазначають деякі фахівці, заява — це данина правовому звичаю, покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу.
Тож якщо в наказі про прийняття зазначаються всі умови праці, такі як посада, зарплата, виконувана робота, дата початку роботи, і працівник поставив свій підпис на знак ознайомлення з ним, то навіть за відсутності заяви трудовий договір вважатиметься укладеним.
Наказ (розпорядження) про прийняття
Наказ про прийняття на роботу до ФОПа необхідний. Як правило, наказ оформлюється у довільній формі, але за основу береться типова форма №п-1, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489.
У наказі слід звертати увагу на зазначення, зокрема, такої інформація:
— дата прийняття на роботу;
— конкретний розмір заробітної плати;
— тривалість випробного терміну.
Випробний термін
ФОП має право встановлювати випробний строк для найманих працівників. Та є певні категорії осіб, для яких випробування під час прийняття на роботу не встановлюється (ч. 3 ст. 26 КЗпП).
Строк випробування може застосовуватися роботодавцем із метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Зверніть увагу: це право, а не обов'язок роботодавця.
Випробний строк може встановлюватися лише за взаємною згодою роботодавця та працівника.
Якщо сторони домовилися про випробний строк, про це обов'язково зазначається в наказі про прийняття на роботу та у трудовому договорі (за наявності).
Строк випробування під час прийняття на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати 3-х місяців, а для робітників — 1-го місяця (ст. 27 КЗпП).
Звернімо увагу, що під час випробування на працівників повною мірою поширюється трудове законодавство та виплачується повний розмір зарплати, обумовлений угодою сторін (не менше мінімальної зарплати за виконану норму праці).
Письмовий трудовий договір
Багато було і є дискусій серед наших читачів на інтернет-форумі «ДК» щодо необхідності письмового трудового договору між ФОПом та найманими працівниками.
Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору з фізособою (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП).
Зазначена норма КЗпП зобов'язує укладати нові договори у письмовій формі між працівником та фізособою-роботодавцем.
Поняття «фізична особа — підприємець» у сукупності теж охоплюється поняттям «фізична особа», оскільки громадянин, який бажає реалізувати своє конституційне право на підприємницьку діяльність, після проходження відповідних реєстраційних та інших передбачених законодавством процедур лише набуває нової ознаки — «підприємець», не втрачаючи при цьому статусу фізособи.
У листі Мінсоцполітики від 12.12.2016 р. №488/0/22-16 зазначено, що працівник не може бути допущений до роботи без:
— оформлення локального акта роботодавця про прийняття на роботу;
— укладеного у письмовій формі трудового договору;
— повідомлення Державної фіскальної служби України про прийняття на роботу.
До речі, згадана норма ч. 1 ст. 24 КЗпП не була змінена при зміні докорінних підходів у трудовому законодавстві з 2015 р. Саме тоді було скасовано правило про те, що трудовий договір вважається укладеним, коли наказ чи розпорядження не були видані, але працівник був фактично допущений до роботи. Тобто до 2015 р. трудовий договір міг бути за загальним правилом усним, але при укладенні договору з фізособою була потрібна письмова форма. На сьогодні видання наказу є обов'язковим, тобто всі договори мають бути письмовими: згідно з ч. 3 ст. 24 КЗпП трудовий договір оформляється наказом чи розпорядженням. А отже, згадана норма ч. 1 ст. 24 втратила свою актуальність.
Тому ми не поділяємо думки спеціалістів Мінпраці, що наказ має неодмінно доповнюватися трудовим договором. Говорячи буквально, наказ — це і є трудовий договір.
Повідомлення про прийняття
Важливим моментом у процедурі прийняття працівника на роботу на сьогодні є подання повідомлення про прийняття працівника до органів ДФСУ за місцем реєстрації підприємця.
Згідно з практикою, повідомлення має бути подано за день до допуску працівника до роботи згідно з порядком, визначеним Постановою №413.
Для подання повідомлення достатньо наказу про прийняття на роботу, коду працівника (РНОКПП) та інформації, прийнятий він за трудовою книжкою чи ні.
Подати повідомлення можна в один із таких способів:
— засобами електронного зв'язку з використанням електронного цифрового підпису;
— на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж з п'ятьма особами (Постанова №413).
Повідомлення має бути подано до моменту допуску працівника до роботи.
Лише у випадках, коли працівник приймається і має стати до роботи того самого дня, повідомлення може бути подане того самого дня. Але треба забезпечити наявність доказів того, що працівник допущений до роботи саме після подання повідомлення до ДФСУ. Як правило, така інформація має бути зафіксована в табелі обліку робочого часу.
Трудова книжка
Відповідно до частини 3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації чи у фізособи понад 5 днів. Працівнику, який стає до роботи вперше, трудову книжку має заводити фізособа-підприємець.
У разі заповнення трудової книжки вперше підприємець має право підписати першу сторінку трудової книжки як особа, відповідальна за видання трудових книжок.
У п. 2.12 Iнструкції №58 зазначається про необхідність засвідчення печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Та якщо підприємець не має печатки, то записи в трудовій книжці засвідчуються лише підписом підприємця (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. №492/06/186-15).
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОПів, зберігаються безпосередньо в працівників (п. 2.21-1 Iнструкції №58).
Особова картка та особова справа
Не забуваймо про особову картку працівника та особову справу. Закони не передбачають обов'язкового ведення таких документів. Тож ФОП сам визначає доцільність їх ведення.
Особова справа — це комплект документів, які ФОП має щодо працівника. Як правило, це копія першої сторінки паспорта або іншого документа, що посвідчує особу (для того щоб підтвердити громадянство України), і копія коду, за потреби — копії дипломів та сертифікатів. Також до особової справи можуть для зручності вкладатися копії кадрових наказів щодо цього працівника. Вести чи не вести такі справи — особиста справа підприємця. Однак їх ведення досить спрощує пошук у документах необхідної інформації.
Разом зі справою може вестися особова картка, типова форма якої затверджена наказом Держкомстату, Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. №495/656, не зареєстрованим у Мін'юсті, а отже, застосування форми не є обов'язковим. Водночас форма містить важливу облікову інформацію, яка згідно з законодавством має вестися роботодавцем, а саме: відомості про військовий облік; призначення працівника та переведення; надання відпусток.
Тому ведення особової картки в повному або спрощеному вигляді може бути корисним самому підприємцеві.
Посадова інструкція
Вважаємо, ФОПам теж потрібно створювати посадові інструкції для працівників, яких вони наймають. Адже кожен працівник має знати про свої права й покладені на нього обов'язки.
Необхідність посадових інструкцій непрямо випливає зі ст. 29 КЗпП, яка говорить про обов'язкове роз'яснення працівнику його прав і обов'язків. Посадові інструкції — внутрішні нормативні акти підприємства, які визначають основні функціональні права, обов'язки, відповідальність працівників. Вони складаються для працівників всіх посад (професій), що працюють у підприємця.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Ми вважаємо, що Правила внутрішнього трудового розпорядку необхідні підприємцю. Звісно, у ФОПів, у яких два-три найманих працівники, така рекомендація викличе обурення. Та якщо у підприємця таких найманих біля двадцяти, то він і сам буде зацікавлений у наявності цього «цінного» кадрового документа.
Про ПВТР йдеться у ст. 142 КЗпП, і хоча лише щодо «підприємства, установи, організації», проте не зайвим буде створити цей документ і ФОПу.
Так, стаття 29 КЗпП говорить про те, що роботодавець має обов'язок ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Дія ПВТР поширюється на всіх працівників незалежно від статусу (основний, сумісник), строку трудового договору (на невизначений строк, строковий, тимчасовий, сезонний) та виду виконуваної роботи.
Правила повинні відповідати за змістом типовим ПВТР, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213. ПВТР можуть містити таку інформацію:
— порядок прийняття на роботу (строки випробування при прийнятті на роботу для різних категорій людей) та звільнення;
— робочий час (початок, закінчення та ін.);
— час відпочинку (початок і закінчення роботи);
— порядок надання відпусток;
— порядок переведення/переміщення працівників (у т. ч. у випадках зміни істотних умов праці, простою та ін.);
— порядок застосування до працівників заходів заохочення;
— відповідальність за порушення трудової дисципліни та порядок дисциплінарних стягнень;
— права та обов'язки працівників.
Таким чином, якщо працівник уважно ознайомиться та поставить свій підпис під ПВТР, він вже не скаже, що не знав, що на роботі має бути о восьмій, а не о десятій. I можливості впливу на працівника буде значно більше, ніж якщо він не ознайомиться з ПВТР чи коли їх взагалі не буде.
Табель обліку робочого часу
Табель ФОПу теж слід вести належним чином.
Підстава для нарахування заробітної плати працівників — це табель обліку робочого часу.
Табель має типову форму №п-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджену Наказом №489. Однак ФОП може користуватися будь-якою іншою зручною для нього формою.
Ця форма має рекомендаційний характер і містить мінімальну кількість показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати.
Проте такий документ обов'язково має складати кожен роботодавець незалежно від його організаційної форми.
Табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій: він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат тощо, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу. Тому він буде об'єктом уваги:
— податківців — у частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі, меншому від мінімального;
— інспекторів з праці — у частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.
Штрафних санкцій за неведення табеля обліку робочого часу в чинному законодавстві не передбачено.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
- Наказ №489 — Наказ Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
- Постанова №413 — Постанова КМУ від 17.06.2015 р. №413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».
Галина КАЗНАЧЕЙ, бухгалтер-експерт